从混乱到高效，晨科文档管理的魔力在哪里？

随着信息化时代的到来，各行各业都在积极推进数字化转型。档案管理作为企业信息化建设的重要组成部分，也越来越受到企业的重视。

然而，传统的档案管理方式是一门技术活，对工作人员有着很高的专业技能要求，它要求遵循各类档案的形成规律和特点，按照一定的原则、方法和科学的程序，完整、准确、系统地保管好档案，及时、充分地开发利用档案信息。

档案数字化则是通过利用现代化科学技术对档案资料进行数字化，是提升档案管理工作质量的重要手段。在大数据时代背景下，传统的档案管理模式暴露出的问题愈发突显，主要表现为人才储备不足、基础条件不完善、管理制度不健全，档案资源低数字化、低信息化、低智能化现象已跟不上信息化时代发展的步伐。

推进档案数字化，使档案信息在短时间内高效、准确被获取，是提高档案管理效率、推进档案工作转型的关键环节，这也是顺应档案信息化发展趋势的必然举措。

如何做好档案管理？

企业档案是指企业在生产和经营活动中形成的具有保存价值历史记录。这些记录可以是多种形式的，比如各种文字、图表、声像等。档案管理工作是企业管理工作的一个重要组成部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。

档案管理主要分为两个方向。

一是对档案资源的管理，也称为档案的实体管理。二是对档案中包含信息的管理，也称为档案信息组织。档案实体管理包括档案的收集、整理、鉴定、保管等内容，通过档案资源建设来设计合理的馆藏体系，为档案现代化建设打下基础。

那么档案管理怎样才能做好呢？

对于部门来说，为保证公司档案归档的完整性、及时性，提高档案完成效率，各部门应高度重视档案，提高档案存档意识，档案形成时应及时收集、整理，并按公司归档计划完成归档工作。

对于个人来说，公司每一位员工均应提高档案管理意识。强化自身档案管理能力。存档方面确保档案的完整性；借阅档案时按照“及时借，按时还”的原则，爱惜档案，珍视档案。

晨科文件档案管理系统

晨科软件全新的文件档案管理系统，旨在帮助企业更加高效地管理档案，也可以与内部的OA办公自动化和DPM设计过程管理，或者与MIS信息管理系统相结合，形成更加完善的现代化信息管理网络。

不同行业的文件档案解决方案都有一些共同的特点，同时也具备为满足各行业特性而独具的功能特点。晨科软件为不同行业的客户提供了多种文件档案解决方案。对于一般企业客户，提供文件和档案管理系统；对于制造业客户，提供ISO文件管理系统；针对制药行业客户，提供GMP档案管理系统等等。

它包括各类数字信息采集系统、数据管理系统、发布利用系统、安全防范系统、文档数字化系统等。它还包括目录数据（文件、档案、资料）、全文数据、多媒体数据（图片、图纸、图像）。

系统特点

支持多种档案收集方式

支持在线移交、在线收集、离线采集等多种收集方式。

面向工程项目档案收集的解决方案

针对工程项目档案数量大、周期长等特点，系统提供归档模板、离线采集等多种功能，解决了工程项目档案管理的难题。

档案整理过程自动化及智能化

灵活快捷的著录方式，自动排序、编号、组卷、装盒等功能，最大限度实现了自动化，提高了档案工作效率。

提高用户服务水平

提供在线查询、在线预览、下载和到期提醒等功能，为客户提供全面信息增值服务。

数据统计和报表

提供各种统计报表，方便对文件档案管理工作的监控、评估和管理。 资产管理软件可以追溯物资各个环节动态管理。

档案借阅

系统同时支持电子和纸质档案的借阅。电子借阅到期后，系统会自动收回档案。系统会将申请自动递交档案库管理员审批，也可以自定义档案的借阅流程。

功能详情

1、通知公告管理

我的消息管理

查看发送给我的消息，发送维护通知公告信息；

可以显示自己的评论；

可以根据编号、标题、发布人等信息进行搜索公告信息；

可以双击查看通知公告详细信息。并对该信息进行评论和已阅，主要包括编号、标题、类型、发布人、时间、正文、发布人ID、标签、新人必看、发布目标、附件等字段信息。

发布维护管理

可以对公告进行发布、移动、删除、修改等操作；

文件发布可支持上传附件以及设置发布目标；

可以查看每个公告的评论，并对每条评论可进行删除操作；

可以根据编号、标题、发布人和类型和标签等信息进行搜索公告信息。

2、文档借阅管理

文档查阅管理

文档分为纸质文档和电子文档；

每个文档都可以双击明细可查看文档的详细属性；

每个文档都可以进行预览、下载、打印等操作；

可以根据登记日期、文档密级、文档目录、文档名称、文档编号、审核状态等信息进行搜索文档信息；

还可以查看每个纸质文档的档案位置。

借阅申请管理

可以对每个电子文档和纸质文档进行借阅申请，每条申请都包含审批状态；

可以对审核状态为以审核的申请记录进行删除操作；

可以根据申请日期、文档编号、文档名称、审批状态等信息进行搜索借阅记录。

借阅审批管理

可以对提出的借阅申请进行审核操作；

可以对纸质文档进行确认借出和确认归还等操作；

可以根据申请时间、文档一般户、文档名称、审批状态等信息进行搜索借阅记录。

3、文档维护管理

目录管理

可对电子文档目录、纸质文档目录进行新增、修改、删除等操作，并设置该目录的权限。

电子、纸质文档

可以对每个文档进行新增、修改、删除等操作，主要包括文档编号、文档目录、文档类别、标签、文档简述、保管期限、文档名称、文件密级、登记人、登记日期、截止日期、是否提醒等信息，对未审核的文档可进行送审和撤销送审操作；

可以根据文档编号、文档名称进行集中查询文档记录；

文档在进行管理员删除的时候是根据文档编号和文档名称。

档案移交

可以通过移交申请把档案移交给别人，可以删除移交申请。

文档审批

可以对文档上传进行审批，结果分为通过和不通过，可以根据登记日期、文件目录、审核状态等信息进行搜索文档上传信息；

可以对文档移交进行审批，结果分为通过和不通过，可以根据登录日期、文档编号、文档名称、审批状态等信息进行搜索文档移交信息。

到期提醒

可以对到期的文档进行删除和延长截止日的操作，可以根据日期来查询文档信息。

文档标签打印

可以根据文档编号、文档名称等信息进行搜索文档信息，选中文档之后，可以导出文档标签。

操作日志

可以根据操作员、文档编号、文档名称、日期等信息进行搜索操作信息。

4、档案库检索

按不同方式查阅档案的编目号；

按不同的规则查询档案所在位置，查阅图书档案的简介等；

可支持全文检索，组合检索，跨库检索，文件夹内检索等操作；

通过档案唯一条形码及条件进行精准检索，即提高了档案的检索速率又节省了大量查找时间；

多元化数据搜索模式，提高检索精确度及工作效率，以适应企业快速发展模式；

根据档案电子原件标题、作者、内容中的字或短句等多样化条件的全文搜索，提高电子原件利用率；

多种检索方式能解决因档案数量的大导致的查找慢、效率低、准确性差等问题；

快速准确的检索，可以为企业决策和提高工作查证提供利用。

5、基础数据

数据字典

保管期限，文档密级，审批类别，转换类别，文档类别，文档标签，通知公告类型，通知公告标签，服务器地址设置，默认封面等信息。

目录管理

可以对电子文档的目录及权限设置进行新增、修改、删除等操作。

档案管理

可以对纸质文档建立档案室，每个档案室都有档案柜名，每个档案柜名都有档案柜层，每个档案柜层都有档案盒，对档案室、档案柜名、档案柜层、档案盒进行新增、修改、删除等操作。

密级权限设置

可以对每个密级的读和下载等操作进行权限设置。

岗位权限设置

可以对每个岗位的读和下载等操作进行权限设置。

部门编号设置

可以为每个岗位修改岗位代号。

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