文件夹目录按文件类型或部门创建。目录支持无限制层级文件夹结构。目录下可指派专门的管理员，只有被赋予权限的用户才可以对文件夹下的文件进行创建、编辑、预览、下载和删除等操作。

系统支持多种方式进行文档上传、创建，便于文件的集中存储。 系统支持导入文件模板，对模版进行统一管理。无需创建直接选择模板，

网页上传：支持多选拖放上传，使用便捷，授权范围内可上传文件夹； 桌面助手上传：适合大批量文件上传，支持断点续传；文件传入：给无账户人员提供传入链接，无需账户即可收集文件、资料。 查重提示：上传时文件名重复、文件内容重复系统弹出提示。

系统支持文档在线拟写内容、对已发布的文档进行修订变更。满足内部或供应商产品更新换代后的对相关文件及时修订的要求。修订通过后，相关人员预览的文件变更为最新版本。

系统提供灵活的渠道，供相关人员提出文档修改意见，便于编辑人收集文档信息与修改建议。 收集意见时对相关人员授权对文档进行操作，流程执行中等待意见反馈，流程结束后被授予的文档权限自动收回。

系统支持在线阅读Word、Excel、PPT、音视频、图片等类型文档；其中PDF文件，可以切换PDF查看器或者原生PDF查看器预览。提供目录查阅、水印预览、文档内搜索、阅读书签等功能方便阅读；也可对文件进行放大缩小、全屏显示，上下页切换、打印、评注等操作。

系统支持文档自动编号/手工取号功能。 自动编号规则：设置好的编号前缀、当前编号、编号后缀后上传生成编号；例如编号E001F-0001-A0B0。 手工取号：可设置是否审批取号，取号可按企业内部需求设置编号规则。

系统支持不同版本间的对比查看，也可回滚还原历史版本；对于合同类文档，可快速 找出增删差异变化。文档更新可根据版本号区分最新定版版本、历史定版版本、临时版本。

系统支持设置文档定时提醒，到达设定的时间系统自动发送系统消息、邮件进行提醒。 繁忙时提醒管理员文件到期需回顾废止或者审批修改文档。

对系统内部人员进行分享时一键发起，快速授权，立即发送分享文档； 支持通过二维码，永久链接，邮件进行文档分享。

系统支持自定义审批流程，文件审核后状态改为发布或存档，并自动通知相关人员； 支持审批中临时授权查看、编辑、打回、审批后历史审批回填、盖章等附加审批动作； 支持设置审批步骤的审批时限；审批时可设置输入密码验证当前用户，确保流程的安全性。

需要对发布的体系文件变更版本时，本地文件创建分支版本到待审区，对分支版本进行版本审批，流程通过后分支版本自动合并为主版本，完成版本更新。 系统文件通过选择分支更新版本，如果选择文件为已存档的文件，则直接合并版本；如果是未审批文件，同样需要通过审批流程合并成主版本。

在系统分发审批流程中选择要分发的电子文档、接收人，审批完成自动分发给相关人员。 流程驱动电子文档分发相关人员，分发的文档都是最新版本，避免使用错误版本。

系统支持文件分发审批后自动分发给系统无账户的人员，并跟进分发签收的进度，查看已签收、拒签、未签收人员。 可设置打开链接、查看文件、下载时通知跟进人；下载与查看文档支持次数限制。

系统支持文件邮件外发工厂或供应商后，反馈签收信息给管理员，跟进签收进度，催办文件签收；对文件的相关建议也可通过评注反馈，管理员第一时间接收并处理相关信息。

系统支持对文档发起回顾，鉴别文档是否还有使用价值，判定是延长文档使用时间或是变更版本、无价值的文档则发起废止流程，停止使用该文档。

系统支持对无价值文档发起废止流程，审批通过后相关人员通过系统、邮件收到文档废止信息，文档废止打上相关状态进入废止区不再使用，防止人相关人员使用错误版本。

系统支持普通用户发起文档借阅流程，可借阅电子文档、实体文档、还可根据情况延长借阅时间，多种借阅方式活满足用户不同的借阅需求。

系统支持审批通过自动发起培训流程。 管理员根据实际计划培训时间，并通知相关的培训人员，系统支持线上二维码扫码签到，记录人员培训到座率。 培训前后产品培训文档区，可下载查阅产品操作手册、培训文件等，推动企业培训活动施展。

系统受控文件夹用于文档未发布时，为避免文档过多产生混乱用于管理正式文件的安全区域：未发布或存档的文件，拥有查看权限的普通用户无法进行查看。

系统支持文件审核签章，用户可选择普通印章或集成具备法律效应的电子签章，管理员也可使用印章功能给文件加盖受控章，实现文档安全与电子化。

每个人还原自己的删除文件； 文件夹管理员，可查询操作历史，还原他人的删除文件

审计其他用户的操作是否符合规定，提高工作效率的同时对用户的操作进行管控。 操作审计：独立的站点审计人角色，记录用户的操作行为，提供多维度操作日志分析 授权审计：系统支持站点审计人批量查看文件授权情况，批量转交离职转岗人员权限，批量调整文件夹管理人权限。

系统支持每日自动增量备份、每周归档备份的形式对文档进行备份。 支持手动备份和30天内的系统恢复，保证数据的安全。

可根据位置、网络IP地址、权限、人员，灵活设置各种安全策略 可设置为：如果公司外访问，除领导之外，禁止下载、删除文档

系统支持文件在预览、打印、下载等等操作时均可设置水印； 动态水印自动生成，含姓名、时间、登录ip等动态信息，可增加自定义信息； 静态水印可灵活定义，如“绝密文件禁止外传”等字样。

系统满足文档贡献、文件夹内容、新增文件、日志等统计类型需求，也支持客户需求自定义报表类型。

系统支持图形化展示统计数据，用表格辅助说明文档数据情况，同时支持数据导出用于制作报告。

提供全新应用，或皮肤、规则、查看方式空间栏目等插件 提供快速开发平台，开发定制应用

提供通讯录同步、消息推送、单点登录等基础功能 内置多种微应用，部署到微信菜单，或钉钉应用 站点微应用，提供站点常用功能，包括搜索、通知、工作台、栏目导航、文档查看分享等。

提供多种规则，包括编号规则、容量控制规则、去除上传权限规则、定时提醒等每个规则可分配到站点指定位置，可设置特有的规则属性可定制开发新规则，满足个性化的文档管理需求。

系统支持中（简繁）、英、日，可以在登录窗口中直接切换，也可以登录系统后再切换，另外可通过定制语言安装包的形式扩展语种。