泛微文书定电子会计档案管理系统_数电票归档方案财务会计档案管理系统-云巴巴

泛微文书定电子会计档案管理系统

泛微文书定电子会计档案管理系统业务、档案一体化方案，实现“票”“单”“证”“账”“表”全量会计资料应归尽归。为不同形态的会计资料提供多维度处理原则为不同形态的会计资料提供多维度处理原则，完整规划元数据项捕获节点及捕获方式，四性检测结果反馈，检测报告对外提供等。

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客户痛点：现阶段传统档案管理模式面临诸多问题 icon

纸质+人工
会计资料散纸质打印后归档，浪费纸张，成本转嫁，耗材成本高。会计凭证归档时人工整理、匹配、排序、装订、上架工作量巨大。纸质档案查询、借阅、归还、统计完全依靠人工处理，档案利用效率低下。

管理粗放
电子会计资料与纸质会计资料归档管理无差异化，打印纸质件后存档。目前大多数企业的业务、财务信息化程度处于智能化及数字化时代，而会计档案管理却处于纸质手工作业时代， “业财”与“档案”管理水平的时代差距明显。

合规风险
纸质档案受环境因素、年代久远或保管不善影响，会导致不同程度的损坏或丢失，重要财务凭证丢失，造成不可挽回的损失将受到相应的处罚。“财会6号文”要求电子发票等电子类凭证必须归档和保存电子原文件，未按相关政策执行将面临巨大的合规性风险。

电子化趋势
随着“电子会计凭证电子化报销、入账、归档”方式及理念的深入推进，越来越多企业暴露出相关归档环节的软件基础设施配备缺失的窘境。纸质与电子混合阶段，电子会计档案与纸质会计档案“双套制”管理方式占用了企业大量资源。

客户痛点：会计档案面临不同应用对象的多样化诉求 icon

业务、档案一体化方案，实现“票”“单”“证”“账”“表”全量会计资料 icon

实践场景：“报销”场景业档一体化归档方案 icon

实践场景：“财务应付”（AP）”场景业档一体化归档方案 icon

实践场景：“财务应收”（AR）”业务场景业档一体化归档方案 icon

电子会计档案系统总体架构 icon

聚焦电子会计档案全生命周期管理 icon

梳理归档方式及路线——明确归档范围、内容、来源系统、数据类型 icon

确认归档范围

参照《会计档案管理办法》第六条中划定企业会计资料归档范围

制定归档内容

本单位还有其他具有保存价值的会计资料及会计资料归档组件方案等确认归档来源

确认各类会计资料的来源系统，圈定会计档案系统采集会计资料的来源

明确数据类型

将归档数据转化成符合《电子文件归档与电子档案管理规范》等法律法规要求的归档格式

确认归档方式

梳理归档内容是板式文件归档，还是板式文件+纸质归档，方便后续系统对接及档案归档

制定归档转化原则——为不同形态的会计资料提供多维度处理原则 icon

元数据管理——完整规划元数据项捕获节点及捕获方式 icon

元数据分为基础元数据和自定义元数据，系统预置了各类档案元数据的核心字段，管理员可根据档案类型自定义其他元数据字段。可以设定元数据的查看权限。系统后台可以控制元数据来源: API接口直接采集或人工著录等方式。

档案质量检测——四性检测结果反馈，检测报告对外提供 icon

真实性

电子档案电子签名(签章)的有效性；电子档案元数据的真实性；电子档案长期保存封装包的真实性；电子档案元数据与内容关联的真实性；

完整性

电子档案数据总量的完整性；电子档案元数据项著录的完整性；电子档案内容的完整性；电子档案长期保存封装包的完整性；

可用性

电子档案元数据、内容的可用性；电子档案的软硬件环境；备份数据的可恢复性安全性，全集团统一认证登录，登录密码加密；电子档案长期保存封装包的安全性；检查接收模块增加病毒检测引擎，保证文档无病毒；载体保管环境的安全性。

预归档库——前置化电子会计资料原文和元数据接收平台 icon

接收整理

前端系统按照业务原有数据形式直接推送数据到预归档库

规则设置

不同类型元数据支持关联范围、关联匹配规则自定义配置

关联匹配

通过执行关联匹配规则实现单据凭证自动关联匹配

组件著录

支持组件著录环节按照规则设置自动生成档案条目，进行档案著录

批量打印

支持对单据、凭证关联后的电子文件进行批量关联打印

智能关联，自动组件——系统内置“匹配引擎”实现匹配、组件自动化 icon

会计业务逻辑完整可追溯——“一键联查”还原真实业务全貌 icon

业务全貌“一页式”展示

实现以凭证为主体的联查:取得各类会计档案来源的关联关系，实现系统内自动匹配，深度追溯，提供以记账凭证到原始凭证的穿透展示及“一页式"调阅，完整还原真实业务原貌。会计账簿、财务报告：以符合国家要求的板式文件形式进行可视化展示，方便查阅。

一键联查，层层穿透

一键联查凭证所有相关档案，如凭证、业务单据、发票、附件、银行回单、手工附件等与凭证相关档案。

档案鉴定机制——鉴定提醒、审批流管控、操作处置、自动写入清册 icon

选择鉴定数据
“开放鉴定”、“价值鉴定”数据由系统根据规则自动筛选、推送；统可以按照预设处理规则，针对需要鉴定的档案进行自动提醒。

鉴定审批流程
系统自动触发鉴定审批流程；鉴定审批单可针对每个档案条目，预设鉴定处理操作；鉴定审批流程实现自定义配置。

鉴定处置
开放鉴定后，实现档案状态的“开放”或“控制”处置；价值鉴定后，实现档案状态的“销毁” 或“续存”处置。

写入开放/销毁清册
“开放”数据写入“开放清册”，记录开放鉴定流程信息、明细信息； “销毁”数据写入“销毁清册”，完整记录销毁人、销毁时间及条目信息。

库房管理——电子档案与纸质档案同步管理，兼容单双套 icon

电子库房
库房维护：支持“库房-区域-密级架-档案盒”多维库房结构维护；档案盒报表：支持档案盒条码、档案盒封面、备考表、盒脊背报表样式自定义配置生成及打印。

运用条码技术，以码定位
条码生成：支持密集架、格位、档案盒条码的批量生成及打印；扫码上架：通过扫码枪及手机端“扫码”装盒、上架，记录纸质档案物理存址

完整的线上电子化档案
电子套完整：线上拥有最完整的一套电子化会计档案，用于档案的利用及配合外部审计、稽查等；少量纸质备查：线下仅保存少量具备永久保存价值的纸质原件或电子打印件，仅用作诉讼、审计等备查。

智能档案检索引擎——实现海量档案数据秒级检索 icon

全文检索

检索引擎：检索引擎中输入关键词，系统会对其进行跨全宗、门类、字段、电子原文的检索；二次筛选：检索结果支持通过档案全宗、分类、档案层级进行二次筛选过滤；OCR图片检索：支持对图片中包含的文字进行 OCR识别提取，生成检索索引。

条件检索

精准逐层检索：通过左侧档案目录对档案全宗、分类、卷内文件和电子原文进行逐层展开检索；元数据检索：筛选不同数据类型（如，记账凭证或发票等），并按照该数据类型的“元数据字段”进行条件检索。

档案借阅服务——申请、审批、赋权/出库、收权全流程管控 icon

电子档案借阅

在线发起借阅，审批完成在线按需查看、下载、打印并配置动态水印。到期自动收回权限。授权到期后线上直接发起续借申请。

纸质档案借阅

在线发起借阅，审批后在线获知该档案存储位置，对档案进行出库登记。临期系统发出催还提醒，归还后，档案管理员通过系统操作入库上架。

电子档案借阅

在线发起借阅，审批完成在线按需查看、下载、打印并配置动态水印。到期自动收回权限。授权到期后线上直接发起续借申请。

纸质档案借阅

在线发起借阅，审批后在线获知该档案存储位置，对档案进行出库登记。临期系统发出催还提醒，归还后，档案管理员通过系统操作入库上架。

档案数据驾驶舱——智能动态数据看板、数据报表，展示档案管理全貌 icon

数据看板：支持柱状图、折线图、饼图、面积图等多种图表类型。数据报表：“接收库”“管理库”“库房管理”条目数据、上架数据及档案借阅情况及利用人次进行统计，且支持报表自定义在线设计、导出及打印。

电子辅助审计——提高审计工作效率 icon

功能权限与数据权限双管控
预置账号：按照职能划分，可在档案系统中为审计人员开通预置账号。权限双保险：对每个账号设置权限隔离，满足开放的数据权限、查询范围及借阅功能权限双保险，不用担心敏感资料泄漏。便捷借阅：对于无权限档案线上批量借阅。

满足审计在线抽凭场景需求
便捷审计抽凭：满足企业审计抽凭场景时快速检索、查询及完整证据链提供的需求。业务逻辑完整：提供审计的银行回单、业务单据、发票、记账凭证等资料完整且具有业务逻辑关系，减轻审计多系统穿行获取文件的难度，节省了查找时间和人力。

规避审计安全风险
规避风险：线上电子辅助审计，规避了很多线下反复协调沟通的时机，也减少了因部分企业员工保密意识不强，造成的敏感信息泄露的风险。档案防篡改：电子会计档案系统的加密、防篡改特性，防止人为干预。

移动端应用——突破空间限制、时间束缚，档案管理随时随地 icon

档案管理门户——根据不同角色岗位，提供个性化岗位工作门户 icon

数电票开票、交付情况 icon

数电票全生命周期业务流 icon

数电票开票、归档一体化方案 icon

数电票收票、归档一体化方案 icon

多维度、精细化的权限控制，构建集团多级组织的管理体系 icon

集成能力—业务系统集成，财档更融合 icon

不管是对接组织的办公管理，还是组织内的从销售、采购、合同等各类业务应用等，都可以方便被集成和集成，业务数据与档案数据实现互联互通，让业财更融合，让费控更合规。

平台优势—可扩展性

业务扩展

满足会计档案的业务同时可扩展至全门类、全业务场景管理。

应用扩展

后端引擎中心的核心特点就是通过7大引擎，实现配置化应用的扩展，无须编写复杂代码，即可满足业务个性化需求、以及应用的调整与对接。

完善的运维体系，保障系统稳定 icon

高可靠性并具备紧急情况自动处理，保持系统稳定的运维平台，系统年可用率99.99%，实现系统体检、维护、性能监控、备份、日志为一体的运维体系。

信创生态：完全覆盖生态链伙伴 icon

金光集团管理痛点

数据分散，收集困难
随着金光纸业财务信息化建设不断深入，产生了大量的会计资料的电子文件和数据，分散在各个系统中，比如 OA、SAP，工单系统等，收集困难。

业务过程数据丢失
在现有的管理模式下会计凭证仅是作为备查才归档的，在业务管理过程中的一些申请单、业务单据等都没有有效保存，无法实现全业务过程追踪

档案不便保存
目前会计档案全部都是线下纸质保存，导致占用的库房成本高。同时纸质档案的保存对于环境依赖程度高，容易造成霉变、潮湿、损毁。

打印耗材成本高
目前所有的会计凭证都需要纸质打印，存在人工管理成本和耗材打印成本。

档案调阅困难
１、数据分散在多套业务系统中，查询流程繁琐，需多业务系统切换。２、财务数据分散在各分支机构，存在快递寄送、时间漫长、过程不可控等问题。

本期项目核心需求

档案全生命周期管理
实现系统数据资源的在线收集、管理、归档、保存与利用电子档案全生命周期管理

纸电并行
在满足电子化归档的同时，满足纸电关联，实现线上线下一体化联动

多系统集成
电子档案通过与OA、 SAP、SNOW、IAP系统集成，实现会计档案的集成精准管理，业务与档案可以关联

监督管理
实现会计电子档案的动态分析与有效监督与指导多角色、多岗位权限隔离

独立运行
电子档案管理系统可以独立运行，不依赖于某个系统，拥有独立运行集成的能力

目前业务系统情况梳理 icon

会计档案核心为前端业务梳理、业务系统改造及各系统协同机制。集成梳理：根据调研表梳理所有的实施范围（全宗数）、凭证类型，根据现有情况进行实施路径规划；集成内容：SAP、OA、工单系统、影像系统的集成。集成工作：同时在集成中的难点为梳理业务关系以及系统分工定责,由客户方IT、泛微、财务共享中心供应商共同协作。

确认本次凭证实施范围 icon

本次主要实现会计凭证：选择了3类主要的凭证类型进行同步归档，其他类型的数据，数据量大，但是日常使用率不高，暂不规划。除会计凭证外还包含：银行对账资料类、评估报告类、财务会计报告类、专项审计报告类、鉴证报告类、会计账簿类、纳税申报表类、盘点报告类、其他会计资料类、客户对账与函证类。

各系统之间关系梳理

在SAP中存储的序号与凭证类型是一一对应的，在业务系统关系梳理时，关键字就是凭证号（年度&公司唯一），下表中参照字段即为与OA的关系，FAC即为与SNOW系统的关联，URN为IAP系统的关联，将这些关系梳理清楚后就可以进行后续的数据同步归档规划。

金光纸业电子会计档案实现路径 icon

说明首先SAP主数据同步到档案系统，包含URN号和参照（按天同步）。在同一天内，IAP和SNOW将各自系统的编号对应凭证编号关系及附件访问 URL同步到档案系统。定时将IAP和SNOW中手动上传的附件下载到档案系统。（低频）OA系统直接通过主要实现数据跳转，实现跳转。银企直连，主要是实现回单关联推送。

成果展示——凭证接收 icon

1、档案管理库按照全宗、门类、分类、年度和月份来展示。

2、设定计划任务，将从外部系统同步过来的会计凭证，按照组卷规则每个月自动组3卷（凭证类型为01、02、04开头的各组一卷），如果有新同步的凭证，根据凭证类型自动将新增的凭证文件加入对应的案卷。