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档案管家数字化档案管理系统

档案管家数字化档案管理系统,融合电子档案管理与档案库房管理系统。支持档案数字化采集、在线归档及智能检索,通过温湿度监控、安防预警实现库房智能化管理。提供全生命周期管控、权限分配及数据备份,助力企业构建数字化档案体系,是档案管理优选方案
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icon传统档案管理的痛点icon

 

收集管理
业务文件多,无统一收集标准
文件增长快,手工整理效率低,易出错
文档和数据存放在各个部门和系统中,无法统一收集。
监督管理
归档缺乏监督机制,鉴定销毁缺乏技术支持
电子档与纸质档管理脱节,纸质档管理成本高
档案编号著录校对人工处理,耗时耗力且不统一。
档案利用
档案查找不方便,借阅周期长,利用率低下
纸质档存放周期有限,存放环境严格,易损坏
档案数据相对孤立封闭,难以融入业务和数据共享。
安全&存储
缺乏加密、备份等管控机制,数据安全难保证
海量数据存储借阅过程中导致部分数据缺失,难查证
各地档案安全管理执行不到位,缺乏系统安全机制。

 

icon落实- 档案全生命周期管理icon

 

 

 

 

icon全生命周期管理icon

 
帮助企业实现档案管理的规范化,解决档案管理的绝大多数难题
 
实现档案从收集、归类整理、归档、借阅、查阅、下载、打水印的全生命周期管理能

 

 

icon功能架构icon

 

 

 

icon档案收集-电子档案管理icon

 

 
 
录入电子档案信息
对档案进行归档
归档后档案即可被借阅

 

 

icon档案收集-纸质档案管理icon

 

 
 
录入纸质档案信息档
进行档案入库
入库后档案即可被借阅
 

 

 

icon档案整理-库房管理icon

 

 
 
支持自定义多个库房
每个库房新建多个档案柜和档
案架,用于存放纸质档案

 

 

icon档案整理-分类管理icon

 

 
 
支持五级分类
自定义分类名称
门类下不存放档案
分类下可存放档案
 

 

 

icon自定义配置-流程管理icon

 

 
 
自定义借阅审批流程
灵活配置
 

 

 

icon权限配置-角色授权icon

 

 
 
按需设置角色并分配权限
权限绑定企业架构通讯录
部门权限与角色权限可灵活转变
档案管理更严谨

 

 

icon权限配置-密级管理icon

 

 
 
录入电子档案信息
对档案进行归档
归档后档案即可被借阅
 

 

 

icon档案利用-档案借阅icon

 

 
 
根据左侧分类树查询档案,批量借阅
支持借阅电子、实体档案
多种借阅方式满足不同的借阅需求
 

 

 

icon档案利用-借阅管理icon

 

 
 
管理员审批借阅申请
审批流程可灵活设置

 

 

icon档案统计-管理员页面icon

 

 
 
管理员首页:展示数据总览,管理员可直观了解档案份数、借阅次数、借阅排名等信息
个人首页:员工可查看借阅申请次数、常用档案、借阅记录等信息

 

 

icon档案统计- 我的借阅icon

 

 
 
员工查看已借阅的档案审批状态
已审批通过的电子档案可在线
预览和下载

 

icon多重安全防护,安全、省心、放心icon

 

水印和加密
增加动态的水印跟踪和进行混淆存储和加密。
追溯
提供系统、个人、文件、文件夹四种操作日志功能。
存储
数据存储在服务器上,不依赖数据和系统,随时可取出。
权限控制
6角色7级别的细粒度权限体系严格控制。
备份
支持本地数据备份和云端存储备份,30天内系统恢复还原。
IP限制
可利用IP安全策略灵活控制用户对系统的访问。
传输
网银级别SSL+HTTP传输加密协议,支持AES256传输加密。
回收站
支持还原删除文件,管理员可查看删除记录恢复误删文件。

 

icon产品优势icon

海量并发:结合阿里云新一代SLB网关,轻松处理海量档案请求

设计可靠
服务采用的存储方案可以提供9个9的数据可靠性。
高效访问
采用高效访问节点,档案下载速
度提速60%。
长期存储
档案存储成本低廉,支持历史久远档案追溯。
双机同步
档案存储成本低廉,支持历史久远档案追溯。

 

 

icon数字化加工·业务范围icon

 

综合档案
文书档案、科技档案、业务档案、人事档案等档案的整理、数字化加工、信息系统集成服务。
档案托管
实体档案寄存保管
电子档案数据保管
档案库房建设
档案设备、耗材销售
软件开发
档案数字化加工软件
城建档案管理系统
综合档案管理系统
工程电子文件管理平台

 

 

icon纸质档案数字化加工icon

 

 

 

icon实体库房管理icon

纸质档案在短期内仍无法完全电子化,意味着需要实体库房进行统一存放和管理,但如果采用线下库房管理模式,仍无法避免档案检索利用难、出入管控难的问题。因此,需结合档案管理系统,把纸质档和电子档对应,从而实现纸质档、实体库房的线上化管理。

 

 

 

 

 

icon档案寄存icon

档案室八防:防盗、防光、防虫、防水、防火、防潮、防尘、防鼠。

为什么会出现档案寄存业务?
纸质档短期内大量增加,库房无法满足存储需求,新建库房又涉及到大量的资金投入,库房改造费非常大,需投入密集架或专业货架保管设备,投入纸质档案保管“八防”所要求的备,同时需投入管理人员所涉及到的人工成本等。
国内档案寄存托管业务如何?
在90年代出现了以外企为代表性的档
案托管服务公司,初期主要服务于外
资企业,所采用的管理模式及存储模
式延续国外的仓储服务相关标准。
2010年左右,国内企业开始进入档案
寄存托管行业,目前像银行、保险、
证券、基金、医院、法院、事物所、
社保等单位已认同采用第三方服务的
方式,基本上采取了委托第三方管理
的模式,一方面可以减少资金的投入,另一方面可以获取优质、更迅速的服务。
档案库房产权有哪些方式?
1、自有产权,即采取购买土地建设档案库房的方式。
2、租赁,采取向第三方物流园租赁仓库改造的方式提供服务。档案保管
方式基本上采用档案专用箱密封存储,采用密集架或货架进行保管。
档案寄存托管未来发展如何?
国内除部分政府单位外,大部分企业以后的纸质档会采取寄存的方式,这是共享经济下出现共享档案管理的一种模式,对企业来讲降低了成本,获取了服务,对第三方寄存服务公司来讲也获得了利润。未来档案寄存托管的竞争核心是安全和服务,即看谁能提供更安全、更快速、更便捷、更舒适的服务!。

 

 

icon合作案例:北京某某某研究院icon

 

客户痛点
1、经过逐年的积累,BGI每年都会产生成百上千
份研发及生产新材料的相关资料,每次调阅半年
甚至更早之前的数据、报告等都很耗时费力;
2、研究院的档案门类繁多且来源广泛分散,涵盖研究、开发、成果申报等多个环节,各类纸质/电子文件,人工整理起来尤为繁琐;
3、对关键性材料研究成果的监管机制缺失,归档阶段无审核,借阅无记录,移交无流程;
4、缺乏健全的备份机制,一旦遭遇意外丢失或不可预知的损坏,容易造成不可挽回的重大损失。
数智化管理
1、将BGI的管理制度融入电子化流程中,统一线
上管控电子档案和纸质档案,确保各类档案信息
得以长期、完整且安全地储存。
2、业务场景中所有重要档案资料通过系统统一收集,且根据不同部门档案的机密程度、分类对应不同的审批标准;
3、提供多维度检索功能实现精准定位所需档案,且允许多人并发借阅同一档案;
4、实现对档案查阅与借阅权限的精细化管控,确保每份档案在归档、借出过程中的行动轨迹均有据可查,从而支持整个流程的全程追溯与审查。
价值体现
1、通过构筑先进的档案管理平台,实现管理与
流程的无缝对接,铸就企业级统一、标准化的
档案信息化、数字化管控中枢;
2、对档案全生命周期进行全方位、精细化的集
中管理,深度挖掘并高效利用知识资产,有力
推动团队协作效能,为未来的科研创新提供强
有力的知识支撑;
3、建立了一套健全且严谨的安全备份机制,辅
以完备、周密的档案备份体系,从而极大地提
升了档案资源的安全防护强度与应对风险的能
力,确保了档案信息的妥善保管与延续!。

 

 

icon合作案例:北京某某某研究院icon

 

客户痛点
1、经过逐年的积累,BGI每年都会产生成百上千
份研发及生产新材料的相关资料,每次调阅半年
甚至更早之前的数据、报告等都很耗时费力;
2、研究院的档案门类繁多且来源广泛分散,涵盖研究、开发、成果申报等多个环节,各类纸质/电子文件,人工整理起来尤为繁琐;
3、对关键性材料研究成果的监管机制缺失,归档阶段无审核,借阅无记录,移交无流程;
4、缺乏健全的备份机制,一旦遭遇意外丢失或不可预知的损坏,容易造成不可挽回的重大损失。
数智化管理
1、将BGI的管理制度融入电子化流程中,统一线
上管控电子档案和纸质档案,确保各类档案信息
得以长期、完整且安全地储存。
2、业务场景中所有重要档案资料通过系统统一收集,且根据不同部门档案的机密程度、分类对应不同的审批标准;
3、提供多维度检索功能实现精准定位所需档案,且允许多人并发借阅同一档案;
4、实现对档案查阅与借阅权限的精细化管控,确保每份档案在归档、借出过程中的行动轨迹均有据可查,从而支持整个流程的全程追溯与审查。
价值体现
1、通过构筑先进的档案管理平台,实现管理与
流程的无缝对接,铸就企业级统一、标准化的
档案信息化、数字化管控中枢;
2、对档案全生命周期进行全方位、精细化的集
中管理,深度挖掘并高效利用知识资产,有力
推动团队协作效能,为未来的科研创新提供强
有力的知识支撑;
3、建立了一套健全且严谨的安全备份机制,辅
以完备、周密的档案备份体系,从而极大地提
升了档案资源的安全防护强度与应对风险的能
力,确保了档案信息的妥善保管与延续!。

 

 

icon关于我们icon

厦门印了么信息科技股份有限公司(简称印了么科技)创立于2013年,总部位于福建省厦门市,并在广州设立了客服和产品研发分支。团队长期深耕办公领域,紧跟“互联网+”发展趋势,聚焦云计算、大数据及人工智能等先进技术的应用,旨在通过科技创新,为职场人士构建轻量化和高效率的工作生态,力促工作体验的优化与提升。
经过多年的发展,公司先后自主创研发并成功推出多项创新技术成果,其中包括:合同管理系统、档案管理系统、云端PDF处理工具及多款办公文字处理类软件、云办公助手,这些技术成果不仅深化了公司在信息技术领域的专业底蕴与创新力,而且惠及百万用户,成为推动办公领域智能化进程的重要力量。
我们的合作伙伴包括阿里巴巴、百度、网易等。

 

 

 

 

 

 

icon荣誉资质icon

 

 

 

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