如何让备用金管理不再“剪不断、理还乱”？分贝通一次借款持续消费

 

  在企业内部，经常会有一些单位或者个人，由于各种情形从而进行一些零星的开支。而这些开支由于金额过小，从对公账户走流程出款相对麻烦。所以企业会拨付一笔备用款项解决此类问题，这种备用款项就是备用金。

  企业备用金主要用于小额的零星费用支出，例如现金工资等国家规定对个人的支出；出差的业务人员身上必备的差旅费；经会计核算后，确实需要现金支出的各项费用等。

  正常来讲，企业备用金都是由财务人员负责管理，但是因为备用金占用额度高、期限长，清理难度大，是一些正处于转型中的国有企业普遍存在的现象，也是令人头疼的问题。

  每年企业的财务核算上，都要强调加强备用金清理，其管理难度可见一斑。很多单位对备用金的清理工作都非常重视，但清理的成效并不显著。用“剪不断、理还乱”来形容备用金的清理，应该也算比较恰当。

企业备用金如何实现有效系统管理？

  备用金这种管理现状所带来的结果，一是增加了企业的资金成本，二是增加了坏账风险。究其原因是长期以来备用金管理的过程粗放，借款、审批、报账相互脱节，易借难收，可控性差。规范备用金的业务流程管理，控制备用金的占用，已势在必行。

  那么如何才能强化备用金管理呢？

  一是规范备用金的申请环节。借款人应按经办的业务合理预计借款金额，金额的预计要体现量入为出的原则，企业在规范使用上要采取合理方式把关，避免误发借款；

  二是规范备用金的审批环节。借款的审批程序可按管理的层次和财务管理的要求，传统流程分为借款人申请、部门负责人签认、财务部门审核、分管领导签认、总会计师签认、行政领导签认、财务部门办理。但是在这个过程中借款极为繁琐，来来回回降低了效率。

  三是规范备用金的使用环节。备用金应按借款用途使用，额度应符合相关报销规定，原则上不允许一款多用或多笔备用金交叉使用，不得挪用或长期占用。

  四是规范备用金的核销环节。借款人在业务办理完毕后，应按规定的程序，在规定的时间内办理报销手续。

  五是规范备用金的监督环节。相关审批人员在备用金的审批过程中应按规定的原则严格把关，财务能够清晰了解钱款去向。

分贝通“循环备用金”，一次借款持续消费

  分贝通是领先的企业支出管理平台，其虚拟卡功能可以解决财务在备用金借款管理上，费用去向不清晰，请款流程复杂等问题。近日，团队深度打造的「循环备用金」功能上线，创新了企业在备用金上的使用体验。

  「循环备用金」即员工请款并消费后，对其中某一/多笔消费订单进行核销后，将自动恢复员工账户对应额度，员工可以循环使用备用金的功能。

  简单来说就是，启用循环备用金功能后，只需年初申请一次借款，并按时提交发票核销，就能循环使用借款金额，无需多次重复申请。

  为了保证资金的安全性，管理员还可以一键回收额度，有效管控备用金。企业管理员或高管只需在「费控报销」-「虚拟卡管理」-「已开卡管理」中，配置「允许提交循环备用金」及对应可使用范围人员后，即可开启使用。

  区别于常见的备用金管理模式，分贝通备用金功能完全实现了线上化管理。员工额度申请成功后，可通过绑定微信、支付宝进行消费，由于员工虚拟卡账户与企业账户绑定，支付完成后交易信息将实时同步至系统，并自动生成支出流水。

  因此，财务能够清晰了解钱款去向，彻底告别了过去无从核验备用金借款花费的囧境。

  通常，为了规范备用金使用，企业会要求备用金“前款不清后款不借”。例如，当上一笔借款费用未核销，将不支持该员工的第二笔备用金借款申请。

  分贝通的备用金功能，可以自定义借款清零/提交核销/完成核销/完成回票四种模式为申请下一笔备用金的前置条件，满足不同程度强弱管控，无需财务再人工校对额度发放。

  备用金消费完成后，员工可直接对交易发起核销，随时支出随时记账，多笔交易可以合并在一张单据中提交。而当同一事项中，出现员工个人垫付的情况时，分贝通还支持个人垫付部分与备用金消费的交易合并为一个单据提交，真正做到一事一报，员工体验更好，财务管理更方便。

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