HR如何做好文档管理？2号人事部万能人事表格来了！

已经积累了1G的资料包还没解压，已经修改过13版的合同模板还有隐性风险，已经拟好的人事流程表格V2.0还没共享，已经完成审批流程的4份转正通知书还没处理，已经打印好的离职证明复印件还未归档……

每个人力资源部门背后都有大量的文件，对这些信息的管理并不总是那么简单。一些公司使用人力资源系统来处理与员工相关的表格、流程和程序。但是，纸质文件和工作流程仍然存在差距。纸质文件继续流通，任务不受约束。

在当下，文件本身就是生产力，企业拥有知识资产，就拥有竞争优势。那么我们如何在企业中梳理？如何应用系统工具进行文档管理？

HR如何做好文档管理？

然而，企业知识固然重要，但要将企业文档管控好，并不容易。

问题1：企业知识内容复杂、系统众多，如何收集和分类？

问题2：面对大量的文档，用户如何快速定位和检索？

问题3：当企业文档被统一管理，如何确保文档自动归类与调用？

那么HR如何做好文档管理？

1）创建系统化文档管理平台

要解决企业知识内容复杂、系统众多，不知如何收集和分类的痛点，需要我们创建一个统一的系统化文档管理平台。

这一平台要求能够满足各环节文档管理人员可以通过相应的系统流程完成企业文档从收集、输入、整理、归档到再利用的全生命周期管理，并且要拥有科学的分类框架，以便后续查阅。

2）简单化企业文档利用方式

传统的文档利用，需要经过层层的线下签字审核并逐一查找，非常耗时，严重降低档案利用率，不利于企业发展。

企业文档高效管理的第2个要求是要简单化文档利用方式。这要求企业信息化文档管理平台，需要配备完善的文档搜索和归还功能，支持线上流程化的方式，缩短文档流转周期。

面对这样的情况，2号人事部全面升级版“万能人事表格”就是HR的超级救星！

2号人事部万能人事表格来了

2号人事部，是中国第一款即租即用的HR效率软件。企业使用2号人事部，能够借助其先进的SaaS场景化设计，低成本、高效率地完成包括员工管理、招聘管理、考勤打卡、薪酬计算、社保管理、培训管理、OA审批、用工风险管控、人事盘点等繁琐工作，支持40+统计分析报表、50+统计分析图表自动生成，多个模块多维度数据统计，可以帮助HR与企业管理者做出更有效的决策，全面把控企业成本。

2号人事部的万能人事表格功能，让HR文档管理效率大幅提升！

1、在线就能编辑80%人事常用表格

2号人事部——万能人事表格——囊括80%HR常用的人事表格，各种通知、证明、合同、协议表格分分钟搞定，支持在线编辑，快速添加信息，自动归档。

20几种标准表格，通知与证明、合同与协议等等，在线编辑，随时保存，随时取用。支持添加新模板，自定义编辑文字，排版，像用Word编辑一样方便。

智能同步员工信息，使用标签参数，自动添加。预览→微信发送给员工确认→在线打印→保存至员工档案，严谨的流程几秒钟就搞定。

可上传其他常用人事文件，供部门HR下载共享使用。就如同云盘一般，从此再也不用担心用“表”问题，HR可以设置需要的具体表格内容后即可去使用让大家彻底摆脱找“表”困扰。

2、批量开具多人证明，各种手续全搞定

您可以批量选择员工同时开具表格，比如批量办理入职时开具多人的聘书、批量办理转正时开具多人的转正通知书等等，一键办理各种手续。

全新升级的2号人事部“万能人事表格”，新增加了更多灵活的自定义功能和更强大的Excel模板工具，让HR“表格”、“表姐”们从此以后再也不用加班做表啦！微信发送给员工，员工在微信端即可实时接收查看。

在企业管理中，文档是知识的沉淀，是企业软实力的积累，利用先进的企业文档管理工具，可以避免因为文档管理不善而造成企业知识流失以及协作效率低下等问题。目前2号人事部已经在云巴巴平台上线，云巴巴作为数字化转型优秀服务商，也会为客户选择更多数字工具，如果您有任何需要可以联系我们！

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