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开灵科技电子会计档案管理系统

开灵科技电子会计档案管理系统,搭载私有化部署 OCR-AI 识别平台,从源头保障内部数据安全不外泄。可自动采集纸质发票、各类单据、银行回单 PDF 文件,智能提取结构化业务数据,完成电子凭证标准化归档。覆盖档案采集、查验、存储、借阅、销毁全流程管控,适配企业财务合规归档需求,简化人工录入工作,实现会计档案线上一体化管理,满足财税监管与内部审计查阅要求。
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icon自研发的OCR-AI识别平台,支持企业自定义训练模型icon

利用人工智能技术, 基于OCR能力, 结合Key-Value提取、语义理解等深度学习算法

通过文件影像, 高效识别文件信息,来提高不同场景下的数据信息流转能力,创造更大的产业价值,推动信息化发展。

通用文档OCR识别平台,私有化部署可自己训练AI识别模型

整体识别
全文识别、表格识别、一维码二维码识别、人脸识别。
文档类别筛选
比如身份证上有人脸,可以通过这个特征定义身份证;有些文档含有条码,可以按照是否有条码来判断此类文档类型
按照标签提取信息
固定位置提取、表格单元格提取、正则表格式逻辑提取。
结构化输出
不同部门之间的纸质文档重新结构化,实现信息交换,技术语言JSON输出等。

 

icon档案核心功能说明 - 档案系统的OCR-AI识别平台icon

 

 

icon档案核心功能说明 - 档案系统的OCR - AI识别平台icon
 
文书内容标签提取
· 对于特定文档的模板,系统支持自定义标签。
· 系统支持3中定义标签的方案:框选提取、表格中单元格提取、正则表格式提取。
· 对于下面的传票,我们可以采用正则表达式的方式提取,也可以采用单元格提取。

 

icon星链图-数据多层穿透能力,过程链接能力全格式类型的预览、调阅能力icon

 

icon星链图 - 实现跨凭证的业务,穿透式查询icon

案例:
一张100万的采购合同,分5次付款,分别是:
20年1月付第一笔;
21年1月付第二笔;
22年1月付第三笔;
23年1月付第四笔;
24年1月付第五笔;

在这个案例里:
站在财务的视角,对应的凭证分属在不同年度的账簿内;

站在业务的视角,这又是同一张合同,如果没有星链图的能力,查阅起来会非常不便。

在类似的业务场景下,就可以通过星链图,以“点”链“面”,消灭年、月等日期维度所造成的信息隔离,实现跨期凭证浏览,极大提高档案使用效率。

 

三大优势:
1、多维度中心化聚焦
2、动态网状关系呈现 (多对一关联、跨期凭证追踪、异常凭证追踪)
3、实时风险洞察增强

在财务会计凭证领域,星链图不是简单的视图替换,而是实现了:
从「静态追溯」到「动态攻防」-- 主动发现凭证网络中的异常模式
从「单线程审计」到「全景式监察」-- 同时监控财务、税务、内控多维度关联
尤其适合上市公司合规审计等复杂场景,将人工核查效率提升5倍以上。

 

 

icon支持预览及选定某一类凭证icon

任意数据组 完成对应组装,即可通过星链图查阅。
适用于一笔单据被多次引用快速关联查看场景。

 

 

icon支持覆盖全球的所有格式预览icon

 

 

icon具备与税务局系统链接能力,不限公司主体实现自动获取发票源文件及申报表的采集能力icon

 

icon自研发 - 数电发票的采集及归档能力icon

自动获取发票源文件能力,及申报表PDF的采购能力,可保障档案归档的完整性,标准功能可降低项目成本。

 

 

icon自研发 - 纳税申报结果PDF的采集及归档能力icon

自动获取纳税申报PDF源文件能力,可保障档案归档的完整性,标准功能可降低项目成本。

 

 

icon自研发 VS 外采其他icon

 

icon自定义的归档目录、内容、API、版式文件,灵活可配适配多类型单据的归档icon

 

icon按照实际业务,可配置多维度的凭证类型icon

 

 

icon自定义归档内容的表单能力icon

当归档内容新增表单的时候,可以自定义表单,无需额外的开发成本,降低项目整体投入。

自定义工具

 

 

icon自定义数据API接口,极大的降低开发适配成本icon

档案采集 - 自定义获取归档数据接口
主要按照预定义的凭证归档范围,定义接口文档,方便与外部系统集成数据。

 

 

icon系统间交互模式:主动调用/被动接收icon

 

 

icon支持多协议信息交互,满足不同场景的对接需求icon

开灵电子会计档案系统提供多协议支持,确保与各类企业信息系统的无缝集成。

企业级集成能力:系统支持混合使用多种集成方式,可根据企业I架构特点灵活配置数据路由策略,实现跨系统数据流转的自动化与智能化。

数据库中间表
通过共享数据库中间表实现数据交换,支持Oracle、SQL Server、MySQL等主流数据库。
HTTP (JSON)
RESTful风格的API接口,采用JSON数据格式,轻量高效。
数据视图
提供标准化的数据视图接口,外部系统可通过SQL查询获取所需数据
 
消息队列
支持RabbitMQ、Kafka等消息中间件,实现异步解耦的数据传输
FTP/SFTP服务
支持通过FTP/SFTP协议进行文件传输,适用于批量数据处理场景。
WebService (XML)
基于SOAP协议的WebService接口,支持复杂数据结构传输。

 

icon如果外系统不提供版式文件,档案系统自动生成icon

极大的降低交付项目交付成本。

 

 

icon归档凭证完整性规则自定义,防止归档内容缺失icon

比如:转账凭证的原始单据必选要有:付款单、银行回单,提前定义,四性检测的完整性检测,可以关联该逻辑。

凭证归档范围自定义
如有图所示:支持对归档的凭证附件范围进行“自定义”,防止归档内容减少。

 

 

icon保密等级的颗粒度可精确到原始凭证,可单独设置审计包icon

 

icon保密等级的颗粒度可精确到原始凭证icon

应用场景:1张记账凭证有10张原始凭证,可针对于10原始凭证的敏感度,单独设置保密等级,单独设置审计包,供审计人员查看。

 

 

icon源代码知识转移,节省项目拓展的二开成本icon

源代码交付

二期功能拓展可行性
模块化架构设计
系统采用模块化设计,各功能独立封装,支持即插即用式扩展。
可扩展数据库架构
采用灵活数据库设计,支持数据结构平滑升级,满足未来业务增长。
标准化接口预留
预留完善API接口,支持与财务系统、ERP等第三方平台无缝对接。
配置化功能扩展
通过配置中心实现功能扩展,无需修改核心代码降低二次开发风险。
 
核心模块:发票采集、OCR识别、真伪查验
二期扩展方向:税务风险分析、智能抵扣优化、多账簿管理
未来扩展接口:ERP系统对接、银企直连、税务申报
源代码交付内容

全量系统源代码 - 前端、后端、数据库脚本完整交付
第三方组件授权 - 包含所有使用组件的合法授权文件
持续集成配置 - Jenkins/GitLab CI完整配置及脚本
自动化测试套件 - 单元测试、集成测试完整用例集
部署架构图 - 生产环境部署拓扑及配置说明
依赖库清单 - 完整第三方依赖清单及版本说明

 

icon提供不只是软件产品,更有项目全链路的咨询服务icon

实施团队的咨询强很重要,可确保项目无风险落地

电子会计档案项目绝非简单的软件安装,它是一项融合了财务管理、信息技术、法律法规和业务流程重组 (BPR) 的复杂系统工程,实施团队是否具备强大的
业务咨询能力,是项目能否“顺利无风险落地”的核心关键。

战略与合规咨询能力
政策法规解读与差距分析
电子档案法律效力保障咨询
"四性"要求落地咨询(真实性、完整性、可用性、安全性)
司法举证能力设计
行业特定规范应用能力。
业务流程重构咨询能力
业财票税一体化流程设计
端到端流程优化
智能采集与验真查重方案设计
无纸化报销推广策略
归档模式设计(双套制/单套制决策)
归档范围与期限鉴定
归档触发机制设计。
系统与技术架构咨询能力
现有IT环境评估与集成方案设计
系统接口蓝图设计
性能与扩展性评估
技术选型与标准制定咨询
存储架构咨询 (分级存储方案)
长期保存格式推荐与迁移策略
灾备与安全方案设计。

 

icon电子会计档案项目 - 功能流程方案icon

TLS电子会计档案系统的整体功能架构图

 

 

icon第1步 - 智能采集、高效便捷icon

 

 

icon第2步 - 线索关联、档案完整icon

构建统一的资料类型和资料信息,便于管理和自动化关联匹配。

 

 

icon第3步 - 档案成册与归档icon
 

 

 

icon第4步 - 四性检测、自动成册icon

文件收入系统后,会自动完成四性检测动作,未通过的可查看其异常原因,四性检测报告可以与财务稽核审核流程打通。

 

 

icon第5步 - 纸质装柜、电子入库icon
 
 
电子档案
按照月度/季度/年度维度自动立卷归档,方便之后的检索与调阅。
 
 
 
 
 
纸质档案
纸质档案记录上架的库房/区/柜盒信息方便内审外审快速查找调阅实体档案。

 

icon第6步 - 档案借阅与利用icon
 
02
经过测试,十亿级别的数据中,筛选特定数据内容,同时一般不超过1000ms
 
 
 
 
 
 
 
01
应用全文检索技术,无需知道检索关键字所在的字段,便可进行查询;
通过权限控制,确保文档借阅的安全性,快速提供审计所需信息。

 

icon归档数量及内容完整性方案icon

为什么要保证归档数据及内容的完整性?

1、法律法规的规定:根据《会计档案管理办法》、《电子签名法》等法规,电子会计档案的法律效力前提是“来源可靠、程序规范、要素合规”。其中“来源可靠”的核心,就是归档内容的完整、准确、不可篡改。一个不完整的档案,在法律上等同于一份无效的、甚至是有过失的证据风险。
2、审计漏洞:面对审计人员的质询,你如何证明“我给你的,就是全部”?数量缺失直接导致审计范围受限,意见保留。
3、证据链断裂:一张没有原始发票依托的记账凭证,在税务稽查面前毫无辩驳能力,导致补税与罚款。
4、管理失控:档案缺失如同财务管理的“重大失误”,平时不痛不痒,一旦缺失,再反正纸质档案,则电子档案毫无意义。
5、效率陷阱:为弥补个别档案缺失,需要投入大量人力在浩如烟海的纸质文件中翻找,成本极高。

 

 

icon数量完整性保障方案icon

在传统模式下,“应归档多少”是一个模糊概念,依赖于人工统计或记忆,与“实际归档多少”无法进行自动化、可信的比对。
这为档案遗漏留下了灰色地带。

 

icon数据完整性保障方案 - 实现效累icon

业务场景举例:财务总监王总在月底结账后,需要确认所有凭证都已正确归档到电子档案系统。他担心有些凭证可能因为网络问题或系统故障而遗漏。

我们的解决方案:
在数据抽取前,系统会先读取财务系统中指定期间内的凭证总数

抽取完成后,系统会自动比对实际抽取数量与应抽取数量

如果发现数量不一致,系统会立即告警并提供差异明细
管理员可以一键重新同步缺失的凭证数据。

 

 

icon内容完整性保障方案icon

凭证与原始凭证的关联,长期依赖经办人员的经验和责任心,标准不统一,检查成本高,是档案质量最大的风险点。
内容缺失的档案,在法律上是不完整的证据。

 

 

icon内容完整性保障方案 - 实现效果icon

 

iconQ5 - 线下纸质资料如何完成归档?icon

收付款业务,光板凭证。

第1步:将凭证结构化数据获取到档案系统中;
第2步:在档案系统中选择附件挂接按钮,可以通过PC上传,或者手机拍照的模式将纸质附件拍上去,挂接好。

 

 

icon事后数据监控保障方案icon

档案管理是持续过程,问题不会一次性全部暴露。管理层缺乏一个能实时感知档案“健康脉搏”的工具,只能在问题爆发后被动响应。

 

 

 

icon归档数量的完整性报告icon

本月应归档总数
在次月进行数据归档之前,档案系统需要与外部系统进行交互,获取到对接各系统需要归档的具体文件数量并记录
本月实际归档总数
所有归档数据归集完毕后,将归集完成的所有数据进行数据汇总并记录
本月应归档总数 实际归档总数 异常归档数
最终会如右图所示有个直观的展示表格来展示。

 

 

icon归档内容的缺失项报告icon

缺失项定义:
业务定义:根据凭证或业务类型预先设定的必须关联的原始凭证类型;
系统定义:当某凭证或业务类型未关联指定类型的原始凭证时,系统标记的必补项。

缺失项作用:
完整性管控:确保每类业务凭证都有完整的原始单据支撑;

审计合规:满足内外部审计对凭证链完整性的要求。

系统实现功能:
1、预设规则配置
支持按批类型+单据类型配置必须关联的原始凭证类型。
示例:批类型IB+单据类型4R一必须关联销项发票和销售合同。
2、智能检测机制
系统自动比对过账报告与关联的原始凭证,实时标识缺失的原始凭证类型
3、缺失项报告功能

支持按条件筛选导出缺失项报告。

 

 

 

icon公司背景及规模介绍icon
专业、高效、靠谱的企业财税数字化解决方案服务商
开灵科技团队骨干成员于2014年开始从事财税领域相关工作,为响应国家金税四期工程(另外品牌名称:北京数影互联科技有限公司,在运营主要承担金税三期纸票业务相关解决方案),于2022年注册开灵科技品牌专注于基于金税四期下的财税数字化相关业务,公司资金规模数千万元。
公司的人员规模110人左右。
其中,产品研发、实施交付、运维部门人数70人+,遍布全国西北、东北、华北、华东、华南、西南、北京总部7个大区。
 
开灵科技团队拥有深耕财税领域行业内的资深人才,核心团队成员来自全球知名咨询公司及本地化特色的财务及税务信息化知名企业,深刻理解企业财税运营管理现状及未来趋势,利用行业经验为客户提供适合的系统管理方案和信息技术服务,包括:业务合同自动化管理流程(销售/采购)的咨询与实施、税务发票管理(进项收票、销项开票)的咨询与实施、财务内容电子化管理(电子影像系统、电子会计档案系统)、财务流程自动化(AR、AP自动化对账)等服务,可根据企业实际业务需求给予专业、优质的解决方案。

 

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