开国大典唯一酒企，红星如何靠3名财务搞定了600人队伍？

从“每个人心中都有一颗红星”，到“敬不甘平凡的我们”；从“没有痛苦不算痛快”，到“将所有一言难尽一饮而尽”，朗朗上口的广告语背后，是已经陪伴大家走过70多年的红星二锅头。

 

作为唯一一家参加过开国大典的酒企，同时也是中华老字号企业与国家非物质文化遗址等称号的享有者，红星二锅头一直将“为人民酿好酒”为使命。这样一家赫赫有名的传统酒企巨头，在财务数字化建设中，是如何靠着3名财务服务了600人的业务与后勤队伍呢？

 

周维

红星股份财务部费用主管

 

 

国家“十四五”规划战略中明确提到了，要构建数字经济体系，红星股份作为国有企业，有着明确的社会责任担当，在数字化建设中也应走到前列。

 

1

北京二锅头品类开创者 参加“开国大典”唯一酒企

 

1949年5月，红星前身——华北酒业专卖公司实验厂成立，其后收编源升号等十二家老酒坊，全面继承了北京二锅头传统酿造技艺。作为北京地区第一家国营酿酒厂，酿制出第一批红星牌二锅头酒，向新中国的诞生献礼。由于出色完成任务，红星成为唯一一家参加过开国大典的酒企。同时，红星也成为北京第一家将二锅头工艺名称用作产品名称的企业，开创了北京二锅头品类。

 

红星是著名中华老字号企业和国家级非物质文化遗产保护单位，70多年来始终践行“为人民酿好酒”的历史使命，成为老百姓餐桌上的当家酒。

 

 

2

鱼和熊掌可兼得，数字化费控与“一站式”差旅不必二选一

 

红星股份财务部费用主管周维坦言，红星业务体系庞大，业务人员分散在全国各地，有时需要深入到县、乡、镇、村中开展业务。由于采用传统纸质报销，并且统一管理，因此报销周期普遍较长。

 

周维举例称，很多外地业务人员，自身差旅量较大、单据较多、行程较长，往往需要员工自行垫资，业务人员每月出差费用少时3000-5000元，多时可达10000元以上。如此高的垫资费用，不仅个人经济压力较大，而且员工差旅体验不佳。

 

同时，当月纸质单据要寄回本部报销，需要一定时间单据传递过程，有时需要一周甚至更长时间。而一旦票据出现问题，或报销不符合规范，总部财务还要打回当地业务人员重新提交，一来二去员工报销周期进一步拉长，大部分员工报销周期普遍都在10天以上。

 

周维表示，国家“十四五”规划战略中明确提到了，要构建数字经济体系，红星股份作为国有企业，有着明确的社会责任担当，在数字化建设中也应走到前列。因此集团上下决定，依托外部优质资源，引入数字化财务费控管理系统，积极完成自身数字化转型，并在官网发布招标公告。

 

红星股份希望通过费控系统实现费用精准管控，对差旅标准进行差异化管理，确保费用的合理性与合规性。通过财务系统OCR识别与防伪验真功能，实现自动验票减少财务人员审核工作量，缩短报销周期。

 

同时，财务系统要能够对接商旅平台，为员工差旅提供“一站式”服务，统一对公付款，使因公消费更加透明合规，减少业务与财务因报销产生的工作量。最后，财务系统要能够对费用管理全流程数据自动抓取，具备多维度分析能力，最终产生费用分析报表。

 

经过多轮分析探讨后发现，合思·易快报无论在前端预算管理费用管控，还是在差旅资源运营，差旅标准管控等诸多方面，都非常贴合红星当下的需求，进而决定开展合作。

 

 

3

报销、审批周期双减，业财融合的最佳平衡点在这里

 

随着项目组的入驻，通过深入沟通了解，红星希望将费用预算与部门项目预算相关联；将差旅费用自动生成报销单并提交；将业务人员出差申请单、招待申请单、公关申请单进行关联，方便集中管理。同时，解决财务人员工作中普遍反映的发票量大、单据量大、凭证量大等问题。

 

针对以上需求，项目组在同一个预算包内拆分了部门预算和项目子预算，方便预算精细化管理；利用“随手记”功能，将报销单据自动生成、自动提交；通过将出差、招待、公关单据转换为三种费用类型归入一张单据中，实现集中管理。

 

利用智能发票识别与验真、多渠道三方支付、“EAI Pro”一键生成凭证等功能，彻底解决财务工作中发票、单据、凭证量大的问题。

 

周维表示，从去年十一月份系统正式上线至今，红星股份利用合思·易快报费控报销系统+“无需报销”解决方案，处理各类型差旅单据及日常费用报销单据共计 13000多笔。

 

此前，红星仅销售业务端，每月产生的各类差旅发票量多达2000多张。在应用了合思·易快报“无需报销”解决方案后，员工差旅费用更加透明合规，报销周期也由此前14天压缩到7天内。财务人员发票量处理缩减50%以上，费用管控支持多维度、多要素设置，相关时报额、标准额、超额等提示信息更加透明化，合规信息自动标记在费用单据上，整体审批时间缩短15%。

 

业务人员非常愿意在合思·易快报聚合消费平台订购机票、火车票、酒店，消费场景覆盖超过95%，在公司统一付款统一开票后，员工差旅无需垫资、无需开票，更无需报销。

 

周维认为，财务是任何一家企业最重要的服务部门。在红星与合思·易快报开展合作后，财务人员的服务能力得到进一步加强。目前，依托数字化的费控系统，红星仅靠3名财务就精准服务了600多人的业务与后勤团队。

 

通过合思易快报财务费控系统，财务找到了服务业务的最佳平衡点。过去，遇到报销问题时，财务都需要花费大量时间与业务人员交流，不仅耗费时间精力，财务也无法聚焦更高价值服务。

 

而现在，依托合思·易快报“无需报销”解决方案，红星股份所有因公消费场景全部线上化，通过OCR自动识别，发票验真自动查重以及价税自动分离等功能，财务工作效率得以提升。

 

随着所有财务管理制度嵌入系统后，业务人员报销时能够清晰了解各项规章制度，减少了业财之间的沟通成本，整体报销体系也更加合规，降低财务风险。

 

 

4

从管控到提供决策分析，无需报销“让有限更有效”

 

财务数字化建设是政府积极引导之下的新趋势，近年来财政部联同各级管理部门相继推出了多项电子发票、电子会计档案等政令法规。周维表示，国家政策的接连推出已经预示了未来必将是全面电子发票、电子会计档案时代。广大企业必须要做好全面准备。

 

尤其是，电子会计档案相较于纸质档案有着不易篡改丢失、安全性高、存储便利等优势。两者在归档方式、制档方法、保存管理上有着本质区别。企业必须要建立符合自身需求的财务信息管理系统，并在管理制度上针对电子发票、电子会计档案做出积极调整。

 

在合思·易快报看来，企业财务数字化转型除了离不开智能化的财务系统，更要发现传统财务流程中过度依赖事后管理的痛点。“报销之所以长期成为事后管理，是因为非数字化时代，企业员工消费过程是不连通的，消费行为和环节无法在事前和事中得到管控。”合思·易快报创始人兼CEO马春荃表示。

 

正因发现了这一关键痛点，合思·易快报带来了“无需报销”解决方案。通过与数字化费控系统相结合，利用数字化手段打通了企业财务管理全流程，实现财务管理全程的自动化流转和消费行为的全流程管控。

马春荃认为，费用管控是一种基础性动作，而决策分析是更高维度的战略。“无需报销”最终目的并非重在管控，而是要为企业提供科学、精准、智能、敏捷的决策分析。

 

不止于此，在“无需报销”解决方案下，企业实现了统一费控标准、统一发票台、统一收银台、统一服务台的一体化消费管理模式，帮助企业进一步营造安全合规、健康有序的消费场景与支付环境。

 

挖掘资源是有限的，创造价值是无限的。正如合思·易快报“让有限更有效”的企业使命，未来将有更多企业利用“无需报销”解决方案，打通业财之间的关键通道，通过数字化工具发挥出数据的更大价值，赋能企业经营与管理。

更多产品了解

欢迎扫码加入云巴巴企业数字化交流服务群

产品交流、问题咨询、专业测评

都在这里！