乱、多、难找，企业档案怎么管？晨科档案管理快速解决行政困扰

数据化时代，档案数据发生了很大的变化，从以往的纸质数据扩展到现在的视频、电子数据等新数据类型，采集方式比传统更多，档案数据材料急剧增加，涉及面广，内容更加丰富。数据资源种类和数据信息量的增加，给档案的保存带来了一定的挑战。

作为企业在各项生产和经营活动中形成的具有保存价值的历史记录，档案管理工作是企业管理中一个重要组成部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度就是如何科学规范的管理档案。

企业档案怎么管？

在企业生产经营过程中，为了实现可持续发展，管理层及相关工作人员应注重企业档案管理工作。实际上，一个企业要想获得经济增长，只关注利润收入是远远不够的，应采取多种手段做好档案管理工作，为企业下一步生产及决策提供参考。

1、档案信息化程度待提高

目前，在企业档案管理过程中，部分企业仍旧采取人工的方式开展档案管理工作，缺乏与时俱进的信息化意识，对纸质档案的收集及归纳大大耗费了人力、物力，还不利于档案信息充分服务于企业。

同时，相关档案管理人员也未意识到信息化对档案管理工作的全方位的革新意义，只是依托目前纸质档案管理的经验开展各项工作，尚未采取相应措施让信息化技术与档案管理工作有机结合。

2、档案管理人员能力与发展不适应

档案工作是一项十分专业的系统工程，档案人员不仅要掌握档案管理理论，还必须懂得具有本企业生产经营特点的一些工程技术方面的知识，有了较广博的知识面，才能对多方位的工作应对自如。

企业档案管理人员兼职过多，且大多不具备档案方面的专业知识。由于没有专职的档案人员，极易造成档案分散保存。例如某合资公司基建档案归项目负责人员管理，设备归设备使用部门管理，财务档案归财务部门负责。这样的分散式管理体制缺乏有机的联系与制约，造成档案严重流失。

科技与档案管理的结合是时代发展的必然选择，以数字化为主旋律的档案信息化战略，已在全世界范围内推展。在企业发展过程中，以企业的档案工作为依托，建立档案管理体系，不仅能够为企业提供咨询服务，克服企业管理的盲目性，而且能够为企业的发展起着不可忽略的作用。

晨科文件档案管理系统

文件档案管理系统，为企事业单位的档案现代化管理，提供完整的解决方案，文件档案管理系统既可以自成系统，为用户提供完整的文件档案管理和网络查询功能，也可以与本单位的OA办公自动化和DPM设计过程管理，或者与MIS信息管理系统相结合，形成更加完善的现代化信息管理网络。

晨科文件档案管理系统是借助企业信息平台的网络资源，充分利用现有网络和硬件设备，实现对档案信息的集中统一管理、数据规范、安全保护、综合开发利用。档案资源库为当地文件和档案综合信息资源中心。

它包括各类数字信息采集系统、数据管理系统、发布利用系统、安全防范系统、文档数字化系统等。它还包括目录数据（文件、档案、资料）、全文数据、多媒体数据（图片、图纸、图像）。

1、通知公告管理

查看发送给我的消息，发送维护通知公告信息；可以根据编号、标题、发布人等信息进行搜索公告信息；可以双击查看通知公告详细信息。并对该信息进行评论和已阅，主要包括编号、标题、类型、发布人、时间、正文、发布目标、附件等字段信息。

可以对公告进行发布、移动、删除、修改等操作；文件发布可支持上传附件以及设置发布目标；可以查看每个公告的评论，并对每条评论可进行删除操作等。

2、文档借阅管理

晨科可以对每个电子文档和纸质文档进行借阅申请，每条申请都包含审批状态；可以对审核状态为以审核的申请记录进行删除操作；可以根据申请日期、文档编号、文档名称、审批状态等信息进行搜索借阅记录。

此外还能对提出的借阅申请进行审核操作，对纸质文档进行确认借出和确认归还等操作，根据申请时间、文档一般户、文档名称、审批状态等信息进行搜索借阅记录。

3、文档维护管理

可以对每个文档进行新增、修改、删除等操作，主要包括文档编号、文档目录、文档类别、标签、文档简述、保管期限、文档名称、文件密级、登记人、登记日期、截止日期、是否提醒等信息，对未审核的文档可进行送审和撤销送审操作。可以根据文档编号、文档名称进行集中查询文档记录。

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