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甄零科技泛零售业合同管理系统

甄零科技泛零售业合同管理系统,整合合同全生命周期管理系统、经销商合同管理系统及门店租赁合同管理系统。可实现合同全程数字化管控、经销商协议智能管理、门店租赁高效运维,适配泛零售企业场景,提升合同管理效率与合规性,助力业务快速拓展。
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icon企业在合同管理领域面临的各种具体问题icon

合同管理作为企业端到端流程的一环,涉及业务范畴广、岗位多,在实际管理过程中遇到非常多的具体问题

合同找不着
无法快速查询和检索合同
线下管理效率低下
线下跟踪效率低下
合同变更无法关联合同
家底盘不清
无法快速、准确统计分析
应收应付逾期
应收款无责任人
合同应付款有多少
有效的合同金额是多少
资源盘不活
合同到期不续签
无法快速需求
无法快速预警合同
合同变更无法快速传递
效率提不上
难以快速将寻源转成合同
难以批量创建/审批经销商协议
线下统计合同相关数据
缺乏全业务场景合同履行线上管理
履行数据分散,只能人工线下跟踪
还是传统的打印、敲章、快递
规范落不实
合同范本无法有效执行
合同变更操作不合规
合同相关编码体系无规范
审批流程不满足合规要求
权限体系不满足合规要求
风险控不严
合同条款随意修改
合同篡改难识别
合同流失在外难回收
履行进度和风险能识别、难监控
相对方风险知悉不及时

 

icon从需求侧看管理合同价值icon

 

 

icon合同管理水平的5个层次icon
存档价值:早期图书馆
降低寻找合同,跟踪和续约的成本,电子存储库
自动&快速起草合同价值:电子化
快速起草合同,各环节留痕,签快合同、签好合同
集团管控指引价值:交易结构管理
合同内容模板化,关键条款的数据化,格式化
 
业财法一体化的协同,保证交易进行
业财法内部协同;合同从文档流动变成信息流动
保障交易价值,实现公司战略
生意链条包含销售,采购,终止等:贯通多行业多场景;通过合同约的状态反应公司经营的基本面

 

 

icon产品:基于2纬度——6层次的产品架构规划icon

 

 

icon快消品企业——经销加盟电商等销售类合同管理需求icon
线下经销加盟
典型场景
分销合同、联营合同、加盟合同
返利协议、服务协议、主推协议、价格调查协议、促销/赞助/展示协议、代理协议
预付款销售合同、单批销售合同等
 
业务特点
业务发生频次高、金额大、签约时间长
一般有渠道管理,签订年度经销协议
关注经销商目标达成情况、返利情况、串货情况、回款情况
按订单管理,一般从客户、产品角度分析履行情况,而不是从合同角度
 
管理诉求
批量、快速起草和签署经销商协议
合同需要结构化销售品类、配额、返利条款等信息,支持后续的订单下达和控制(价格、品类等控制)、返利计算等业务
合同和订单履行系统交互低,一般是协议签订后传递合同数据到订单系统即可,订单系统定期反馈发货和结算情况
线上电商运营
典型场景
授权合同、团购合同、网销合同
战略协议、电商协议、品牌联营合同、代运营合同
 
 
 
业务特点
阶段性业务、订单频繁
一般有自建电商平台、主流平台入住等模式
按订单管理,一般从活动类型、客户标签、商品种类等多维度分析,而不是从合同角色
 
管理诉求
线上商家入驻,如何便捷注册、线上快速签约
年度框架賒文协议与订单的关联关系
关注电商合同的佣金或抽成等分润模式
电商合同中约定的备货条款,将指导线下实际备货量,以及价格设定

 

icon商品合同——与购销系统对接,弥补合同环节缺失,实现端到端的流程管控icon

建立从协议到订单、结算的端到端流程,提升业务执行效率

 

 

 

icon履行主线1:批量创建、审批经销商协议icon

建立从协议到订单、结算的端到端流程,提升业务执行效率

经销商协议创建
同品类产品不同区域不同经销商,需要能够批逵量创建经销商协议
区分国内/海外、核心/普通经销商,不同经销商在合同模板、付款条款、授权品类、物流条款、销售目标和返利条款等方面有差异

 

 

icon履行主线1:批量创建、审批经销商协议icon

建立从协议到订单、结算的端到端流程,提升业务执行效率

2、经销商协议内容
提供标准化的协议结构化内容,包括基本信息、授权产品和区域、订货期限付挈款条款、货运条款、销售目标、返利条款等

 

 

icon履行主线2:合同履行台账,进行履行数据归集icon

建立从协议到订单、结算的端到端流程,提升业务执行效率

合同履行台账
通过统一的合同履行台账,快速了解合同履行进度、发现履行风险

 

 

icon履行主线3:主动监控、发现和处置履行风险icon

建立从协议到订单、结算的端到端流程,提升业务执行效率

履行风险检查点
基于合同全生命周期拉通,通过对履行数据、相对方约能力的主动监控,发现履行风险

 

 

icon履行主线3:主动监控、发现和处置履行风险icon

建立从协议到订单、结算的端到端流程,提升业务执行效率

履行风险监控和预警
设置风险预警规则,主动发现风险

 

 

icon履行主线3:主动监控、发现和处置履行风险icon

建立从协议到订单、结算的端到端流程,提升业务执行效率

3、履行风险处理
自动产生风险单,进行风险处理。参考风险管理模块

 

 

 

icon品牌零售连锁企业——合同业财法一体化实施周期的两步走规划icon

 

 

 

icon租赁合同生命周期管理过程中的难点icon

门店租赁业务合同到结算全流程覆盖

合同管理
标准化
基础管理体系
门店房产信息管理分散,缺乏平台支撑,难以从门店维度分析合同、费用发生情况
编制区域租金指导价格时缺乏历史租赁合同数据支持
结算费用项名称不统一,未能在集团范围内统一管理、难以支持后续费用分析
权限体系和系统建设难以满足合同查询需求,例如区域财务想查询区域内合同只能在审批流中寻找
租赁合同的
拟制周期为1~2周
合同签订
同一租赁地址重复签订合同难辨别,存在租金/押金重复支付风险
同一租赁地址租金发生变化时难识别,导致额外的租金支出
门店租赁价格难以与租金指导价比对,审批人缺乏决策依据,可能导致额外的租金支出
因租赁相关附件不齐合同常驳回,如房产证明/允许转租合同,与房东来回沟通,合同签署效率低
好的门店难以寻找,需要平台支撑快速签订租赁合同并支付租金,否则易被竞争对手抢先
门店数量多,合同份数多,合同用章、归档时需人工核对,费时费力
门店到期无提醒,未能及时续签
押金未回收损耗率2.5%押金晚回收周期平均1~3个月
合同结算
结算时靠人工翻找合同确认月度应付租金、应付日期,效率低
水电、物业等费用是否重复支付难辨

对于无发票支付的租金,后续发票管理困难,包含发票是否及时追回、发票遗漏
合同终止/变更时难以和原合同联动,存在租金计算错误情况
合同续签时押金管理不规范,例如押金退回/转移/冲抵缺乏流程和平台支持
押金到期未及时追回
摊销台账无法自动出具
传统平台无法支持不同税率费用项合
并开票、付款
提升合同风险防范能力防范纨超额支付/重复支付
运营分析
合同分散在各个门店,难以快速统计分析
跨多平台查找合同且难以查询(合同审批系统、付款系统、邮箱、台账表格、费用摊销表格)
手工登记租赁台账容易出现数据错漏
合同到期、终止、变更、倒签、阶梯租金维护不及时、缺漏,租金数据维护不规范,导致台账数据不准确,从而造成对租金或押金的超额支付或者重复支付

 

icon租赁合同的业财一体化——合同数据&业务数据&财务数据的融合icon

建立从合同到付款、新租赁准则自动核算的端到端流程拉通,提升业务执行效率

 

 

icon租赁合同的业财一体化——符合国家I16新租赁准则的系统配置icon

 

 

icon租赁合同的业财一体化——租金及其相关费项的付款结算特点及对应需求icon

业务场景:

不同费项,多种结算方式:
按合同约定结算:租金等合同中明确约定支付金额的费项
按用量结算:水电费等按实际发生支付的费项,需附实际发生明细(水电缴费通知单等,以附件上传)

按抽成计算:根据每月实际发生的销售额来计算月支付租金(需导入月度销售额,导入规则和接口依客户需求而定)租金无发票支付:
租金通常需要在付款后对方才开具发票,需针对租金允许无票付款

收到发票后需进行到票登记(建立发票和款项的勾稽关系)

 

 

icon租赁合同的业财一体化  押金支付、回收、冲扺、转移、换开、损失等管理特点icon
业务场景
押金管理:
押金单保存:押金单由门店回收至财务
押金支付:合同签订押金按期支付
押金回收:合同到期押金按期回收
押金冲抵:到期押金可不回收,冲抵未支付的租金、物业、水电费等
押金转移:店铺续租,押金转移至续签合同
押金换开:出租方变更,押金单需退回换开新抬头
押金损失:各种原因造成押金无法收回
方案说明
覆盖上述押金所有场景:
支持押金转移、冲抵等各类押金不回收业务场景;支持押金损失等无法回收场景押金全生命周期管理台账:
根据合同租赁条款在合同审批后自动生成押金台账
通过押金台账可跟踪押金付款、还款、转移等变化更新押金状态押金回收预警:
主动推送押金回收预警至业务员、财务等相关人员,灵活配置
 
 
 

 

 

icon租赁合同的业财一体化——统一管理租赁相关的各种费项icon

管理租金、押金、中介费、物业费、水电费、其他费用等结构化调研表示例

 

 

icon业财法一体化——由数据驱动,反哺租赁场景的控费策略优化icon
新开店铺
租赁琴房屋信息是否完备(房产证、转租证、消防证等)
各类费项约定是否合理(月租平均均价、押金金额占比、租金一次性支付是否超过公司要求、中介费等)
租赁期限是否合理(是否有免租期、租赁期限过长或过短,
结算条款是否有风险(结算是否收票、收票时长等)
解除/违约条款是否对等(提前解除合同需赔偿金额、对方违约责任可获赔金额等)
续租相关条款合理性(是否有提前续租权、续租是否提前超过3个月以上等)
续租店铺
租金、其他费项的约定是否有变化
上年度门店实际销售额是否达标(销售额月度达成折线图)
上年对比前一年销售额的提升是否符合公司增长要求
续签预计的销售额的达成概率
续签合同条款是否发生变动
资源出租
出租场地资源的闲置率分析(通过资源占用与闲置台帐)
出租资源的价格合理性分析(相似地段相似门店相似资源的租赁价格对标分析)
资源出租收入预测(按区域按门店按类别,统计资源出租的收入预测)
租赁合同
承租合同履行风险规避:
租赁合同条款是否升级,防范漏洞
租赁合同条款不同房东、不同时间、不同地域之间的条款权益和罚款比对
同一租赁地址是否重复签属
门店是否都按约定频次、约定时间内进行租金支付
门店是否均按约定频次、约定时间内进行出租收款
是否存在租金或押金重复支付风险
是否存在租金一次性支付3个月以上风险
门店租赁及其他资源的租赁价格与租金指导价比对
历史租赁合同为为区域租金指导价提供数据支撑
承租合同相关费项滚动分析:
区域或门店的租金涨幅预测
承租或出租合同的延期预测
同一承租地址或划定区域,提醒租金变化
同区域内月租平方均价与合同月租平方均价对比
水电费月度耗用的峰值数据预警、3个月累计增幅预警
物业费、中介费的对标价格参考
开关店成本、损失、分摊等测算:
关店损失测算
新开店测算(租赁费、水电费、人工费、装修费等)
各项成本分摊合理性分析

 

 

icon他山之石,可以攻玉icon
公司简介
中国门店数最大的连锁咖啡品牌之一。xx咖啡以“创造幸运时刻,激发美好生活热望”为使命,充分利用移动互联网和大数据技术的新零售模式,连续五年在IAC国际咖啡品鉴大赛斩获金奖,“SOE耶加雪菲”荣获IAC2021国际咖啡品鉴大赛铂金奖。xx咖啡与各领域优质供应商深度合作,打造高品质的消费体验,为顾客创造幸运时刻
项目动因
xx咖啡成立至今,业务快速开展,在全国扩张迅速,业务涵盖门店直营租赁、商家加盟等业务,年拓展合同体量大,年续签量数量多;且多以手工管理为主,急需统一的合同管理平台。
对全国各个区域的合同进行统一管理,尤其是对门店租赁和商家加盟类合同进行规范管理,并提升合同审阅效率,支撑快速扩张需要
项目收益
建立统一化合同风控平台,赋能管理制度与管理规范落地
解决法务合规管理痛点,提升合规管控质量,杜绝“合同找不到”现象
保障门店快速扩张场景下,特许经营、店仓租赁等业务合同快速落地,帮助企业实现快速扩张目标
大幅度缩短供应链合同周期,节约90%以上时间

 

icon价值分析icon

 

 

 

icon解决方案:功能地图icon

 

 

icon高阶方案整体架构和方案原则icon

1、满足提升评审效率、沉淀合同数据、防范合同风险的管控需求

2、对拓展业务操作影响最小(最好是无影响)、拓展系统和0A改造要求降到最低

 

 

icon解决方案:系统集成icon

 

 

icon甄零科技icon

“甄零一诺合同管理云平台有效地优化了我们业务线条多、合同数量大的使用场景,提升了业务效率,以及对合同全生命周期进行有效风险管控,系统的操作过程流畅,极大提升用户使用体验,与业财系统的打通更是使整个内部的协作效率提高。是亮点多多的好产品!”
“甄零一诺合同管理云平台,让合同草拟周期加快,助力业务高速运转,提高合同质量,法务更轻松;数据整合统一,风控更有的放矢。”
“甄零为新康众搭建的房租合同管理系统,对企业经营管理中发挥重要作用,规范了业务流程,提成了人员效率。与116租赁新准则系统结合运用,是房租业务的业财一体化标杆性解决方案!甄零团队服务耐心、细致,产品功能不断创新,相信甄零可以再接再厉,成为合同管理产品领域TOP1.同时与我司不断加深合作,成就行业合作典范!”

 

 

icon完善的资质认证为信息安全保驾护航icon

 

 

icon大事记:多年来持续拓展行业、深化服务场景,业务迈入快速爆发阶段icon

 

 

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