文档太多、找不到？晨科文档管理系统提升企业效率

对于企业和组织而言，存储和处理成千上万份纸质文件确实是个沉重的负担。想要从中找一份文件，要耗费大量时间，就像要在图书馆里找一本被放错书架的书。面对如此浩瀚的文件，很难做到万无一失。因此在许多行业里，文件丢失的现象司空见惯。

对于企业来说，文档是一种非常重要的资料和信息，包括企业的建设、发展、核心机密、知识技术、客户资料等。如果不能正确的管理和保存文档，就会降低了企业的使用效率。怎样保护企业内部分散的数据信息，是大多数企业想要解决的问题。

文档管理的复杂性

大量文档缺乏整理与分类。一些企业也会派专人对文档进行归类整理，但这无疑是一项繁杂的工作，要从大量的文档中筛选出有用的，哪些是核心的，哪些是过期的，这不仅繁琐，而且耗时耗力。

1、查找困难

由于企业文档的存储比较分散，给企业员工获取文档信息带来很多不便。有些文档不知道该找谁要，或者同事出差、请假，都会影响工作效率。

2、存放凌乱，存在信息孤岛

一些企业的重要电子文档原件分散存放在各个部门的信息管理系统中，甚至存在于各个部门人员的电脑、移动硬盘、U盘中，这些都是分散在邮件和聊天记录中的。

如果各个系统相互集成，成本会很高；如果各部门进行人工汇总，会增加时间成本，影响信息传递的及时性和有效性。如遇人员变动或系统更新时，由于档案管理分散，可能造成资料丢失，或造成数十倍、百倍的冗余资料。

3、安全问题难解决

企业越来越重视数据的隐私性和安全性，但是传统的数据存储方式缺乏有效的权限管理，很难控制文档的预览和编辑权限，从而导致信息泄露。

缺少文档协作功能会影响团队协作效率，档案历史数据的存储与归档是企业知识体系建设的难点。

任何企业的工作流程都无法脱离文档管理环节，这就需要文档管理系统的出现，在面对复杂的业务流程、频繁的上传文档以及跨部门区域共享文档等必要的需求时，能够帮助企业高效利用积累文档，创造知本变资本的价值。

晨科文件档案管理系统

需求决定供给，晨科文件档案管理系统，为企事业单位的档案现代化管理，提供完整的解决方案，文件档案管理系统既可以自成系统，为用户提供完整的文件档案管理和网络查询功能，也可以与内部的OA办公自动化和DPM设计过程管理，或者与MIS信息管理系统相结合，形成更加完善的现代化信息管理网络。

晨科文件档案管理系统是借助企业信息平台的网络资源，充分利用现有网络和硬件设备，实现对档案信息的集中统一管理、数据规范、安全保护、综合开发利用。

档案资源库为当地文件和档案综合信息资源中心。它包括各类数字信息采集系统、数据管理系统、发布利用系统、安全防范系统、文档数字化系统等。它还包括目录数据（文件、档案、资料）、全文数据、多媒体数据（图片、图纸、图像）。

它不仅支持多种档案收集方式，还提供在线查询、预览、下载、到期提醒等多种功能，同时支持电子、纸质档案的借阅，针对工程项目档案数量大、周期长等特点，系统提供归档模板、离线采集等多种功能，多种数据报表更有利于监督与管理。

1、通知公告管理

可以查看发送给我的消息以及维护通知公告的信息，根据标号标题等搜索公告信息，双击通知公告还能查看包括编号、标题、类型、发布人、时间、正文、发布人ID、标签、新人必看、发布目标、附件等字段信息并评论。

晨科还能对发布后的档案进行维护管理，可以查看每个公告的评论，进行移动、删除、修改等操作，可以根据编号、标题、发布人和类型和标签等信息进行搜索公告信息。

2、文档借阅管理

文档分为纸质文档和电子文档，每种文档都能查看详细属性，并进行下载、打印、预览等操作，管理员可以根据申请日期、文档编号、文档名称、审批状态等信息进行搜索借阅记录，对提出的借阅申请进行审核操作，对审核状态为以审核的申请记录进行删除操作。

3、文档维护管理

管理可对电子文档目录、纸质文档目录进行新增、修改、删除等操作，主要包括文档编号、文档目录、文档类别、标签、文档简述、保管期限、文档名称、文件密级、登记人、登记日期、截止日期、是否提醒等信息，对未审核的文档可进行送审和撤销送审操作。

此外，还可以对文档上传、移交进行审批，结果分为通过和不通过，可以根据登记日期、文件目录、审核状态等信息进行搜索文档上传信息。对到期的文档进行删除和延长截止日的操作，根据操作员、文档编号、文档名称、日期等信息进行搜索操作信息等。

4、档案库检索

按不同方式查阅档案的编目号，按不同的规则查询档案所在位置，查阅图书档案的简介等，还可支持全文检索，组合检索，跨库检索，文件夹内检索等操作，通过档案唯一条形码及条件进行精准检索，即提高了档案的检索速率又节省了大量查找时间。

多元化数据搜索模式，提高检索精确度及工作效率，以适应企业快速发展模式。根据档案电子原件标题、作者、内容中的字或短句等多样化条件的全文搜索，提高电子原件利用率，多种检索方式能解决因档案数量的大导致的查找慢、效率低、准确性差等问题。

5、文件工作流

每位用户登录该系统可以查看推荐的文件，可以在线发布文件，管理员会为每一位用户授予不同的操作权限。用户如果不想发布文件还可以撤销已经编辑好的文件，管理员如果发现授予用户的权限不对，也可以撤销对用户的授权。

如果文件超出了借阅时间系统会提醒用户，用户可以选择自己喜欢的文件进行收藏。

6、报表管理

晨科还有报表数据管理功能，文档借阅报表按申请日期统计两个日期时间段之间申请通过的借阅数量；档案入库报表按录入日期统计两个日期时间段之间的文档数量。

7、数据备份和恢复

自带备份工具，可以设置按小时、天、周进行周期性的本地或远程备份，包括系统内的所有数据和文档；当数据误操作或硬件发生损害时，可以通过本地或异地的备份文件进行系统恢复，保证数据的高可用性和灾难可恢复性。

开放高度集成

单点登录对接企业微信、钉钉、LDAP/AD，实现手机打开企业微信、钉钉，一键扫码登录、方便快捷；还可以对接LDAP/AD，直接使用LDAP/AD账户登录，统一用户认证通过身份认证的整合，实现应用系统的集成。

利用开放接口与您的业务系统高度集成，不但可以通过标准的开放接口，还能根据需求快速配置并发布自定义接口，实现与第三方系统快速对接，还可以通过接口对接，实现文件系统与您的其他业务系统高度整合，使文件在各个系统之间实时高效地共享、流转、同步、交互。

多层安全框架，保障系统安全

所有网络中传输的数据都使用SSL技术，防止被泄漏篡改，同时使用SSL技术、结合U盾、MAC地址绑定进行安全认证；基于岗位权限控制策略，实现任意级别业务的访问控制，实现不同用户间，上下级间数据操作和查阅权限的严格控制；使用单向加密技术，保护或隐藏敏感数据防止被偷窥；通过会话安全认证机制，防止仿冒会话和恶意攻击。

文件管理是一个公司管理的重要联系枢纽。不论公司规模大小，都需要有一套完善的文件管理系统，才能更好地为公司业务的发展服务。如果您对晨科文档管理系统有购买需求，欢迎咨询云巴巴数字化顾问，为您提供数字化咨询、选型，采购和技术服务！

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