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胜意科技企业差旅费控报销系统

胜意科技企业差旅费控报销系统,专注费控报销管理与企业预算管理。提供差旅申请、报销审批及预算管控全流程服务,集成智能发票识别、费用分摊及合规校验功能,支持多维度费用数据分析与可视化报表。助力企业降本增效,是费控报销管理优选软件。
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差旅费用管理一直是企业管理“洼地”,在走访众多头部企业后,我们发现企业各岗位在应对复杂差旅场景管理时都存在各自的痛点与困惑。

 

 

 

icon各岗位面临的差旅管理痛点和困惑,实质上源自企业未被满足的需求icon

 

01 未建立企业自有差旅管理平台
与差旅服务商直接对接,无缓冲屏障,存在运行不畅,甚至拖垮内部系统
服务商不固定,换一家就得对接一次,对接成本高且存在信息残留等隐患
服务商逐利与企业降本天然冲突,无法按照企业需求进行个性化精细管控
无法固化差旅业务SOP,不利于流程优化与提效
02 未整合所有的差旅出行产品
多个平台跳转预订差旅产品,出行体验差,且发票种类繁多在合规性风险。
员工垫付,或通过借支预订的差旅产品,数据没有集中管理财务只能以员工提供的纸质发票作为费用发生依据,企业不能有效进行差旅成本管控
出现紧急情况时,无法通过有效协调以确保员工人身安全。
03 未建立一品多供同屏比价机制
自行线下采购,无法落地多方比价
由于缺乏资源整合能力,也无法获得比价渠道,很难采购到性价比高的产品
部分企业由供应商引入多方资源,供企业采购,但因所有的资源方并不能直达企业,而是供应商统一输出,并不能从底层形成真正一品多供的比价模式。
04 未建立多服务商服务竞争机制
单一服务商可能无法有效覆盖企业内部差旅服务需求,例如有的服务商只提供机票与酒店而没有火车票与签证服务等,有的只有国内没有国际
服务质量好坏全凭主观印象,一个合作期限内无法有效改善服务水平
紧急情况下,没有替代方案,易被服务商卡脖子,影响员工出行。
05 未实现集团统一差旅管控
管理水平参差不齐:集团整体管控的各分子公司、机构,差旅管理政策难以统一落地执行,带来各分子公司、机构的差旅管理执行标准不一,管理水平参差不齐
无法统一集中采购:分散采购没有议价权,无法对企业差旅成本有效节省。
06 未建立企业自有差旅数据库
各项差旅数据分布于不同的服务商,机票在机票供应商,酒店在酒店供应商,业无法建立完整的企业差旅数据库,包括出差项目、联系方式、职级岗位等等商业机密及私人信息的安全无法得到保障。如果更换供应商后导致数据缺失,无法对历年数据展开分析,难以支撑差旅决策和评估服务商服务效益。

 

icon费用预算icon

支持预算组织自定义,预算编制、调整、下发灵活操作,数据可留痕。

 

预算编制
支持自定义预算组织,支持按指定规则,如按部门类型、利润中心自动生成预算组织,并与财务核算维度映射
支持第三方同步预算数据
支持线上编制或EXCEL导入,预算编制留痕
支持从上到下,即集团或公司下属单位或核算主体下发预算,也可以支持从下到上的预算编制,即各下属单位及核算主体编制申请预算,走审批流程
支持按不同币种/非自然年度编制预算
预算调整
支持三种调整方式:追加、调拨、转移
追加:支持按金额追加、按折扣追加、按比例追加
调整:支持预算在线调整,可以是部门内部不同预算科目之间
的调整,可以是部门内部相同预算科目不同期间的调整,也可
以是不同部门不同预算科目不同期间的调整

 

 

icon费用预算:预算精细化管控场景示例icon

 

 

按申请单额度管控预算
按申请单总额,只要总消费不超过申请单总额度,即可通过
按申请单费用类别控制,按申请单上交通费、住宿费、餐饮
费等费用分别做额度管控
按申请单产品额度管控,按申请单上机票、招待、酒店产品
分别做额度管控算
对公业务预提/摊销自动占用/冲抵预算
财务对自动生成的费用计提及费用冲销进行确认,确认无误
后系统自动占用/冲抵预算,并生成预制凭证
预算外超预算管控
对于不在当期业务计划中的费用支出,在对私报销或对公付款单页面勾选“是预算外支出”,所产生的费用不会占用当期预算,单据也可根据此属性匹配审批流程

 

 

icon费用申请:出差申请单icon

支持预算组织自定义,预算编制、调整、下发灵活操作,数据可留痕。

 

 
支持日常出差、项目出差、会议出差、探亲出差等8种细分场景
不同出差类型匹配元素自定义(见右表,右图为正常市场拓展出差和会议出差对比)
支持添加行程计划,并根据行程自动引用差标计算费用预算金额
支持出差行程打卡,申请单、打卡轨迹、实际报销行程三者闭环
支持出差申请单与考勤同步整

 

 

 

icon费用申请:事前申请管控icon

 

精细申请管控
对申请业务提供多项精细的填写与校验管控
出差日期管控
支自定义日期重叠规则
重复日期填写校验
申请占预算
支持预算占用与释放
智能预算预估
申请单关闭
申请单报销提醒
申请单关闭功能
报销超申请管控
自定义管控强度
自定义管控颗粒

 

 

icon费用申请icon

申请单一键借支或关联申请单生成借款单,合并审批流,无需二次审批。

 

借款业务
不同经济业务产生的借款或预付业务,相关的借款制度不同,无
发票先付款的业务,即对公预付业务,收款对象为供应商或客户
借款管控
前款不清,后款不借,一次只允许一笔借款,不论在途或待还
借款金额管控
静态/动态分配员工不同的借款实时额度
实时提醒员工是否可借款/可借余额
支持审批/审核人实时查看借款人借款统计
还款管控
还款期限:支持自定义还款期限公式
还款方式:现金还款、银行转账还款、额度还款、核销还款
对象管控:报销业务与借款业务可分类进行是否核销的管控
异币种核销:支持异币种核销,满足外企客户需求
专项核销:报销业务与借款业务同一经济事项方可核销的管控
强制核销:核销还款自动过滤,显示可核销借款,不核销还款
不允许报销的管控在
 

 

 

 

icon费用审批icon

流程设计器简洁直观,规则配置易懂易会,灵活支持业务和组织变更

 

 

 

icon费用管控icon

精细化费用标准,并与预算、申请、审批、消费和报销审核联动管控。

 

 

 

icon比价采购icon

比价预订,灵活支付,拼房入住,节约可归己。

通过多供应商聚合比价竞争,企业消费成本从源头上可实现5%-12%的显著节省

 

 

icon机票预订:一舱多供应商,空铁比价icon

 

 

 

icon酒店预订:多供应商比价,拼房管控,混合支付icon

 

 

 

icon火车预订:火车票可与12306直连,支持24小时订票及退改签服务icon

 

 

 

 

icon用车预订:用车场景多样,支持“一键三单”icon

 

 

 

 

icon费用支出:私车公用里程自动计算,自驾补贴精准核算,行程轨迹可追溯icon
入口:我的行程
APP首页:我的行程+行程打卡
出差打卡
开始行程,定位+拍实景图
行驶轨迹记录
 途径地定位+拍照,
确认结束行程
目的地结束行程绑定申请单+导航打卡轨迹
关联申请单或解绑
关联申请单或者解绑

 

icon对账结算:系统后台自动每天流水对账,每月自动开账,与消费商结算icon

 

 

icon电子化报销icon

 

 

 

icon费用票据:发票多通道快速归集,电子票夹便捷理票icon

电子票夹,快速归集:

拍照识别代替手工录入,省时省力
即拍即存即报销,流程更简单,操作更便捷
采集更详细的发票信息,匹配更丰富的报销管控方案
提升员工报销体验,有利于企业管理

 

高精准
平均准确度高达90%,图像质量要求更宽容
高效率
支持批量化扫描识别校验发票
速度快
单张发票全流程平均消耗时间在1s左右
识别多
增值税发票、行程单、火车票、定额发票、出租车票、船票等16种常见票据,纸质、数电票、海外形式发票等各种格式,且范围仍再不断扩充0

 

icon费用票据:OCR识别,自动完成发票校验icon

 

 

 

icon对私报销:差旅费用报销icon

 

多种灵活报销方式
支持关联出差申请单报销
支持多单一报,一单一报,一单多报
支持关联线上差旅订单报销
支持无申请单报销
支持多同行人出差申请所有人一起报销,每个人分开报销,指定人员报销
支持秘书代领导报销
支持申请单报销完成后漏报费用补报
支持申请单超期未报销系统自动生成报销单并触发自动提交
补助账单免报查
场景融合亮点体现:报销发起前置管控
支持校验出差申请单行程是否结束;订单行程是否结束
支持校验出差申请单关联线上订单状态校验
支持校验订单是否已使用
支持校验订单是否存在退改未完成
支持校验申请单是否逾期未报销,需限制报销

 

 

 

icon对私报销:超期报销--未报销提醒,限制报销,自动报销icon

 

 

超期未报销限制与提醒
超出限制后阻止报销,需申请授权后才可报销
支持按不同结束时间段控制
申请单超期未报销限制报销
按出差结束日期
按发票开票日期
按日期扣减比例,扣到多少为止
按每笔费用关联发票开票日期扣减
超期未报销自动创建报销单,超期未提交自动提交
出差申请行程结束超期未报销,系统自动创建报销单
报销单创建后超期未提交,系统自动提交送审
支持超时限未报销,不能月结支付

 

 

 

icon对私报销:因私退改/因私超标可报销金额控制icon

基于线上预订消费过程中超标/退改类型,自动确认可报销金额。

 

超标机票预订领导已线下批复
超标部分个人自付,自付部分不报销
改变行程,出差地与申请不一致
因私改签
因私退票

 

 

icon对私报销:出差打卡,实际行程与消费订单行程做二次匹配,规避“空差”icon

 

 

 

icon对私报销:差旅补助精细化核算,支持各类复杂场景icon

 

 

icon信用报销icon

员工进行正常的报销流程活动时,会对员工的报销过程做信用管理,若员工报销诚实守信,没有虚报、漏报及作假等行为时,在一定的范围内进行信用结算,可以增加员工的信用积分额度(最高分为100分),达到一定的信用时可以走免审流程,自动审批,快速报销并打款,若报销过程出现不良行为,则信用额度会相应减少,超过一定额度,员工不能走免审流程,通过信用管理来约束员工的报销行为。

 

信用规则灵活配置
初始分值自定义
信用分上下限范围自定义
信用等级自定义
信用管理规则自定义
分配公司自定义
信用实时更新
信用事件即时生效
信用变更实时计算
信用值应用广泛
员工信用管理
报销审批流程应用
报销信用付款
报销自动审核

 

 

icon费用审核:审单机器人自动触发,财务审单前置,减少内耗icon

智能审单机器人:员工提单自动校验完成性、合理性、合规性、拦截有问题单据。
费用会计审单前机器人自动预审,爆灯显示审核结果,根据业务类型设置的校验规则应审尽审,不漏审核项,减少人为差错。

 

 
多费用场景适用
对私报销单、对公报销单、还款单
灵活的审核规则配置
针对不同费用、业务、单据、公司、集团灵活配置审核规则
人机协同、效率提升
1秒完成100+合规性审查,审核效率提升80%,人机协同开启智能审核新时代,节省企业人力成本

 

icon费用审核icon

签收机器人自动比对,快速签收票据,保障线下票据和线上影像一致性。

 

 

 

icon费用审核icon

爆灯异常,财务快速审核异常费用

 

 

 

icon费用审核:支持财务在审核环节手动修改单据相关信息icon

修改单据抬头信息:成本中心、费用事由
修改单据费用行信息:费用类型、分摊成本中心、金额等

 

 

 

 

icon费用付款:付款机器人,预置单据流程触发点,财务复核后AI自动付款icon

各业务线审核通过的单据,提交银企付款,所有单据集中统一管理
单据驱动银企,付款和经办复核权限独立,经复核再提交银行支付
提交银行支付后,查询支付结果,更新银企付款状态
银行回单自动调取,OCR识别回单校验

 

规则配置
指定单据,指定时间,指定账户,指定时机生成自动付款规则。
自动匹配
适配单据调用银企通道,自动复核自动付款,触发节点为复核时,则自动提交付款。
自动付款
根据设定节点,触发匹配自动付款规则,适配成功,自动支付,未适配转手工支付。
结果展示
银企通道支付结果获取展示,展示信息包括适配规则,付款时间,付款账户及金额等。

 

 

icon费用入账icon

凭证自动化,从报销到入账,无需财务介入,凭证机器人自动生成会计分录

 

 

 

icon电子档案icon

多环节四性检测,符合国家法定电子档案建设需求

 

icon费用分析icon

手机端随时掌握费用情况

 

 

 

 

icon费用分析icon

BI费用大屏,多维度、可视化、动态展示

 

 

icon专项费用:营销人员业绩评价与折扣报销icon

员工走包干制,但报销额与业绩挂钩,在员工发起报销时,根据实时业绩体现,对出差行为作出评价,并关联报销比例。确保员工费用支出与业绩产出是正向关联。

 

 

 
icon智能助手:全能型AI小助手小意,专属于你的费用帮手icon

小意还能查询天气预报、待报销申请单、自动创建报销单,还支持查询差旅标准、部门预算信息、查询待办信息、进行审批或驳回、催办等。

 

 

 

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