云盒子医院文档云管理方案_在线文档协同_内外网文件交换

云盒子医院文档云管理方案

文档云集成云存储、安全沙箱技术，将碎片化分散在电脑、手机、U盘、邮件、微信，OA等业务系统中的文档集中存储，实现安全备份，统一管控分发。文档云构建全新医院非结构化数据中心，匹配医院信息资源深度管理和共享，打破各业务系统的信息孤岛，实现跨业务系统的非结构化数据中台。

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医院6大文档管理难题 icon

跨网数据传输难
内外网隔离，使用U盘、光盘等交换困难，且交换过程缺乏安全审计。

材料收集费时费力
通过邮箱+微信进行材料传送，再由专人收集整理，收集过程费时费力。

无私人存储空间
护士站、收费门诊等一台电脑由轮班人员共同使用，无法将个人资料安全存储。

传染病数据上报难
通过U盘复制内网临床传染病数据，并上报到外网传染病上报系统，存在病毒传播，数据外泄等安全隐患。

无法移动共享资料
医院会议、出差培训期间的学习资料，无法及时归整和分；、外出无法获取办公、科研资料。

离职交接
办公过程的很多资料存在个人硬盘上，离职或岗位变动，难以交接，造成流失。

科研档案具备高度共享的需求 icon

医、教、研是医院工作的“三驾马车”，没有科研档案就谈不上完美的科学研究。医院科研档案具有突出的专业性，在医疗技术创新、推广以及医疗教学等方面有着举足轻重的作用，科研人员需要一个统一集中的科研资料共享平台，推动医院科研成果文件的高度共享。

医院文档管理3大需求点 icon

安全交换
同科室、跨科室、跨业务之间的安全文档交换

办公网到互联网的内外网交换

备份共享
个人、科研资料备份和存储服务

代替NAS、FTP，共享全程留痕

代替邮件，安全简易的文件共享

高效率协作
多人在线协同编辑，表单收集汇总

院内知识库和部门数据归档

医疗文档云简介

文档云解决方案

从数据源头加密及全生命周期的保护，集中存储管控。

集中存储、桌面备份、安全分享、移动访问

医院文档云建设效益

备份
桌面文件备份，公共电脑，私人空间

文件安全回收站、历史版本

手机、平板移动数据备份

共享协作
各科室间“大文件”传输

各类数据自动收集上报

医院公共文件共享访问

Office多人协同编辑

访问
内外网数据访问

跨科室多终端同步

多病区快捷访问

教学科研
科研资料共享

专家、医生共享资料

各个科室知识库

科研档案库

功能图谱-文档全生命周期管理与应用 icon

集中管理，知识沉淀

通过文档云存储，将分散保存在办公电脑中的文件集中存储在云端，统一备份，确保文档永不流失。1. 多副本，统一备份，永不丢失2. 中央授权，禁止擅自复制分发3. 移动访问，电脑手机随处办公4. 操作审计，文档寻迹事后问责

医疗科研协作

科研工作开展过程中，相关机构、人员往往面临数据收集难、数据完整性、准确性、及时性差，难以统计分析，无法互通互联等难题，使得科研过程耗费大量人力、财力和时间，严重制约了科研成果的产出。

数据互通，科研协作

文档云帮助项目人员间、单位之间数据互通互联、同步各类分析数据报告、原始记录、观察统计等课题相关信息和资料，实现科研资料在线沟通与协作。

医院内部科研项目组：负责人全局权限控制，确保科研过程资料的保密性；通过在线预览、编辑、版本、催办等，进行高效科研文档协作；下达单位：实时获取项目进度报告，了解科研进展；合作单位、外部专家：远程实时共享数据资料，一处变动，全局更新，节省时间人力，加快科研进度。

多端同步

文件可在Windows/Android/iOS/Mac平台多设备间自动同步，在任意一处修改，同步至所有终端。

海量资料，快速检索

文档云支持全文搜索，通过文件中包含的某个关键词快速定位到目标文件，并且支持按文件名、内容、类型、更新时间等进行组合查询。

权限分享

由文档管理员按账号、部门、职位快速授权分享给他人，12级细粒度基本权限，支持禁止下载文件，实现对文档操作的精细掌控。用户如需使用更高权限需向管理员申请。

在线预览

文档云在线预览，无需安装第三方软件，在浏览器中直接打开文件：

1. 支持Office、PDF、DWG、图片、视频等100+主流格式；

2. 支持缩放、旋转、播控操作；

3. 支持仅在线预览，禁止下载文件。

文件外链

通过外链在微信、QQ、邮件中分享，可设置文件操作权限、密码、访问期限、访问次数、预览水印、访问者等。

在线编辑

支持2种文档在线编辑模式：独占式编辑、云编辑。独占式编辑：仅允许一人编辑文档，第一个打开的人员自动锁定，其他人只能请求解锁、浏览、或排队锁定，支持在手机端锁定编辑文档。云编辑（多人编辑）：允许多人同时编辑office文档，文档不落地编辑，可查看当前所有编辑者，内容动态显示、实时保存。

历史版本

在文档云中查看到的文件永远都是最新的版本，不用担心拿到旧的资料导致工作失误。

1. 避免像共享文件夹、NAS、FTP文件那样被覆盖。

2. 可随时查看、对比、恢复到任一个历史版本。

3. 记录修改人、时间、备注帮助快速查找所需版本。

关注与通知

可以通过设置关注，第一时间了解文件的变动。

1. 下载提醒，当文件被下载时会收到提醒；

2. 编辑提醒，当文件提交新版本时会收到提醒；

3. 上传提醒，当有新文件上传时收到提醒。

文件催办、任务提醒

可以将文件主动推送给他人，提醒其查看文件，基于文件进行留言沟通讨论。

1. 设置推送文件给单人或多人；

2. 接收人打开文件后会收到回执；

3. 当接收者为多个人，可统计执行与未执行数量。

邮件附件抓取

自动抓取QQ、163等多个邮箱内的附件，按发件人分类保存，释放邮箱空间占用，方便快速查找附件。支持将云端文件作为附件一键发送。

同步微信/QQ/钉钉文件 icon

Android APP自动抓取微信/QQ等文件到「我的文档」中永久保存，避免文件被清理。

1. 同步手机任意文件夹的文件；

2. 过滤同步文件类型；

3. 设置同步文件大小。

文档云Excel报表统计 icon

4 大优势

1. 汇总自动化，无需人工逐个保存表单；

2. 免除收邮件、下载、保存附件的繁琐操作；

3. 任何子表的数据更新，总表自动重新统计；

4. 节省大量时间：以一个邮件附件保存平均需1分钟计算，100封邮件汇总的时间能节省近2小时的工作量，且不出任何差错。将汇总表拆分为多个子表文件，通过系统催办或邮件分发给填报人。填报人点击消息或邮件内的链接，可直接在线填报，保存后汇总人会接收到消息提醒，汇总表自动完成汇总。可以随时查看各填报人的完成情况。

医院文档云安全策略

从数据源头保护

加密保护：服务器客户端AES256加密，传输通道SSL加密；数据高可用：异地双活，本地服务器宕机，业务不中断，数据不丢失；三权制约：三权分立，相互制约，保证系统授权的合理性；密级体系：自定义文件和人员密级，死守文件访问边界；登陆限制：灵活限制网段、设备及账户访问，禁止非法登录。

终端用户使用把控

反向剪贴板：云文件禁止复制内容出外部，反之，外部内容可粘贴至云文件；细粒度权限：自定义12级文档权限，禁下载、防泄漏；动态水印：动态显示当前IP、账户、时间等信息，防截屏拍屏；操作申请：上传申请、编辑申请、外发申请…风险动作尽在把控；病毒阻断：当上传文件检测出病毒，阻断上传；非法内容管控：当上传文件包含设定敏感词，送往隔离区；风险预控：当下载量、下载时长超出限定值，限制下载并推送风险提醒。

统计分析与审计溯源

统计分析：各部门、账户空间、文件统计，并分析占比；登录审计：详细记录系统所有登入/登出行为；管理审计：记录各级管理员的管理操作、放权审计；操作审计：全局把控谁在什么时间对什么文件做了什么所有操作；文件日志：从文件角度，记录谁在什么时间做了什么操作。

文档安全沙箱策略

1. 集中存储/统一授权

2. 禁止下载云端文件

3. 以链接分享替代副本分享

4. 防复制/截屏/粘贴/打印

5. 12级访问权限/密级管理

6. 光闸内外网交换机制

7. 操作留痕/AI风险监控

离职一键交接

当内部员工离职，可通过账号一键交接、账号禁用/删除、文件权限变更等多种方式，防止离职员工带走重要文件。

设备数据擦除

当手机等移动设备遗失，可通过设备擦除，清空手机云端数据，防止手机中的内部数据泄露。

三权分立

将超级管理员admin拆分为系统管理员、安全保密员、安全审计员三种管理角色，三个角色相互独立，相互制约，互不兼任，保证系统数据授权的合理性、安全审计工作的公正性。

密级体系

自定义文档及账号密级，低密级用户无法访问高密级文件。

登录限制

设置多种安全策略，将用户的登录访问控制在限定范围内。

1. 强制用户首次登陆修改密码

2. 禁止账号与密码一致

3. 设置密码复杂度

4. 限制终端类型登录

5. 内外网区域限制登录

6. 限制仅能在某IP段访问

7. 绑定Mac设备访问

动态水印、单向剪贴板 icon

自定义水印图片、文字，用户名、部门、时间、IP地址，事前威慑、事后溯源，防止文档被拍照泄露。云文件内容禁止复制粘贴到外部文件；反之，外部文件内容可复制粘贴至云文件。

文件上传阻断

当用户上传的文件包含病毒、包含非法词汇、属于限制类型，将无法正常上传。

风险监测

大数据AI智能安全引擎，当后台检测到用户异常行为，比如大量下载，会阻止操作，冻结账户，并通知管理员。能有效地避免离职警员的异常行为给单位带来危害。

二级回收站

二级回收站有效防止“误删+恶意删除”。即使清空回收站，文件还能从二级回收站还原。

云链桌面&应用分发管控 icon

对敏感文件采用云链代替外链进行分享，接收人需要通过客户端安全验证后才能打开。

01 桌面文件管控

文件从客户端直接拖拽到微信等对话中，自动转化成云链。

02 应用分发管控

第三方应用可以直接调用云端文件作为附件进行分发。

统计分析

统计分析当前云盘系统的使用情况，包括用户空间统计、文件版本统计、文件空间统计、用户使用统计。

日志审计

可以通过前台文件日志和后台日志审计，事后导出和分析日志报表，为安全审计提供客观依据进行追查和恢复。

登录日志
记录账号的登入登出记录，包括时间、操作人、账号名、登录终端和IP地址。

操作日志
从账号的维度，记录整个云盘的文件活动记录，支持筛选操作文件、时间、操作以及导出日志。

管理日志
记录文档管理员、人员管理员、流程管理员等二级管理员的所有操作，修改操作显示修改详情。

医院文档云内外网文件交换方案 icon

方案价值

1. 以云盘（链接）代替U盘，杜绝外联设备进行跨网数据交换； 2. 实现移动办公，数据实时跨网交换，可随时随地预览/编辑办公电脑中的文档； 3. 防止病毒跨网传播，系统查毒引擎自动对文件进行防病毒扫描； 4. 防止敏感文件泄露，系统自带非法内容管控，敏感文件将被移入隔离区审核； 5. 拥有细粒度权限分配和申请审核，防止用户的恶意操作，实现文件外发审核； 6. 具备日志审计，实时记录文件交换过程的全部信息。

内外网文件交换平台

云文件须经过预定流程审核后，方可同步到另一侧，确保数据的安全。内部终端可以通过局域网访问内网文档，外部终端、手机移可以通过互联网访问外网文档。

内网文件外发流程

① 用户将文件上传、复制、移动到外网发布文件夹。

② 启动自动审核程序，对文件进行类型过滤、病毒查杀、关键字过滤等审核。若未通过审核，则通知用户，拒绝发布。

③ 检索文件密级属性，若密级低于“外网受限”，则直接将文件投放至外部同步区，否则拒绝发布。

④ 若文件密级高于“外网受限”，则转入人工审核，若通过，则将文件投放至外部同步区，否则，拒绝发布。

⑤ 由网闸将文档同步至外部空间，并将文件名、发布人、发布时间、审核人等信息记录到系统日志。

外网文件内传流程

用户在外网上传文件时，文件是由低密区向高密区迁移，只需通过格式审核，无需额外的安全审计。

① 用户将文件上传、复制、移动到内网任意文件夹。

② 启动自动审核程序，系统对文件进行类型过滤、病毒查杀、关键字过滤等审核。若未通过，则通知用户，拒绝上传。

③ 通过审核的文件，由网闸将文档同步至内网，并将文件名、发布人、发布时间、审核人等信息记录到系统日志。

临床数据内外网互通，一键上报 icon

临床数据要求上报到国家的外网系统，内外网隔离，依赖于U盘拷贝数据上报，不仅操作麻烦，还面临U盘中毒感染内网的风险。免拷贝！防病毒！一键上报！通过文档云内外网数据交换技术，将临床数据报告自动化摆渡到外网，一键上报，提高上报时效性，避免U盘病毒感染内网电脑。

内外网安全交换实施项目 icon

部分政企典型内外网交换项目技术参数列表

陕西中医药大学第二附属医院 icon

痛点和需求 1. 医院电脑数量有限，大部分医生、护理、实习生都没有自己的办公电脑，每个部门的业务文档（护理科、药剂科、医务部、临床）都存放在部门公共电脑里； 2. 护理科大量优秀的护理视频，护士只能带U盘去信息科把视频拷回家看； 3. 外网文件拷贝到内网很容易中病毒，病毒在内网中感染影响巨大。

部署架构1应用服务器+1数据库服务器共2台服务器

项目效果1. 为各科室、医护人员开设账号，提供存储空间，彼此通过权限访问； 2. 通过手机设备连接单位内网，护士随时通过手机查看优秀医护视频； 3. 自带查毒功能，病毒文件禁止被上传到云盘，避免出现重大安全事故。

进阶计划第一阶段：将各科室、医护人员资料进行集中的存储、病毒查杀，方便大家对文档进行操作；第二阶段：通过网闸实现内外网文件交换，无需每次到专用机排队拷传文档。

江西凤凰第一医院

项目效果

1. 医改政策下的内容安全合规管控，将各科室病人数据、医生处方、检验材料、储血库等各类文件进行统一、安全存放，加强重要数据和敏感字段保护。 2. 为江西凤凰第一医院打造数据资产管理平台，实现存储资源整合，持续沉淀组织核心数据，促进医疗知识、护理培训相关知识沉淀和复用。 3. 解决139、445端口封闭带来的数据共享难题，实现网页、PC、移动端等多终端数据同步，培训资料、生化作业指导等文件回到家也能查看复习，推动数据安全共享和使用。 4. 替换安全程度薄弱的历史文件服务器，病毒查杀、军用级别加密方式、安全沙箱强强联合，满足医疗系统攻防演练的要求，建立健全数据安全风险评估机制。

广西南宁市第八人民医院右江民族医学院附属南宁医院 icon

项目效果

1. 八医院将散落在各个科室电脑上的会议、培训、护理、诊断记录、药物清单等医疗数据和病人信息集中存储在云盘上，云盒子利用沙箱隔离技术阻断风险进程的非法写入和用户敏感操作，同时又为医疗系统核心数据管控提供多种分发加密策略。 2. 通过12级权限管控，实现八医院内的所有医护人员均能根据自己的权限，访问到对应权限的文件资料，无需开放139、445等高危端口，就能轻松替代共享盘分享，降低病毒攻击风险。 3. 医院内外网文件交换通过云盒子+网闸结合的方式，将医院内部文件脱敏后放置到交换区，医护人员在外办公、出差时，也能通过外网访问，调取所需的资料，既实现内外网无物理连接，完全阻断TCP/IP协议传输，又为有序共享提供了安全保障。

盛京医院

项目效果

项目规模 6000点

1、存储空间公私分明存储空间公私分明为每位医护人员提供独立的存储空间，空间大小由管理员自定义。为保证公共存储空间的访问安全，权限由管理员统一管理。 2、数据备份使用双机热备架构，双机数据保持一致，若其中一台宕机，另一台持续为用户提供服务。 3、多人编辑使用Office online解决多人在线同时编辑的问题 4、手机数据备份及时同步手机微信/QQ/钉钉中的文件到云盘中进行永久备份。

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