最佳实践 | 金万维节约费用数十万：高效的数字化费用管理是可以精细到每个细节做改变、做升级

2010年，金万维通过"云连接"平台被推荐参展上海世博会，云连接让金万维聚集了数千家的管理软件商伙伴。随着国内企服行业高速发展，金万维顺势发力，随后开启了智能客服普及化运动，成立“帮我吧、云平台、选软件网”三大事业部，联合优势迸发，快速占领市场。

 

北京金万维科技有限公司（以下简称金万维）成立于2004年，是国内知名的企业信息化互联网平台，合作了近1000家各行业领先的软件开发商（ISV）及5000多家软件经销商，通过“售前”、“售中”、“售后”互联网平台为500万企业提供信息化产品及服务。

 

业务的高速发展，让本就是赋能数字化服务的金万维加速建设自身企业数字化，金万维认为企业数字化首要解决的是效率问题。在布局了销售管理、供应商管理、合同管理等数字化建设后，金万维发现眼下企业人员出差越发高频，产品经理每到全国各服务机构调研一次，就要出差1-2个月的时间，大量的差旅发票报销需求让金万维看到了传统报销模式管理效率低下的问题。

 

2020年，金万维开始了解行业内的解决方案，在第一次接触分贝通后，便从整合模式中看到了其能够极大的提升费用管理各方面的效率，因此正式签约分贝通，直到现在。

 

 

 

出差审批提交一次

从头到尾不再操心这件事

 

 

财务系统是企业管理的神经中枢，自研财务系统确实最“趁手”，但金万维发现在高速业务发展的阶段，自研的财务系统还是用传统报销方式管理，仅员工出差这件事就要提交两遍申请，每遍审批2-3个审批节点，感觉每天都要搞审批这件事，分贝通的管理流程就很好的帮助金万维解决了这一问题。

 

分贝通不是传统的事前申请和事后报销分开提交的审批方式，而是事前、事后合并提交一遍审批，在提交审批时就能够同步筛选当天出行的航班/高铁车次，以及出差期间需要预订的酒店和打车的次数等等，领导审批时不仅可以知道是谁在什么时间、因为什么事情需要出差，而且全部行程安排和花费一目了然，一个领导审批即可，其他相关管理者同步抄送告知。“这个改变非常明显，给员工和领导节省了不少时间，大家的感受都很好，”金万维财务经理讲述到。

 

 

不再周周深陷报销重复工作

忙到无法自拔

 

 

金万维的发票报销由总部集中管理，财务每周要收到全国各机构寄来的数千张发票，金万维财务经理讲到：“其实两个财务同学每月的压力很大，不光是处理的票据量大，由于员工来回邮寄经常丢票，还要仔细核对，而且对于财务合规管理来讲也有风险存在，在这一点上，分贝通用“无报销”的管理方式从根源直接杜绝了这种问题的出现。”

 

分贝通是用企业直接支付代替员工垫资后报销的方式，按月给金万维开具大发票，不仅将票据按照入账需要进行整理核算，票据合规，同时还能按月度、季度提供数据分析，把财务报销遇到的各类重复、低效的工作全部用系统解决，报表数据直接导入金万维的财务系统，让财务管理一目了然，十分高效便捷。

 

 

 

这3个创新功能

我们赞不绝口

 

 

（1）再也不用担心火车票寄丢了怎么办。

 

“火车票代打服务这件事我们的员工、财务反复好评”。金万维今天80%的员工都在分贝通上进行企业各类因公消费，由于全国开有25家服务机构，除产品经理需要打飞的全国跑外，大部分业务人员都是当地及周边频繁出差。

 

金万维财务经理表示：“火车是我们最长乘坐的出差工具，过去大家一个月要攒上一打的火车票寄到总部进行报销，经常寄丢，分贝通有火车票存根代打的服务，在员工执行行程后，火车票直接由分贝通提供，财务和员工彼此都很轻松，这些地方为公司节约了很多成本。”

 

（2） 对公付款一个短信验证码就搞定。

“拿着u盾才能付款，没带u盾就付不了钱”，这是金万维财务在对公付款时最头疼的事情，如果大额支付遇到了周末，就只能等周一上班才能付款。

除票据服务外，金万维财务经理还分享道：“验证码这个创意太惊喜了。分贝通的对公付款方式是在平台选定要支付的账户，不需要U盾，付款时发送一个短信验证码就可以完成支付，就算遇到周末也可以及时付款，对于财务来讲这些细节点的改变，让我们的日常工作效率得到了很大的提升”。

 

（3）告别买服务器把生活费垫没的日子。

 

作为软件服务企业，每月购买服务器是件很常见的事情，但每次都要员工自行垫付，频繁垫资对员工来讲是件有压力的事情。

 

金万维财务经理指出：“垫资这件事在遇到大额的时候其实我们财务压力也很大，一但报销晚些下发就难免有员工埋怨，分贝通的“无报销”模式让员工选购后直接提交审批即可，企业来支付，员工不需要再月月用生活费垫付，我们认为这个点对于解决这个矛盾上非常值得推广”。  

 

两年时间，分贝通帮助金万维从预算到审批、消费、支付、核销、报表分析，一整个流程全部放在一个平台内进行管理，通过一个平台调动起了费用管理全环节的人员参与，并从每个细节不断提升管理效率和使用体验。

 

金万维财务经理评论分贝通说：“我们经常把分贝通这个软件叫做一条龙服务，它将企业费用管理从信息化到数字化的演进过程变得很流畅，让企业落地方案时更加容易，而且全部数据沉淀在系统内，让企业对费用管理有了更多数据抓手，清晰的看到每一次的改变，及时进行优化调整。

 

截止目前，金万维通过分贝通的数字化费用管理方案，已为企业节约费用数十万，平均员工一个月节省1个人天，一个财务一个月至少节省1-2个人天，让整个费用的管理效率提升了近30%。