WorkBuddy 场景共创工作坊做什么？云巴巴的流程与产出物

 

某贸易公司的老板娘在朋友圈看到同行办了场场景共创工作坊，回来问信息部刘主管：咱们要不要也办一场？刘主管的第一反应是又要开会，第二反应是说不清这会跟普通的需求评审会有什么区别。这个困惑很典型：工作坊这个词被用滥了，多数人经历过的是那种开了半天、记了一堆、散会即结束的会。真正的场景共创工作坊是干活的会，进门带着问题，出门带着清单和方案。云巴巴给企业组织 WorkBuddy 落地工作坊时，流程和产出物都是标准化的。这篇先讲会前准备，再看会中四段与产出物，最后给会后三十天的跟进节奏。

 

会前两周：准备比开会本身重

 

先说会前。工作坊的效果八成取决于会前准备，云巴巴的流程从会前两周开始：第一步收集业务痛点，向各部门发一张简单的问题单，只问三个问题：你每周最耗时的重复工作是什么、最怕出错的是什么、最希望有人替你盯着的是什么。不问「你想用AI做什么」，一线员工答不出这种问题，问耗时和怕错，答案立刻具体。

 

第二步预筛和分组：回收的问题单按部门归类，明显重复的合并，明显不适合的先备注原因，剩下按业务线分成三到四个小组，每组七八人，一线骨干必须占多数。第三步定参会名单之外还要备料：企业现有的报表样式、常用表格、审批单据各带几份实物，工作坊现场要拿真材料练，空对空讨论是工作坊最大的失败原因。

 

 

会前最后一件事是议程排期：半天或一天，宁短勿长。超过一天的工作坊，后半程的人均产出断崖式下滑，这是办过几十场的经验值。

 

会中四段：发散到收敛的完整链条

 

会中流程按四段走。第一段现状铺陈，半小时：各组把带来的真实报表和单据贴上墙，把每周耗时排序，最疼的三件事现场标星。这一段的作用是把抽象的「数字化」落到具体的一张张纸上，墙贴满的时候，全公司的痛点第一次可视化。

 

第二段场景共创，两小时：每组针对标星场景讨论智能体能接下哪部分，云巴巴的引导师在每组巡场，用固定的三个问题校准讨论方向：这个场景的输入数据在哪、判断规则能不能写清楚、产出给谁用。三个问题筛下来，伪场景自动出局，剩下的都是可落地的。第三段可行性初判，一小时：引导师按技术难度和收益两个轴把场景摆进四象限，难度低收益高的进首批清单，难度高的进观察池，现场不拍板的场景明确记录悬置原因。

 

第四段认领排期，半小时：首批场景每个指定业务对接人、定验证时间，散会前白板上是一张带名字和日期的排期表。工作坊的铁律是散会必有认领：没有名字的场景等于没讨论过。

 

会后跟踪的提醒也别省：认领的场景三天内由项目经理拉群对齐一次，热乎的需求冷三天，对接人的劲头就掉一半。

 

对齐群里发的东西也要具体：三天内发出会议纪要、数据清单和排期确认，参会的人收到看得见的推进，工作坊的产出才算落了地，只发一句感谢加几张照片，那不叫跟踪。

 

跟踪的节奏定成每周一次的简报，发到参会全员，三个月后首批场景上线时，这条简报链自然变成上线通知链，前期的铺垫全用上了。

 

 

认领环节有个话术技巧：引导师不说「谁来做」，说「这个场景平时谁最受它的苦」。受苦最深的人当对接人，动力最足，后面的数据准备和验证配合都不用催。按苦劳分活，比按职级摊派高效得多，这是工作坊引导的经验之谈。

 

产出物清单：四样东西带出会议室

 

跑完会中流程，产出物盘点。一场合格的工作坊散会时应产出四样：场景清单，分首批、观察池、不适用三类，每条带判断依据；首批排期表，场景、对接人、验证时间三列齐全；数据准备清单，每个首批场景需要的数据来源和责任人；会议纪要，悬置场景的原因和复评条件写明白。

 

四样产出物里最值钱的是场景清单上的「不适用」类。把不能做的场景写清楚为什么不做，后续各部门就不会反复提同样的需求，这个清单挡掉的无效沟通，比它促成的落地还多。观察池的复评条件同样关键：写了「数据规范后重评」的场景，三个月后数据整理完了自动激活，池子是活的。

 

产出物还有一个去向建议：直接转给 FDE 服务当诊断输入。工作坊出场景，FDE 出实施方案，两段衔接起来，企业的落地路径一次性打通，比分开做的效率高得多。

 

产出物的存档也有讲究：四样东西统一放进企业的公共目录，按工作坊日期建夹，权限开放到全员可读。工作坊的产出不是保密文件，公开才能让没参会的人也了解全貌，后续推广时的解释成本大幅下降，封闭存档等于白开半天会。

 

最后提醒一句关于频次：工作坊不是开一次就完的事。首批场景上线后隔一个季度办第二场，让首批用起来的员工来讲效果，参会的人感受完全不同，报名都积极得多。工作坊的公信力是靠上一场的成果喂出来的，成果越好，下一场越好开。

 

会后三十天：让清单变成上线场景

 

四段流程和产出物讲完，最后说会后。工作坊的成效在会后三十天见分晓：第一周，对接人按数据准备清单收数，云巴巴的工程师远程配场景；第二周，首批场景灰度试跑，产出和人工版对照；第三周，根据对照结果调规则；第四周，首批场景转正，观察池场景复评一轮。

 

会后跟进的节奏由云巴巴的项目经理盯，企业只需按排期出人。三十天后做一次复盘会，对照工作坊当天的预期：首批场景上线了几成、一线反馈如何、观察池激活了几个。复盘的数字也是下一场工作坊的起点，滚动三轮之后，企业自己的场景共创机制就转起来了，那时工作坊可以从外部组织变成内部例会。

 

工作坊不是一场会，是一套把痛点变成上线场景的流水线。会前备料、会中收敛、会后三十天跟进，三段任何一段省掉，产出都会打折。想办工作坊的企业，先按本篇的清单核对自己的准备度，备齐了再开，一场顶十场。

 

准备阶段还有一个容易漏的细节：会场的物理布置。墙上要能贴报表，桌子要能拼组，投影只留一块屏。工作坊的本质是把讨论摊在墙面上，人人看得见、随手能补充，会议室还是报告厅的格局，工作坊就开成了汇报会，这是办砸的第一大原因。

 

工具好不好，落到自己业务里跑一遍才知道。工作坊办得好不好，看三十天后上线了几个场景就知道。目前，云巴巴提供场景共创工作坊的组织与引导服务，想了解更多可以联系我们。在云巴巴，你还能横向对比更多同类产品，根据团队规模和业务场景找到最匹配的方案。