开始云体系文件管理系统_ISO体系文件管理系统

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开始云体系文件管理系统

建立系统、全面、编号清晰、易于识别和检索的体系文件管理系统，确保在公司各部门及工作场所使用的文件均为受控文件。全生命周期管理质量体系文件，从质量文件的发行、签收、借阅、分发、复审、变更、废止，支持质量体系文件所有使用痕迹均可查询追踪。

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质量体系文件

质量体系文件

ISO质量管理体系文件是评价质量管理体系的重要依据，能够为企业创造巨大的经济效益和社会效益。它是质量管理体系的信息及其承载媒体，是质量管理体系的重要构成要素，也是整个质量管理体系认证和年度审核过程中的重要评审要素，文件的形成及其管理状态将直接影响企业质量管理体系乃至质量管理的成败。 ISO质量管理体系文件是由多层次相关文件集合构成的一个既相互制约又相互支持的规范化、程序化、系统化的文件体系。

质量体系文件特点

法规性
质量体系文件一旦审核通过实施

就必须认真执行

文件如需修改需按规定的流程

唯一性
一项活动只能规定唯一的程序

一项规定只能有唯一的理解

不能使用无效的版本

适用性
根据企业特点、资质规模、性质

制定适合自身质量方针及工作特点和需要

产品介绍

我们是怎么管理质量体系文件？

建立系统、全面、编号清晰、易于识别和检索的体系文件管理系统，确保在公司各部门及工作场所使用的文件均为受控文件。

1)、文件控制：建立系统、全面、编号清晰、易于识别和检索的体系文件管理系统，确保在公司各部门及工作场所使用的文件均为受控文件，且为有效版本，防止误用失效或作废文件。

2)、生命周期管理：全生命周期管理质量体系文件，从质量文件的发行、签收、借阅、分发、复审、变更、废止，支持质量体系文件所有使用痕迹均可查询追踪

3)、过程管理：过程管理是一种科学的管理方法，以流程为载体，监控体系质量文件的输入及输出。

产品特色-文件控制

文件控制

对文件有效版本的控制，有以下五个主要环节： 1)、文件目录：基于文件基本属性、扩展属性、编码配置，建立系统、全面、编号清晰、易于识别的体系文件目录。 2)、文件发放：文件发行需明确哪些部门应该得到此类文件，并留下发放记录。 3)、文件回收：系统自动回收所有作废文件的权限。 4)、文件隔离：文件只给需要的人查看。 5)、文件安全：水印样式可自定义配置。

产品特色-生命周期管理 icon

质量生命周期管理提供正式的系统性解决方案，以全面管理体系文件的及时性、可靠性和安全性，使涉及质量文件的所有用户可及时、高效和准确的获知影响到产品质量的一切决策信息。

产品特色-过程管理

过程管理

过程管理不仅仅关注规范性，更注重客户需求满足和价值创造，以客户的视角引导业务的分析和优化，实现对质量文件的管控。以流程作为各种体系融合的基础，实现从“多体系分离模式”到“一体化管理架构”的转变，便于执行和监控

产品说明-产品结构图 icon

产品说明-产品拓扑图 icon

体系台账

支持点击文件编号、文件名称可进入体系文件详情

支持电子表格列数据可自定义显示与隐藏

系统提供目录筛选，可从四种基本属性纬度筛选文件

支持名称检索、编号检索、综合检索、高级检索

支持电子表格表头筛选

基本功能-发行

系统支持数据非空、错误校验

管理员可在流程中配置不同审批阶段审批人需填写的数据

用户可一键生成文件编码，生成后不可修改

支持可发行流程中直接关联文件

支持可查看流程的流程节点图

基本功能-复审

支持流程中可查看复审文件数据支持可流程中自定义输入下次复审日期

基本功能-修订

修订流程不可变更四个基本属性，其余内容皆可变更

基本功能-作废

作废流程仅需填写基本数据，流程数据不可变更

作废后的文件系统自动归档到“已作废文件”区

管理员可配置指定用户查看“已作废文件”区，该区域仅DCC管理员可发起还原流程，其余用户仅查看权限

基本功能-借阅

体系文件仅发放给需要的人，想要的人可通过发起借阅流程实现获取体系文件

所有借阅流程审核通过的文件统一归档到“我的借阅”，用户可直接查看使用

借阅流程通过后用户获得该文件相应的权限，当借阅时间到期后，系统自动回收该文件权限

高级功能-纸质分发

管理员可轻松创建纸质文档借阅记录所有记录创建后自动生成二维码归还时管理员扫描二维码可获知借阅数据及填写归还信息

高级功能-培训

支持管理员可在“培训管理”创建培训任务支持管理员对培训结果进行考核成果输入相关人员可从“我的培训”页面查看自己培训任务

高级功能-报表

文件属性统计：根据适用范围、所属体系、文件类别、过程归属统计各属性质量体系文件。文件发起时间：根据文件发起时间范围统计当前时间段发起的质量体系文件。流程状态：根据当前系统中不同的流程状态值获取相应的文件。用户范围：针对体系文件的归属人可查看该用户下的体系文件。

文档安全-权限

权限策略：简洁的权限策略，可配置DCC管理员、发放部门权限、归属部门权限、允许变更文件，系统支持菜单权限及权限策略配合管理体系文件。

文档安全-水印

启用水印配置：支持设置是否启用当前水印功能

操作人、时间：配置是否在水印中增加操作人名称及操作时间

水印颜色：支持用户自定义设置水印颜色

字体大小：可配置水印字体的大小

水印透明度：配置当前水印的透明度信息

水印表达式：可配置动态水印数据

忽略PDF水印类型：可从四种基本属性中搭配创建忽略的策略

文档安全-文件隔离

当前页面无配置时，系统默认所有人可查看所有适用范围的文件，当配置策略后，系统默认策略自动取消，以当前策略为准。

文档安全-日志

以文件纬度查看当前体系文件所有的操作记录

其他功能-消息配置

支持可对流程中的任务阶段性消息进行配置，提供任务同意消息、任务回退消息、任务驳回消息、任务取消消息、任务拒绝消息（发起人）、任务拒绝消息（参与人）、流程完结消息（发起人）、流程完结消息（参与人）。

其他功能-流程配置

支持用户可自定义流程数据配置，系统提供基本字段、扩展字段、系统字段、附件、数据源五种类型数据，支持可视化创建流程节点，提供审批、会签、条件三种审批节点，支持11种审批人的选择方式，可覆盖所有的场景。

其他功能-编码配置

提供两个入口编辑编码配置：基本属性、高级规则。基本属性配置：可在配置属性时一起配置编号规则，推荐用户在当前页面不配置编号规则。高级规则配置：推荐用户可在当前页面统一配置编号规则，方便后期管控与查看，当前页面编号规则优先级高于基本属性配置的规则。

其他功能-应用配置

流程绑定：系统管理员可快速将流程模版与当前流程绑定。

视图配置：可配置当前台账树类型及当前台账视图字段的显示与隐藏。

高级配置：支持配置流水号位数、复审周期、文件密级、不允许外借。

消息模版：支持配置临近复审消息及逾期复审消息。

产品价值

体系文件类型
质量手册、程序文件、作业指导书、质量记录（表格、报告、记录、操作手册）、法律法规、外来文件等自定义文件级别。

体系文件分类
自定义体系文件目录树，按部门、类别、级别组合快速筛选查看。

体系文件培训
实时监控执行效果，获取准确信息并做出改进。

体系文件报表
轻松分析和报告各部门的体系文档改进率。

体系文件审核
针对不同文档级别、类型预先定义标准化流程，流转支持串行、并行会签、加签、催办。

体系文件分发
闭环的纸质文档分发及回收记录机制，提供分发唯一标记用于追索纸质文档状态。

体系文件协同
针对体系文档进行订阅、收藏、借阅、关联。

体系文件安全
根据体系文档部门、类别、级别进行平行组合授权。

客户案例

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