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       产品简介

       数字档案平台就是将所有档案实行统一管理,实现资源共享,是通过计算机和网络技术手段整合信息资源,打破信息割据,最大化地进行开发利用,避免造成信息资源的浪费。
数字档案平台是综合性档案平台,涵盖了各种档案类型从收集、整理、分类、编目、数字化处理系统、保管、利用等各个环节,应用先进成熟的计算机和通信技术的一个高质量、高效率、智能化的档案管理系统,旨在为领导决策和机关办公提供信息服务,从而提高办公
效率,减轻工作人员工作负担,节约办公经费,改善传统的管理思路和模式。

       产品功能

       功能 1:档案采集
       将各家单位的单机版档案软件中的条目和电子文件(扫描件)进行整理,规范和格式转换,统一导入到系统中。系统提供开放的标准接口接收来自其他系统的文件。
       
功能 2:档案整理
       对文件进行系统的整理、编目、校对、打印报表等。对所著入的条目进行分类、分期限等操作,进行这些操作时,可以批量执行。分类后,所录入的文件自动在各类目下显示。如果是按卷整理,对已经输入的文件可以进行组卷。如果是已经形成的卷,系统具备类目设置、分类排序、数据校验等基本功能,提供自动和手动编目,对自动编目的档案,提供局部调整功能,能满足各种编目需求。对整理完毕的数据进行入库,记录入库人员和入库时间。
       
功能 3:档案数字化
       馆藏系统中有众多的扫描件,通过图片识别技术,可从图片中抽取有效的文字信息,可以进行索引,方便进行全文检索。
       
功能 4:档案利用
       用户登录档案系统,进入档案界面,系统提供两种查询模式:档案检索及组合查询。通过检索条件搜索符合条件的档案条目,用户选择想要借阅的档案,点击借阅,系统记录用户借阅的档案 ID,该借阅任务进入借阅审批流程,拥有审批权限的用户登录系统后将在待办事宜中收到审批提示。
       
功能 5:查询统计
       档案统计即对系统内的档案数据进行统计,采用 EXT 的统计功能, 为用户提供直观、简洁的统计数据,方便管理员了解系统档案整体情 况和变更情况,提供档案库存量的查询统计功能,包括档案总量的统 计、各类档案数量的查询统计等。
       
产品技术边界

       OCR 识别技术:馆藏系统中有众多的扫描件,采用的 tif 和 jpg 等图片文件格式,无法有效的进行检索和利用。可以通过 OCR 识别方式从图片中抽取文字进行,可以进行索引,方便进行全文检索双图层技术:将 tif、jpg、bmp、gif、png、图像 PDF 等纯图像类文件加工输出为双层(图层和文字层)PDF 文件。该双层 PDF 文件其图文位置上下一一相对应,既可以 100 保留原始版面效果,又可以通过下层的文字信息支持选择、复制、全文检索等功能。因此,双层PDF 同时兼顾视觉效果和检索方便性,极大地方便了电子文件的管理。
       
产品优势

       建设数字档案平台,可将各立档单位的文书档案、会计档案、科技档案、特种载体档案、消防档案等各种门类档案条目及扫描件挂接至新系统中; 数字档案平台中带有数字化加工系统(扫描),条目著录后,可以对纸质文件进行数字化加工; 建设网上档案查阅、借阅系统, 利用人员只要输入关键字即可迅速找到需要的档案;对查找到的档案进行借阅审批,系统自动生成档案利用登记簿;档案利用时以全宗为单位,查询非公开档案时,未进行授权数字档案室系统之间的数据不共享。
       
应用场景

       应用场景 1: 办公区办公场景
       解决各个档案软件数据格式不统一,难以综合利用的问题。此外多数档案员不会熟练使用档案软件,对现有档案查阅、借阅仍采用手工方式,工作效率低;档案软件种类繁多,统一培训难度很大。采用统一的档案管理平台可提高工作效率。
       
应用场景 2: 数字化办公
       加强立档单位对档案数据条目著录的数字化扫描,对文书档案进行数字化扫描,提高数字化效率和规范性。建立统一的档案查询利用管理平台,各立档单位之间的数据对接整合,公开信息充分共享。
       
应用行业

       政府及企业

       落地案例

       案例 1:杭州市政府标准化数字档案平台
       数字档案平台于 2017 年应用于杭州市政府,将全区各立档单位的文书档案、会计档案、科技档案、特种载体档案、消防档案等各种门类档案条目及扫描件挂接到档案平台中。实现了数字档案室的数据提交进馆和登记备份等业务的信息化。
       
案例 2:中国移动政企分公司档案管理系统
       该系统应用于 2018 年应用。支持“集团-分公司-服务中心”三级管理模式,其中分公司 30 多家,服务中心 700 余家,各分公司、服务中心都可以独立运行管理相关档案数据,系统须方便支持新分公司、新服务中心应用。集团级别权限可以查询集团、所有分公司、所有服务中心数据,分公司级别权限可以查询本分公司、下级服务中心数据,服务中心级别权限支持查询本服务中心数据。支持多种全宗分类,分类允许用户自己增减,集团、分公司、服务中心分别会采用不同的分类。提供完善对外接口,并提供接口文档,方便其他系统调用数据,系统扩展性好,便于二次定制开发。具有业务事务提醒和短信提醒功能,支持移动网关短信接口等。文档能实现直接在线浏览、转PDF 格式等类似百度文库的功能,能单独控制阅读、下载、保存、打印、版本控制等权限,达到文档保密的效果,并能保存文档被阅读的记录。档案借阅流程不固定,允许用户自主配置借阅流程,打印支持水印功能。

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