icon会议类型 icon
icon会议流程 icon
icon会议现状 icon
icon功能框架 icon

是专为党政机关及企事业单位量身打造的会议管理系统,实现会前、会中和会后的一体化管理,确保会议有序安排、资源有序共享、材料有序管理、决议有序落实,功能包括:议题管理、会议通知、排座管理、会议室管理、文件管理、会议统计等。

icon共享共用设计 icon
icon使用群体 icon

会议管理系统涉及的业务包括议题征集及收集,会议通知、会议室预定、排座功能等功能,模块直接可以独立使用,可以只使用其中的部分功能,涉及面比较广,适用各种群体或组织,重点是针对多级单位的大型会议召开及会务管理场景。

icon方案特点 icon
icon会议设置 icon

角色:系统管理员;会议设置是针对会议管理业务进行后台配置的功能菜单,包括基础设置、参会单位、会议类型、会议室类型、会议服务、流程和表单设置。

icon流程表单自定义 icon

角色:系统管理员 ;满足多级并用而设置不同的表单及流程,完全实现流程及表单可配置化。

icon议题管理 icon

角色:会务秘书 :议题管理是指在会前由会务秘书或办公室人员针对专有上会题材进行征集、收集、汇总统计及报批的业务管理。

icon议题管理-议题征集 icon
icon议题管理-议题上报及议题库 icon
议题上报流程自定义(可以灵活配置)
议题审批后进入议题库
议题库可以手动添加和修改
议题库与会议通知实时同步
议题库新建可以自定义表单
可以根据议题状态实时统计议题上会情况
可以更新议题的材料
icon议题管理-议题顺序调整及材料补充 icon
icon议题管理-议程报批 icon

角色:会务秘书 :议程报批是发起流程页面,选择相关的议题,给相关领导审批,包括上会的议程、数量、时间安排等。

icon会议通知icon
针对会议主办单位下发会议通知到各个下级单位或部门,需要一个会议通知管理实现会议通知下发、报名(请假)信息上报、会议资料获取等业务 发起会议,可以发起会议通知,添加议程等 ;我的会议,查看本人会议,回执,查看材料;会议报名,用户单位参会人员上报与请假,还可以进行邀约 ;发起会议,组织者可以查看报名、签收及回执情况 。
icon会议通知模板自动生成 icon

插入正文时默认调模板,可以根据表单信息保存后自动“套红”生成指定格式文件,然后可以下发。

icon会议通知及报批添加议程子表 icon
议程报批可以选择议题库的议题
可以在线编辑议题内容
议程列表可以自定义列及字段
议程报批审核完毕可以转会议通知
会议通知可以直接选择议题或从议程报批转
可以新建、编辑议题内容,保存同步议题库
会议通知发起或会议结束后同步议题库状态
支持议题材料开发时间、用户权限和回收时间等设置
icon支持混合模式 icon
 
会议通知、议程上报、议程报批、议题征集等支持插入正文
支持后台格式设置(流式和版式)
支持终端混合模式使用
支持起草流式调模板功能
icon会议报名 icon
支持查看会议通知相关信息
支持报名和补充报名
支持转发处理
支持查看报名情况
支持转收文
icon会议报名 icon
icon会议室管理 icon

会议室管理主要是对会议室资源进行预约、资源共享、会议室信息及会议室使用情况的一个管理业务,包括会议室预定、我的会议室、预定查询和会议室信息。

icon会议室资源可视化 icon
可视化的会议日历视图和会议室资源视图页面,会议安排一目了然,会议室资源不再浪费 。支持日视图和周视图页签显示,支持按会议类型分别显示,支持显示未开放时段 支持走流程预定或不走流程预定、支持审批中、已占用及可预约的可视化查看 支持连续预约(周期性) 已预订鼠标移至上方可以显示预定信息,包括开始时间、结束时间 会议室预定可以跨天申请,目前提示,如果设定了区间,则区间外不默认预定 预定会议室页面,日视图和周视图,点击日期,弹出日历的模式 。
icon排座管理 icon

在参加人数较多的会议中,座次图的编排是一个关键环节。事先有组织地将参会人员座次安排好,一方面能让参会者均匀分布在会场,避免会场各处太拥挤或太稀疏;另一方面,遵从于共同价值观的座次顺序,能让参会人员都感到心安,是维护会议严肃性必要条件。

icon会议排座 icon
会议排座是可插拔,可以关联会议通知(获取会议报名人员名单)
支持人员编号和分组设置
会议座位布局可以自定义设置(支持主席台排座、方形排座等)
可以根据使用情况保存模板(可以下次直接调用)
支持人员拖到在线排座、设定锁定位置、过道等功能
支持在线编号,自动关联用户 支持生成布局表、座次表、签到表
icon会议审批icon

会议审批包括议题征集、议题上报、议程报批、会议通知、会议室预定的审批,可以查看待办、待阅、已办、已阅、我的、查询、关注页面。

icon会议日历 icon
一览会议情况
本人创建的会议通知
本人待参会的会议通知
已参会或已取消的会议
icon会议同步日程 icon
 
支持自动同步本人的会议信息到工作日程中
icon会议中心 icon
icon会议室预定大屏总览 icon

支持在大屏上展示各会议室的预定及使用情况,包括被预定的起止时间和预订人等信息。

icon议程大屏展示 icon

支持在大屏上展示当前会议的会议议程,议题汇报时间按需调整并实时显示,能和该会议室会议预定情况进行切换显示。

icon会议签到 icon
二维码签到 (离线被扫)
优势:无网络的情况下,系统可以切换为离线签到,确保签到流程畅通  场景:没有网络或者网络不稳定的场馆  流程:来宾报手机号码,或者扫二维码签到,签到员手持签到设备签到
手机签到(主动扫描)
优势:可使用移动办公,无需硬件  场景:适用于政务外网、互联网等  流程:来宾对着电子大屏幕上的二维码或打印二维码排轻轻一扫,即刻完成签到 
身份证签到
优势:严格控制入场嘉宾,便于管理  场景:适用于需要身份证信息的用户等  流程:参会人员到现场的时候只需要拿出身份证放到阅读器上,系统会自动录入并验证嘉宾信息以完成签到
icon会议签到 icon

会议秘书可以查看报名情况、参会人员情况、签到情况和未签到情况 可以针对已签到人员发送短信或消息推送相关内容 也可以针对未签到人员进行即时提醒等 也可以针对特殊情况进行补签等操作(如内网纸质签到)。

icon会议材料多终端查看 icon

会议材料支持手机、平板、电脑终端进行查看, 会议室设备直接关联,取消纸质材料打印、人工拷贝材料、会议材料授权等安全问题。

icon投票表决 icon
icon会中调控 icon

会中调控,可以结合会中具体情况,针对议题进行修改、调整议题顺序、投票控制、更新状态或补充人员等,也可以同步到会议室外的大屏。

icon会场互动 icon
会场互动功能是针对年会、会议现场互动场景而设计,可以支持大型的包含抽奖、发弹幕的互动会议 ;可作为独立系统模块进行使用 ;支持添加系统内和和导入系统外人员进行参会 ;支持酷炫模式签到和投屏 ;支持奖项设置和抽奖功能 ;具备趣味弹幕功能 。
icon视频会议 icon

发起会议时可以选择预约视频会议。预约成功后用户可以直接进入视频会议,其他用户也可以通过视频会议ID加入视频会议。

icon会议纪要查阅 icon

文件管理功能中可统一查阅本人参会的所有会议纪要、投票结果和本人的会议记录。

icon会议材料自动归集、可管控 icon
 
议题材料是可以限制查看权限范围
可以限制查看时间和范围
在会议材料中可以控制能查看哪些材料(没有权限的用户不可以查看)
会议纪要可以限制查看范围,默认参会相关人员可看
会议材料和会议纪要在文件管理中存档
icon会议决议督办 icon

将会议决议内容转为督办工作事项,自动转交相关部门办理并按要求反馈情况,保障会议决策可以有效落地执行。

icon历史会议查看 icon

会议组织者或负责人可以对会议的纪要、参会人员的会议记录、领导的批注记录和投票表决结果进行下载导出或转阅。

icon会议统计 icon

会议统计包括会议类型统计、参会情况统计、部门会议统计、部门议题统计和会议室使用统计。

iconPAD端-会议工作台 icon

会议工作台、会议列表 会议首页、移动端会议提醒、审批;无纸化会议桌面。

icon手机端-会议工作台 icon
在手机端应用模块中有一个会议管理(通过配置),可以点击会议管理,进入会议管理门户,可以查看我的会议、会议审批、发起会议、会议室预定、会议材料、会议纪要、会议签到和会场互动、议题反馈、议题库、呼叫服务、电子白板功能,下方显示待参加会议。
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