云栖档案管理系统_档案管理-云巴巴

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云栖档案管理系统

依照标准的档案管理理论，构建专业的管理信息系统，过程文件与结果文件结合，形成一体化科学管理系统。

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企业档案管理常见问题

缺乏档案统一管理

各业务部门及二级单位分别存放管理自己的档案资料，阻碍了档案信息作用的充分发挥，甚至由于责任不清，管理不到位，造成了重要档案的丢失。

档案难以实现有效转化率

企业在长期的运营过程中积累的大量的运营经验和历史资料，以传统文档方式保存，利用效率低下，大量的非结构化数据呈几何型增长查找速度慢，二次利用率不高等问题凸显。

档案整理工作成本高

繁乱的图纸的整理工作，重复的手工录入工作，造成了传统档案整理的工作量大，而且效率低下，出错率高。

档案管理存在权限和安全隐患

系统缺乏细颗粒度权限控制，无法根据人员、档案库分类、角色、元数据、原文进行细分，缺乏安全保障机制。

产品功能

档案信息化统一管理平台

将各业务系统档案从底层统一集中管理起来，统一电子文档的形成格式，打破了“信息孤岛”的局面，为电子文件和档案数字化成果以统一的标准归档迁移和档案信息的资源共享创造了良好的基础条件；利用云存储技术满足海量数据存储和检索要求，将过程文件与结果文件相结合，形成一体化的科学管理体系。

档案云平台

档案云平台中，成千上万的图纸可以批量导入入库，同时根据项目信息进行相关的建档工作，便于日后的利用查找挡案人员可能只需要短短几秒钟时间就可能找到以往十几乃至几十分钟才能找到的文件。

多种权限设置

档案云平台提供带有水印技术的在线浏览的方式查看文件。可控制下载权限，既提供了访问途径，也限制了文件的恶意流出；提供借阅和查询的功能，通过云存储技术优势快速准确的检索出需要的档案资料，方便使用者通过审核流程直接获取到相关电子或实体的档案。

安全管理机制

全面的安全措施和安全策略，保障数据在存储、检索、提取、传递、发布和管理等各个层面的安全性；通过细颗粒度的权限配置，满足不同角色的权限控制，实现权责明晰，严谨灵活的权限管控目标；完善的技术控制手段，具有用户操作权限控制、密码安全控制机制、日志监督、数据更新日志等多种手段，防止系统数据被窃取和算改。

产品亮点

兼容电子借阅、实体借阅双线业务

高度灵活的可自定义的借阅流程设计，不仅实现了电子借阅功能，还兼容了实体借阅的功能流程。充分考虑到了当前大多数企业里，同时存在着纸质实体文件与电子版文档两种形式的现实状况。

符合国家档案管理标准

完全国产自主研发，遵循国家档案管理相关制度法规进行设计，支持元数据管理，支持档案有效限期，支持文件安全等级分类，可根据重要程度和业务特点，对不同性质的文件档案实施不同强度的安全管理。

自定义角色与档案权限

对能够接触到文件档案的人员实行角色分类管理，不同的档案库可根据自身特点分别设置各自的角色，对不同部门不同岗位职别的人员赋予不同的角色权限，实现灵活多样而严谨有序的档案信息管理。

模版导入导出

用户可分别对应不同的档案文件类型设定模版，例如设计类模版、合同类模版、项目类模版等，支持模版的载入和导出，从而有利于把所有类型的文件元数据进行统一规范化的管理，构建高效、安全、开放、有序的企业档案知识库。

文件安全等级控制

严格遵照国家档案安全管理标准，设置绝密、机密、秘密、内部、公开等多个级别，可根据重要程度和业务特点，将文件档案划分为不同等级和密级，实施不同强度的安全保护，有利于集中资源，优先保护涉及重要信息的档案文件。

工作流

采用了具有良好扩展性能的面向对象的开发架构，因而能够灵活地进行工作流管理。例如用户在档案管理工作中可以根据不同的行业特点和业务要求，对归档、借阅、续借、移交、销毁等流程做自定义设置。

实施案例

项目背景
国端地产档案管理混乱，档案利用效率低，档案价值得不到充分发挥；
单中心，1000人。每人10G空间，预计同时在线为总人数的10%，也就是分别为200人；
18个全宗，每个全宗18个库共计324个库；
118个元数据，30条字典，18套模板，11套工作流，20种权限角色。

项目收益
既管理过程文档，又管理结果文档；
有效提升档案的利用价值与管理效率；
紧密的团队文件协同，提升协作效率。

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