保融电子档案管理系统_档案全生命周期管理系统_电子档案归档系统-云巴巴 -云巴巴

保融电子档案管理系统

保融电子档案管理系统，通过接口采集、人工采集、扫描采集、OCR采集获得相关结构数据及附件信息，通过四性检测，以形成完整的电子档案。建立全线上的电子档案的匹配，建立纸质档案和电子档案的匹配，通过二维码标签粘贴到对应实物凭证的面单上。实现电子档案和纸质档案的穿透检索。

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制造业实施案例（业务档案&财务档案） icon

费控业务主流程

对外销售业务主流程

对外采购业务主流程

制造业实施案例（业务档案&财务档案） icon

降本增效-制造业案例 icon

XX电子档案系统建设，共实现31类业务、财务档案资料电子化归档，其中21类档案资料（占比70%）为全电子归档，无需打印任何纸质；10类档案资料(占比30%)为纸电混合形式，部分含纸质仅需打印封面。通过实现档案的电子化归档，每年可减少168万份纸质资料的产生，从而降低纸质资料的打印、保管、人力、邮寄等成本，整体节约281万元/年。

功能设计

电子档案采集
通过接口采集、人工采集、扫描采集、OCR采集获得相关结构数据及附件信息，通过四性检测，以形成完整的电子档案。

电子档案对应匹配
建立全线上的电子档案的匹配，建立纸质档案和电子档案的匹配，通过二维码标签粘贴到对应实物凭证的面单上。实现电子档案和纸质档案的穿透检索。

档案整理
实现了实物按册管理。通过【档案整理】，点击按钮【组卷】进入实物凭证分册组卷页面，然后通过扫码枪滴入编码，对实物附件的清单核对。

档案入库
建立虚拟库房，对档案进行进行实体库房的上架、入库等操作。也实现纸质档案的线上化管理，实现电子档案和纸质档案的穿透检索。

档案利用、检索
实现档案的系统借阅和系统间利用，可讲档案开发到前端系统使用。通过建立大数据的检索工具ES，实现大数据的文件检索。

档案配置

最全档案配置中心

对接系统可配置

档案门类可配置

对接字段可配置

1、已实现和档案系统对接，增加新档案门类0开发；

2、未实现和档案系统对接，档案系统0开发；

最简单的档案配置

系统已全部内置各种档案门类的配置，用户新增档案门类时：

1、系统会带出内置的20-30种字段，用户可根据业务系统进行调整即可用；

2、系统会内置档案处理流程，包括：电子档案流程和纸质档案等；

内部集成优势

保融自研电子会计档案系统，通过内部接口和保融资金系统集成（含保融RPA机器人），按照最新会计档案管理办法，实现会计档案的快速、自动归档，并实现档案间的自动匹配。实现档案全周期管理，会计档案智慧归档，实现降本增效。

档案采集

支持多种档案采集方式

支持接口自动采集

支持手工录入采集

支持批量导入采集

支持OCR识别采集

采用成熟的XML文件接口，满足全部档案对接的要求

最全的档案匹配

档案系统在档案采集，可通过关联设置可实现档案自动关联匹配： 1、除电子回单和无系统来源的档案外，所有的档案都可以关联设置，自动档案匹配；2、系统会内置辅助的回单匹配流程，通过资金系统可实现：电子回单->银行明细->银行流水->业务单据->明细凭证->总账凭证；3、无系统来源的档案，可手工关联；

档案整理

纸质档案和电子档案同步管理

内置纸质档案管理流程

可支持按业务单据整理（不用顺号）

内置档案整理角色（档案整理、档案装订等）

采用纸质档案和电子档案的线上和线下同步管理。

档案保管

纸质档案和电子档案同步管理

系统内置电子档案管理流程，100%系统自动处理（如：电子凭证）；

系统实现电子档案和纸质档案同步管理，实现了线上和线下关联；

虚拟库房管理

采用纸质档案和电子档案的线上和线下同步管理。

档案保管

纸质档案和电子档案同步管理

系统内置电子档案管理流程，100%系统自动处理

（如：电子凭证）；

系统实现电子档案和纸质档案同步管理，实现了线上和线下关联；

虚拟库房管理

采用纸质档案和电子档案的线上和线下同步管理。

完善的档案移交、鉴定、销毁流程

实现档案管理过程中管理动作跟踪记录，保障档案数据可追溯，防范管理风险；

实现档案管理过程中产生的移交清册、保管清册、鉴定意见书、销毁清册自动归档

档案借阅-全流程线上管理 icon

借阅流程在线申请、审批、出库、入库、查阅、催还，实现全流程跟踪管理，可以与OA系统集成审批流。

档案利用

全面的档案利用服务

内、外部审计的档案利用流程管理（可利用档案管理审批流程，也可和OA集成）；

企业内外部人员的档案利用流程管理；

向系统可对相关业务系统开放接口，实现电子档案的利用的最大化系统提供档案查询利用以及完整的档案借阅流程，通过系统快速，可控的技术手段监控并统计借阅利用的情况

档案利用

档案检索

档案检索

全档案门类的穿透检索

全门类、全档案、全字段的全方位检索

检索出来的数据，可以关联查看，报销单->附件影像->记账凭证->电子回单

采用ES技术，对全档案进行穿透检索，可实现亿级秒级返回。

档案分析

档案分析

四性检测

系统支持数据从【接收】、【归档】、【保存】全过程“四性检测”保证，即档案真实性、完整性、安全性和可用性

档案分析

档案预警

接口层预警，针对档案的真实、可用、完整、安全进行预警提醒；定时扫描档案文件，针对已保存的档案的真实、可用、完整、安全进行预警给出检测报告；

系统管理

详细操作日志管理

最小维度记录档案全生命周期管理节点；

提供满足管理办法审计要求审计日志；

详细接口日志管理

系统支持记录实时对接的接口日志；

系统支持记录定时调用的接口日志；

数字签名

项目实施阶段（集团企业供参考） icon

技术架构-最新架构

数据存储方案

档案存储方式

NAS共享网络存储 OSS、S3对象存储

共享磁盘存储

档案备份方式

同一局域网档案存储同步节点写入备份

两地异地跨局域网同步备份

全档检索-大数据检索 icon

ElasticSearch 作为新的组件添加到现有系统中对原系统架构没有嵌入式的改造；

实现方式采用消息中间件ActiveMQ/Kafka对数据进行异步生产、消费，数据时时写入elasticsearch；

采用微服务架构支撑历史数据写入、查询，通过ElasticSearch来实现快速查询功能；

部署方式均为集群模式部署，各组件节点由Zookeeper统一管理，确保系统高可用性。

项目管理规范体系

培训服务

参与项目
需求分析

方案评审

UAT

上线演练 …

全面全程培训
方案、教材、考核

业务、技术、运维

内外部讲师资源

文档资料交付
项目过程文档

用户手册、运营手册

售后服务资料

知识渐进式转移方案

案例：财政部电子凭证试点案例 icon

中信电子会计档案系统集成 icon

凭证类档案包含记账凭证和原始凭证，将来源不同系统的凭证结构化数据及版式化文件通过文件接口的方式对接实现实时归档。

财政部推广电子凭证试点 icon

财政部于2022-02月联合有关部门开展电子凭证会计数据标准制定试点推广工作，旨在通过统一技术规范、统一结构化数据标准（XML、OFD、PDF）引导推动电子凭证开具、接收、入账全程数字化、无纸化，实现各类电子凭证全覆盖和企事业单位全覆盖，系统性解决企事业单位处理各种电子凭证时普遍存在的接收难和入账难问题