云巴巴案例秀 ‖ 这家制造企业如何优化采购管理,2人扛起2400+物料采购?

来源: 云巴巴 2023-01-03 18:02:13

  2022年,经营了36年的东莞电子大厂(爱高)宣布停业,再次让大家感受到制造业经营过程中的难点。整个大环境开始经济下滑,让制造企业不断调整经营战略,缩紧生产,节约资金,开源节流。

  企业要想在未来的发展下稳步前行,就不得不积极管控和优化采购管理,让企业资金每一分每一毫都能用在刀刃上,不能有一丝浪费。

  为此,企业的采购管理把控和优化不再是一个采购部门解决的事情,特别是在制造行业,采购成本甚至占比产品成本的60%以上。目前的艰难困境,必须联动研发、生产、仓储、销售等各个部门一起来进行供应链集成优化,这样才能真正让企业立于不败之地。

  上海嘉益电器设备有限公司是一家全球互感器行业的领先制造商,一直面临着供应商数量多、采购繁杂等问题,从询价招标、订单下发、物料跟催,到交付和对账的流程极为繁杂,往往需要十几人的采购团队。

  在选择了携客云SRM平台后,采购团队缩减至两人,就扛起了每月与上百家供应商协同2000+物料的重担,为公司给博士、西门子、ABB等全球大型知名电器领域用户的订单保质保量、准时交付提供了保障。

icon 嘉益电器采购难题凸显

  大多数制造企业的采购都是从询价问标开始的。如果说成本是企业的生命线,那么询问标价就是控制产品成本的重要组成部分。

询价招标难整理

  400+物料,160+供应商,物料图纸都不一样,供应商供应能力参差不齐,为了做到对物料的价格了然于胸,员工每天都会拿一个小本子记录行情物料价,并通过excel对价格进行分析总结。由于要关注的物料行情数目众多,对每天都有繁重订单跟进工作的人而言,无疑是雪上加霜。

  此外在大多数情况下,供应商们接到嘉益电器的招标询价信息后,都需要对物料的价格成本进行核算,由于各个供应商的规模不一,实力水平不一,核算报价的内部协同流程也不一,招标的及时性就成了问题。

  其次,采购员在报价整理方面同样也需投入大量精力。嘉益电器采购员以前主要通过邮件、微信将物料的图纸信息传递给供应商,然后电话跟进物料的报价信息,整理归纳后再结合供应商的综合实力才能做出选择,以较高的人力投入才可能换取合适的价格。

订单信息难记录

  嘉益电器每月都会有700条左右的采购明细,这对于采购部来说是相当大的挑战,之前的工作状态可以说是“打不完的电话,回不完的消息”。

  以采购员经常遇到的订单跟催为例:以前,采购员通过邮件给供应商下发订单后,还需电话/微信多次跟进,若交期/数量发生变更,也需要反复更新表单,订单信息十分零散,不利于进行采购统筹管理。

模具物料难管理

  除了日常询价招标、采购跟催,模具管理也是嘉益电器采购部的重点工作内容之一。

  以前为了管好模具,采购部会用excel表格来记录模具的流转与使用寿命情况,每次发生流转,都需要打印表格并签字确认。如果模具流转次数不多,这个方法还比较管用,一旦多次流转后,用表格来做记录的方案就显得不那么可靠,甚至漏掉记录、重复记录。

  而且纸质的表格单据也不易于保存和分享,要多次查询翻找才知道模具的具体位置与使用情况,给管理带来了极大的不便。

icon 携客云SRM解决采购难题

  携客云——一家专注为制造业提供新一代云SRM(采购供应链协同管理系统)的SaaS服务商,只需传统软件10%费用便可帮助制造业开启数字化之旅,同时维护成本降至0,这无疑降低了SRM在国内制造业的准入门槛,提高SRM在制造业的渗透率。

  嘉益电器引入携客云SRM平台之后,采购管理的效率大幅度上升,难题困境也得到了有效的解决。

询价招标,控制成本

  如何能让采购部实现高效益的询价招标?嘉益电器将含询价招标在内的采购流程从线下搬到线上,通过携客云构建一套供应链数字化管理系统。

  嘉益电器采购员可以通过携客云快速建立询价招标项目,一键将招标通告实时发送至所有受邀供应商;供应商在截标前可随时更新标书,嘉益电器内部人员只有在截标后才能查看供应商报价等信息,有效提升招标的高效、公平公正。

  在报价完成后,系统会自动生成比价看板,嘉益电器采购无需做任何数据整理,结合供应商绩效数据、历史价格、历史核价,在线勾选被采用的供应商,便可将结果发布通知相关供应商。

  通过携客云公开询价招标的模式,嘉益电器的两位采购员告别了过去费时费力,手工整理报价的方式。每次询价招标,都能轻松快捷的找出优质的供应商,降低采购成本,提升价格竞争力。

平台记录订单信息,井井有条

  嘉益电器与供应商通过携客云协同订单信息,信息不用在多个平台流转,双方协作十分顺畅。供应商可以在线处理待处理事项,订单的交期/数量变更都在平台有迹可循,管理人员随时进入系统都可查看订单的最新最全信息。

  此外,由于嘉益电器的供应商们使用的ERP系统各不相同,送货单的格式根本无法做到统一,有些小规模供应商甚至是手写的送货单,仓库工作人员经常性遇到物料编码/名称与内部ERP系统不一致或者是难以辨认的情况,给收货录料工作带来了极大的困扰。

  嘉益电器就可以在携客云平台自定义设置送货单格式,供应商配合上线应用后,即可统一打印出与嘉益电器内部ERP系统物料编码/名称一致的送货单,仓库扫描送货单上的条码信息,与来料实物进行核对后,通过简单的点击确认就能高效精准地完成物料收货工作。

特殊模具的精准管理

  嘉益电器已经在携客云平台建立了大部分模具的档案,供应商可在线更新模具累计总压模次数,平台实时显示模具的使用寿命和剩余寿命,以供采购部参考是否需要召回该模具进行维修保养。

当供应商遇上产能不足,模具需再次外发时也可在线新建模具的转移信息,从而使嘉益电器的采购部可以更轻松的跟踪模具相关信息。

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