是专为党政机关及企事业单位量身打造的会议管理系统,实现会前、会中和会后的一体化管理,确保会议有序安排、资源有序共享、材料有序管理、决议有序落实,功能包括:议题管理、会议通知、排座管理、会议室管理、文件管理、会议统计等。
会议管理系统涉及的业务包括议题征集及收集,会议通知、会议室预定、排座功能等功能,模块直接可以独立使用,可以只使用其中的部分功能,涉及面比较广,适用各种群体或组织,重点是针对多级单位的大型会议召开及会务管理场景。
角色:系统管理员;会议设置是针对会议管理业务进行后台配置的功能菜单,包括基础设置、参会单位、会议类型、会议室类型、会议服务、流程和表单设置。
角色:系统管理员 ;满足多级并用而设置不同的表单及流程,完全实现流程及表单可配置化。
角色:会务秘书 :议题管理是指在会前由会务秘书或办公室人员针对专有上会题材进行征集、收集、汇总统计及报批的业务管理。
角色:会务秘书 :议程报批是发起流程页面,选择相关的议题,给相关领导审批,包括上会的议程、数量、时间安排等。
插入正文时默认调模板,可以根据表单信息保存后自动“套红”生成指定格式文件,然后可以下发。
会议室管理主要是对会议室资源进行预约、资源共享、会议室信息及会议室使用情况的一个管理业务,包括会议室预定、我的会议室、预定查询和会议室信息。
在参加人数较多的会议中,座次图的编排是一个关键环节。事先有组织地将参会人员座次安排好,一方面能让参会者均匀分布在会场,避免会场各处太拥挤或太稀疏;另一方面,遵从于共同价值观的座次顺序,能让参会人员都感到心安,是维护会议严肃性必要条件。
会议审批包括议题征集、议题上报、议程报批、会议通知、会议室预定的审批,可以查看待办、待阅、已办、已阅、我的、查询、关注页面。
支持在大屏上展示各会议室的预定及使用情况,包括被预定的起止时间和预订人等信息。
支持在大屏上展示当前会议的会议议程,议题汇报时间按需调整并实时显示,能和该会议室会议预定情况进行切换显示。
会议秘书可以查看报名情况、参会人员情况、签到情况和未签到情况 可以针对已签到人员发送短信或消息推送相关内容 也可以针对未签到人员进行即时提醒等 也可以针对特殊情况进行补签等操作(如内网纸质签到)。
会议材料支持手机、平板、电脑终端进行查看, 会议室设备直接关联,取消纸质材料打印、人工拷贝材料、会议材料授权等安全问题。
会中调控,可以结合会中具体情况,针对议题进行修改、调整议题顺序、投票控制、更新状态或补充人员等,也可以同步到会议室外的大屏。
发起会议时可以选择预约视频会议。预约成功后用户可以直接进入视频会议,其他用户也可以通过视频会议ID加入视频会议。
文件管理功能中可统一查阅本人参会的所有会议纪要、投票结果和本人的会议记录。
将会议决议内容转为督办工作事项,自动转交相关部门办理并按要求反馈情况,保障会议决策可以有效落地执行。
会议组织者或负责人可以对会议的纪要、参会人员的会议记录、领导的批注记录和投票表决结果进行下载导出或转阅。
会议统计包括会议类型统计、参会情况统计、部门会议统计、部门议题统计和会议室使用统计。
会议工作台、会议列表 会议首页、移动端会议提醒、审批;无纸化会议桌面。
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