天锐绿盾云文档安全管理系统_电子文档安全管理系统

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天锐绿盾云文档安全管理系统

天锐绿盘云文档安全管理系统，专注于为客户打造一个文档集中管理和灵活高效的文档分享、协作办公平台，通过云文档管理系统可以对企业内部文档的统一集中存储、安全共享、权限管控、日志审计、移动办公等进行一站式管理，解决企业的文档管理难题。

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引言

随着 Internet 越来越遍及人们日常生活的各个角落，越来越多的文件（包括商业策划书、客户档案、设计图纸等）以电子文档的形式存储和传输。这些电子化的资料成为了企业赖以生存和发展的宝贵财富，其安全性至关重要。云计算作为一种新的模式给企业信息化发展带来了巨大的变革。其中，私有云存储是目前能得到较快接受的企业云应用，因为在私有云存储中，所有云服务所带来的风险都会降低很多。

天锐绿盘云文档安全管理系统可实现文档管理和私有云的对接。将文档管理系统自身功能，嫁接到云技术之上。让云存储作为系统存储服务器，这样不仅可以省去自身购置服务器的费用，还可增加企业自身相关数据的安全性，将文件保存在更加稳妥的地方。企业在搭建了自己的私有云存储平台后，文档存储与管理就进入全新的模式，能够有效实现企业文档资源的管理和利用，满足业务部门的需求，降低企业的 IT 成本，提高业务效率。并且，云存储的构架，也让企业在使用的时候更加方便。不论走到哪里，只需连网，登陆一下系统，就可以随时查看企业的所有文件，工作更加便捷。

系统简介

天锐绿盘云文档安全管理系统（简称“云文档管理系统”）专注于为客户打造一个文档集中管理和灵活高效的文档分享、协作办公平台，通过云文档管理系统可以对企业内部文档的统一集中存储、安全共享、权限管控、日志审计、移动办公等进行一站式管理，解决企业的文档管理难题。云文档管理系统在人机交互方面，采用了 C/S 与 B/S 混合设计，并支持移动终端访问方式。用户无需安装任何软件，可直接使用浏览器访问进行文档操作，快捷方便，特别对于 Linux、ios 操作系统同样适用；同时也提供了 Windows 客户端安装版本，方便用户的不同操作需求。

系统功能—文档集中管理 icon

将分散存储在各部门、各分公司用户计算机上的重要数据集中存储到天锐绿盘云存储平台上，实现知识的积累和传承。

集中存储：集中（分区）存储是建立文档的集中式管理，对文档进行有效的分类管理。通过提供个人文档区、公司文档区和网络共享区，分区进行文档分类管理；也可以为业务相对独立的各个事业部设置相对独立的工作区，保证业务的独立性。同时为文档共享、检索、安全管理等奠定了基础。

重复判断：用户文件上传时，系统可智能识别出重复内容的文件，以提高存储空间的利用率

空间配额：管理员可对每个终端用户设置文档上传的空间限制，当超出空间配额时，不允许上传文件。

版本管理：对文档的每次修改保存后，系统会自动生成一个新的版本，一个文档可以保存多个版本，并且保证用户每次打开的为最新版本。同时支持历史版本的查看与回退，从而保证流通中文档版本的一致性。

海量扩容：为了实现海量数据的集中存储，系统采用分布式存储服务，以便企业未来可按需进行存储性能扩展。

系统功能—文档安全管理 icon

严格的权限管理

任何一份文档都会有一定的使用范围和不同用户的使用权限。对此，云文档管理系统采用角色管理+用户角色分配+文件夹权限设定配合的方式进行权限控制。根据用户的不同等级、所属部门进行严格的权限划分，分别控制用户的文件查看、下载、上传、修改、复制、移动、删除等权限，从而保证文档在使用过程中的安全。

回收站方式的安全删除

不小心的错误操作，可能导致数据致命的丢失。云文档管理系统支持回收站功能，可实现对文档的安全删除，也可恢复删除的数据。回收站实际上是文件系统的一个文件夹，所有文件删除后，转移在这里。

安全容灾

在文档存储方面，系统设计了独立文档仓库机制，在服务器出现故障时，可轻松实现存储文档的转移、备份等，有效保障海量数据的集中安全存储，避免数据存储无序，难以管理，数据丢失，无从恢复的窘境。

私有云存储架构

云文档管理系统基于私有云存储架构，它是基于企业自己的硬件环境建立起来的数据云存储空间，建立在企业防火墙内部，所以不会受到外界网络不稳定因素的影响，确保企业数据安全掌控在自己手中。

系统功能—文档高效协作 icon

安全共享

为了实现高效的协作办公，企业内部员工之间可以通过文件共享方式进行协作办公，区别于普通的windows共享，用户可灵活控制共享文件的协作对象和操作权限。同时，系统提供共享消息智能提醒功能，对方可第一时间收到共享消息提醒，当对方查阅共享消息后，用户可接收到共享回执记录，从而明确共享消息已发送且对方已收到。

分享外链

用户可将需共享文档生成分享外链发送给外部人员，外部人员访问分享外链即可获取文档。系统支持公开分享和私密分享方式（私密分享即指将链接及密码发给分享对象，只有你分享的对象可以看得到，其他人无法查看）。

跨部门协作

基于项目需求，可自由创建群组，成员根据不同权限在群组内分享资料，轻松实现跨部门协作。

在线交流协作

员工之间还可以通过在线编辑、文档评论等功能进行实时的在线讨论和交流意见。

文档锁定保护

文档作者和管理权限用户可将文档锁定，确保文档不被随意修改或者多人同时参与而导致的内容冲突和覆盖。当文档需要修改或删除时，可以解锁，保证文档的正常操作。

文档编辑状态提醒

当文件被别人锁定或编辑时，会在属性一栏显示编辑锁定人，防止他人急需使用文档时，由于文档被锁定而耽搁时间。

系统功能—文档快速检索 icon

随着文档数量的与日俱增，用户在检索所需文档时就会遇到困难，通过计算机自带的搜索犹如大海捞针，不仅浪费了大量时间而且无法及时准确的搜索到自己所需的文档。云文档管理系统提供全文检索、高级检索、扩展属性搜索等多种高效毫秒级检索方式。能够有效帮助用户精确的从海量文档中快速定位所需文档。

全文检索：按照文件名/文件夹名/文件内容/关键词等进行模糊匹配式搜索。高级检索：可根据内容、文件名、关键字、用户、时间、文档区域等条件进行高级检索。扩展属性搜索：可根据文档扩展属性进行搜索。分类搜索：可通过添加分类方式进行搜索。

系统功能—文档灵活应用 icon

面对数量庞大的文档资料，云文档管理系统提供了文档在线预览/编辑、文档版本管理、文档属性管理、文档收藏、文档评论等功能，帮助用户更方便、高效的使用文档资源。

在线预览/编辑：支持一般文本格式、视频在线预览或编辑，管理员还可设置终端用户双击文件时的状态，如：双击打开预览或双击进行编辑。

批量上传/下载：支持文件批量上传下载，上传下载过程提供相应的进度信息。

文档属性：文档属性是一些描述性的信息，可帮助用户查找和整理文件。

文档收藏：用户可将常用的文档进行收藏，方便下次查找时快速定位。

文档打印：支持文档在线打印。

默认根目录：将常用文档设定为默认根目录，下次登录系统可直接进入常用的工作目录，避免重复的目录切换。

信息面板：可查看个人用户相关的一些文档信息（如：最近上传、修改过的文档等），以及公共文档相关的一些文档信息（如：最近上传、修改过的文档、被查看次数最多的文档等），点击相应文档，即可跳转到对应路径下。

系统功能—跨平台支持 icon

随着移动时代的到来，越来越多的人倾向于便捷的移动办公方式，它不仅使得办公变得随心、轻松，而且借助手机通信的便利性，使得使用者无论身处何种紧急情况下，都能高效迅捷地开展工作，对于突发性事件的处理、应急性事件的部署有极为重要的意义。

移动端（支持IOS和Android）文件实时同步，用户经身份认证后，能够随时随地通过移动终端访问天锐绿盾文档管理平台上最新的文档资料。用户无需安装任何软件，只要在有网络的地方，便可随时随地使用浏览器进行访问，文档操作快捷方便。移动端能够实现客户端所有高频功能，包括文件管理、在线预览、文件共享、分享外链、协作办公、文件检索等。

系统功能—详细日志审计 icon

企业工作离不开文档，内部那么多员工每时每刻都在对文档进行操作，如果没有对每个员工的文档操作进行记录，就容易造成工作失误后，责任相互推诿的现象。核心文档不慎泄密，也无法追根究底。所以，云文档管理系统对所有用户的文件操作记录和管理日志都会详细记录，从而为事后提供详细审计依据。

文件操作日志

针对某一个节点可以直接查看该节点的操作日志，便于用户查看该节点的详细操作记录；文件夹节点的动作包括：新增、下载、移动、复制、删除，重命名，收藏、下载等；文件节点的动作包括：上传、下载、更新、移动、复制、删除，重命名、锁定、收藏，下载恢复历史版本等。

查询方式

管理员可选择查询条件方式来查阅系统内所有用户的使用相关日志，查询条件包括：按时间查询、按登录名查询、按文件查询以及按执行动作查询。

丰富执行动作查询

包括用户登陆/退出/注销系统、授予/撤销用户权限、文件检入/检出、新建/删除/锁定/解锁/移动/重命名文件或文件夹、设置文件属性、策略管理员策略配置相关动作等等。

系统功能—系统安全口令 icon

口令长度、复杂度

口令长度至少为8位，复杂度至少为字母数字组合，当用户密码忘记时，支持密码找回功能。

账号锁定

系统管理员可配置终端用户登录失败次数限制，当登陆失败时提示口令错误以及剩余登录尝试次数。当用户登录尝试次数到达所限次数时，用户账户被锁定，需要管理员解锁或者等待系统一定时间后自动解锁。

定期修改口令

系统管理员可配置用户口令过期期限，超过期限的用户在登录时会弹出修改口令框。

登录过期

用户帐号登陆后，如果用户长期没有对系统进行访问，系统将自动退出登陆状态，跳转到系统登陆界面。再次进行操作时，需要进行再次身份鉴别。防止终端用户离开电脑的情况下，重要文档被随意查看。

系统功能—安全容灾机制 icon

服务器灾备：系统可将文件服务器的文件定期备份到相应的存储服务器，保障服务器文档的安全，避免服务器宕机或故障导致的文档丢失风险。回收站管理：所有删除的文件和版本都可以在回收站内找回，有效防止误删除和恶意删除等带来的数据丢失风险。

系统功能—系统组织结构管理 icon

部门管理

根据企业组织架构管理用户，管理员可以创建、修改、删除部门，同时支持批量导入部门。实现与企业内部的组织架构同步。

用户管理

管理员可以新增、移动、删除和查找终端操作员，并为每个操作员分配不同的操作权限，做到细粒化权限管理。管理员还可查看当前所有的在线用户，字段包括用户名、登录 IP、登录时间、最近操作时间、登录方式。支持对当前在线的用户执行“强制退出”的操作。

域结合管理

系统支持域结合管理，可以只结合部分域账号（如：选择域组织架构中的部分分组，以限定范围）。本系统不管理密码，账号密码的验证提交给域服务器进行验证。

权限管理

文件权限管理：对文件的权限进行管理，可设置授权用户、角色或部门及对应的权限类型。权限复制：可将权限从用户的角度进行归类管理，按用户查询出该用户所有权限信息，又可以将该用户的权限复制给他人，快速完成权限交接之类的设置。文件权限管理员：可设置某管理员可授权文件夹范围和可授权用户范围。支持多管理员、目录设定管理员，减轻顶级超级管理员压力，以适应中大企业管理。

管理员权限管理

系统支持建立不同角色、不同权限的系统管理员、安全保密管理员、安全审计管理员。"三员" 相互独立、相互制约，配合制度建设，可以有效的加强系统保密管理，减少泄密风险。系统管理员：主要负责系统日常的运行维护工作。安全保密管理员：主要负责用户账号管理以及系统日志和安全审计员日志的审查分析。安全审计员：主要负责对系统管理员、安全保密管理员的操作行为进行审计。

产品特点

系统提供网页版、客户端的文件访问方式，并支持移动端访问方式，让用户可以随时随地的享受文档访问服务。按组织架构分级建立共享文库，使文档结构清晰明了，规范企业文档管理。灵活配置用户的操作权限，让文档管理分工更加细化，满足通用文档管理要求。文件增、删、改、查、分享、外链、备注一站搞定。

用户可配置共享文档的使用权限和使用对象，同时为共享对象提供智能提醒功能。保留文档历史版本记录并支持还原，完善文档编辑工作。实现企业用户对常用文档或文档库的收藏管理，方便查找文档。企业用户可依据业务需要扩展文档属性，丰富文档性质，解决文档属性固定问题。实现文档审计日志多条件检索，可导出日志文件，便于查找及审计日志。提供传输进程保护，客户端进程存在情况下，不能被关闭。

案例—江苏中天科技股份有限公司8000用户 icon

客户介绍

中天科技起步于 1992 年，以光纤通信起家，现在，中天科技已经形成信息通信、智能电网、新能源、海洋系统、精工装备、新材料等多元产业格局。中天科技依靠精细制造、智能制造，产品技术水平部分与国际“并行”甚至“领跑”，创造了 26 个“中国第一” 。作为我国光电线缆领域的龙头企业之一，中天科技 1995 年起承担国家火炬项目，1997 年被国家科技部和中国科学院评为国家重点高新技术企业，现已跻身中国电子信息百强、中国通信业综合实力 50 强、中国企业 500 强 [2] 、中国光通信最具综合竞争力 10 强和中国光纤光缆金牌企业之列；产品荣膺中国名牌，拥有近 50 项国家专利；商标被认定为中国驰名商标；此外，先后被授予金牌上市公司、国家创新型试点企业。

需求背景

随着企业信息化建设的不断发展，各种应用系统和电子文件在江苏中天科技股份有限公司日常的工作中发挥着重要的作用，同时，随着对信息技术的依赖程度越来越高，其安全的相关问题也日益突显出来。在江苏中天科技股份有限公司目前对内部数据还未通过专业的系统化工具进行保护，数据缺少全面的保护机制，存在信息泄漏的风险，为进一步加强数据安全管理，建设电子文档加密系统项目。该项目包括电子文档加密系统和智能备份系统。电子文档加密系统项目旨在提高江苏中天科技股份有限公司数据的保密性、完整性、可用性；智能备份系统提供全方位的文档管理权限，终端数据实时备份管理，用户可根据需要保护的数据的安全需求自定义地选择安全策略对数据进行保护。

解决方案

1)在不改变江苏中天科技股份有限公司员工原有工作习惯、不改变任何硬件环境和网络环境、不降低办公效率，实现文件创建时，自动配置预定加密策略； 2)江苏中天科技股份有限公司员工未经授权，不管通过 QQ、mail、U 盘等各种方式，将行内内部重要文件发送出去，数据均是加密； 3)存储着江苏中天科技股份有限公司重要数据存储介质不慎丢失后，没有在单位的环境下打开均是加密； 4)江苏中天科技股份有限公司员工出差办公不慎笔记本丢失，无单位授予的合法口令，无法阅读笔记本内任何数据；

5)外发给客户的重要文档，可以根据江苏中天科技股份有限公司的要求任意设定该文档给谁看，什么地方看、可以看几次、是否可以打印、截屏等权限控制，彻底杜绝文件在外二次扩散； 6)江苏中天科技股份有限公司内部，实现管理员分级分权管理，每级管理员只能管理本级组织或者群组；下级组织管理员不能管理上级组织部门； 7)应用系统化的日志报表，全程监督、跟踪、记录所有员工的全部操作，实时回溯泄密全过程。 8)支持 ios、android 移动终端设备，实现在线阅读服务器上的加密文件。

9)安全、海量、私有的云平台：建立企业海量文档、数字资产的私有云集中存储平台，统一管理企业内部的所有文档信。 10)文档自动备份与恢复：终端文档可实时、自动备份到服务器，当文件删除、硬盘损毁等意外发生时，能够快速一键恢复。 11)高效的文件共享方式：任何人都可以根据项目需要，共享给公司中其他人员，且对共享权限进行有效控制。 12)安全容灾机制：服务器数据库将会定期备份，从而保障服务器数据库的安全，避免服务器宕机或故障导致数据库丢失的风险。