定稿以后由专门的人员将其转成统一的电子公文版式格式，盖电子公章后传输到专网上，公文接收单位的公文员可实时通过短信等提醒方式，第一时间获得提醒信息，浏览公文内容并且可以通过公文管理系统(转发文、转收文、转签报、转收文登记)，将公文进行后继处理或者安全的归档保存。

系统设置是指针对交换系统的后台配置，一般是管理员才有的权限。基础设置是指全局的配置参数。表单设置是指设置发件登记的表单，可以设置多种业务表单。

交换管理是指可在应用系统设置配置外部应用系统，在单位设置创建本系统单位并设置接收人，进行接收和发送公文，实现外部系统进行公文交换。

提供个性化的“收发中心”集成界面。方便用户在一个门户内一览公文交换业务相关列表数据。

数据来源于，公文分发时，选择发送给个人而非单位的文件，实现发给个人和发给单位的文件分开，作为个人接收的文件不能做转交、转发文、转收文、转签报等操作，查看后归到已阅文件列表中。

报表统计可用于统计各单位收件情况及各单位发件情况。

发件登记可配置多种业务表单，灵活配置各字段，插入正文支持word、WPS、PDF和OFD等格式。

发件处理是指针对需要外发文件的功能模块，能进行发件登记、分发、补发等操作。

收件处理指针对来文文件，可以从收文处理中进行签收，拒收和转公文管理系统等操作。