数字化案例秀 ‖ 这家建筑企业怎么降低管理费用？上万报销到干掉报销的转变

  近年来，整个建筑行业增速放缓、市场不断萎缩，竞争不断加剧，进入“微利”时代。一方面，在发展增速下降的同时，国家宏观调整力度加大，压力加剧，导致建设方不得不优化建造成本提升企业效益；另一方面，市场对项目品质的要求越来越高，在项目争夺上，狼多肉少的现状导致建筑企业竞争压力与日俱增，订单越来越难拿。

  身处行业中下游的建筑企业举步维艰，施工企业不得不转换思维，求变求存，通过优化项目管理模式，最大程度地节约成本，获取盈利空间。企业若缺乏科学有效的成本管理手段，无法有效地降低成本和规避风险点，就极易出现亏损现象，长此以往必将难以为继。

  怎么样才能优化成本管理？就要坚定的走“支出管理数字化升级”的道路，一家老牌建筑企业仅需要2名财务就能快速处理近千名员工的报销，而且不用加班，究竟是怎么实现管理费用的降低？

每月上万报销愁白头

  中电建设系统工程有限公司（CESEC，简称“中电建设”）隶属于中国电子信息产业集团有限公司，其前身是1975年成立的中国通讯工程公司。在2016年重组分立。

  中电建设承继高科技工程板块优势资源，紧跟现代数字城市建设步伐，在大健康、数据中心、半导体、新能源、国防科工等领域占据领先优势，专业提供工程咨询、工程设计、项目管理、设备采购、建造安装、设施运行维护等全方位专业承包和工程总承包服务，致力于成为高科技产业细分领域系统服务商首选。

  中电建设致力于在新能源、数据中心等业务方面快速起量，也在全国承接了近百个工程项目，所以费用支出类目也较为庞杂，包括也不仅限于原材料采购、项目竞标、人员出差等大量差旅支出费用。

  因为项目几乎是遍布全国各地，且不同地区特点不一样，去管理分散各地项目团队的支出需要面临很大挑战。如何管理大量工程人员日渐增长的费用支出，便成为了该公司财务团队面对的新课题。

  在以前，工程人员只能通过老办法先行垫资后报销，还要将报销账单整理好统一寄给总部财务。正因如此，在业务增速带来费用支出大的趋势下，基本每个月，财务团队管理员工报销的专员都会收到非常多的报销单。财务需要尽快进行审核，如果遇到一些问题发票，还需要反复沟通再寄回，实在是费时费力。

分贝通干掉报销，管理更应手

  从每月来自全国各地的上万条报销数据，到如今只需要2名财务就能解决的报销难题，中电建设通过分贝通平台已经得到了有效改善。

  员工们完全可以通过分贝通APP完成机票、酒店、火车、用车等多场景的高频因公消费，不用垫资也不用报销，而且事前管控及规则前置模式，也让审批流程也更加完善、高效、可控。

费用管理更应手

  一家公司除了80%的费控报销需求以外，总会存在一些特殊情况下的费用支出管理，比如常见的线上消费场景，用车、甚至是临时材料采购需求，这些只能在线下完成。

  脱离管控式的支出更让企业难以预计。比如根据差旅信息看到某员工是去上海出差，但报销中却“混进了”成都的餐票。中电建设的报销系统和申请系统、预算管理系统相互割裂，财务一方面无法拒绝“看似合理理由下，支出不透明”的报销申请，另一方面消费管控也容易存在盲点。

  中电建设在支出管理方面往往存在3个难点。一是审核周期长；二是票据审核压力大；三是票据整理难，不能跨项目报销。

  针对这些不能报销的场景，分贝通实现了OCR技术自动、多维度校验发票合规性功能，能够大大提升财务处理效率；更支持混合报销，不同垫资方式的因公支出通过一份核销单即可搞定，在帮助员工省去按费用类别报销麻烦的同时，真正帮企业推动员工完成“一事一报”，减少跨项目报销，每趟差旅支出也更透明、可控。

  对于超额消费的情况，企业也能通过灵活调整配置安排员工支付的方式与渠道，这可以改变传统预算管控的滞后性，实现实时预警。

数据分析获行为洞察

  企业财务数字化管理的灵魂在于全面的数据覆盖，使用分贝通进行更多的消费行为就可以帮助团队，更直观、全面、及时的了解费用支出情况。

  以往中电建设都是采用事后管控的方式，员工支出的数据难免掺杂水分，再加上预算和支出的不均衡，用事后收集到的数据分析其实没有任何意义。

  其实在今年一季度，中电建设便有意自己搭建数据分析能力，可这种能力的建设是个大工程，需要团队付出更多精力。分贝通上线了在线数据分析功能，完全解决了中电建设数据分析的痛点。

  以酒店差标制定为例。通常财务团队在一开始无法一下就对酒店价格情况有全面的了解，导致不同酒店住宿标准的制订，总和实际情况有一些出入。通过分贝通在线数据分析功能，中电建设的财务已经通过大量的行为数据分析，锁定了不同城市的住宿消费标准。现在再遇到对规则的质疑，底气更足了。

  现如今中电建设通过分贝通已经从根本上解决了异地报销、支出不透明、预算管控弱等大量难题，赋能中电建设更持续的经营与发展。

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