“减负”14万笔财务单据处理量，能链集团数字化转型成功秘密是什么？

2019年双方达成合作，合思·易快报系统上线后，已累计处理各类财务报销数据与差旅审批单据共计14万笔，数字化系统帮助财务人员实实在在减了负，财务整体处理效率提升50%以上。

 

报销效率大幅提升，此前超过2周的报销周期，现在普遍1周以内就能到账，员工不再因报销慢而吐槽。

 

财务减少了发票验真环节，避免了电子发票重复报销，财务手工复核的工作量大大减少。

 

核销借款及回票困难的问题，通过易快报系统自动处理得以解决，降低了财务大量工作，并且报销发票影像能够本地存档。对于管理层而言，公司的预算管理有了明显抓手。通过事前、事中多维度审批，能在事后围绕预算执行情况进行科学的经营决策分析。

 

更重要的是，在合思·易快报无需报销解决方案下，能链差旅在线预订机票、火车票、酒店等可以实现公司统一付款，员工无需垫资、无需开票、无需提单报销。

 

同时，备用金占比过多的情况，在“无需报销”解决方案的帮助下，得到根本解决。而这一切的改变，还要得益于能链与合思·易快报的深度合作，能链集团信息部负责人谢小平表示道。

 

谢小平

能链集团信息部负责人

 

数字化发展进入“下半场”，财务工作进入转型关键期。不仅涉及技术迭代，更关乎管理迭代。在这个过程中，财务人员要积极向业务靠拢，走进业务成为业务忠实的伙伴，因此财务BP岗位现在广受关注。

 

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      新时代能源变革推动者

 

作为一家能源产业物联网企业，成立于2016年的能链已经拥有团油、快电、能链云、能程科技（能链物流）、能链综合能源港、能链便利、能链企服七大业务，覆盖全国约1800城镇，涵盖油、电、氢、气等多个能源品类，并于2022年获得了数亿美元E轮融资。

 

 

能链为上万家企业提供加油、充电能源数字化解决方案，帮助司机尤其是商用车司机省油费，助力物流企业降低成本，服务民生与实体经济。

 

 

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企业发展快，财务系统也在持续升级迭代

 

由于企业发展速度太快，对能链集团的财务管理带来诸多挑战。财务管理缺少抓手，尤其是报销流程过于缓慢，成为了员工主要“吐槽”点，能链信息部负责人谢小平表示道。

 

不仅员工反映报销速度慢，财务也反映发票与账务处理工作量大而且十分繁琐。尤其是电子发票越发普及的情况下，财务还要处理电子发票重复报销的问题。此外，财务还要处理清缴借款欠票等问题。

 

在谢小平看来，很多企业在高速发展初期，大多将精力放在了业务拓展层面，很少关注内部数字化建设，财务系统更是属于“刀耕火种”状态，使得企业信息管理水平严重滞后于业务发展速度。

 

或许在企业成长初期，财务数字化系统滞后的影响还不太明显。但当企业发展到一定程度，人员数量突破一定规模时，财务系统的问题将越发凸显，容易制约业务拓展与公司前行的步伐。

 

 

当认识到这点问题时，能链开始积极关注财务数字化系统建设，谋求完成财务数字化转型。一次偶然的机会，能链CEO受邀参加了合思·易快报举办的交流会，在了解到合思·易快报专业的服务意识与优秀的产品功能后，决心展开合作。

 

 

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深入沟通，共同解决合作难题

 

回顾整个合作过程，谢小平认为从项目启动，到后期的交付、实施、应用，整个过程是十分顺利的，双方团队在遇到问题时能够积极沟通解决。

 

而在合思·易快报能链项目组交付顾问李颖颖看来，能链有着客户特殊属性，有时候业务支付存在跨月情况，原做账逻辑复杂且不易管理。在双方团队的共同探讨下，调整了相关做账规则，可以起到对跨月支付业务的有效管理。同时，配合易快报“EAIpro”功能，实现了当天业务自动流转入账。

此外，能链业务体系复杂且统计报表分析工作量大，业务审计时效也相对较慢。项目组为能链定制了部门分析表、审批时效表等各类数据分析报表。

 

伴随着项目落地，整个系统得以高效运转。在这段时间内，通过合思·易快报费控体系与“无需报销”解决方案，为能链处理了14万笔的各类财务数据与差旅单据。员工报销周期从超2周，缩减至1周以内，备用金使用情况得以优化，占比持续减少。

 

发票自动流转、自动验真，杜绝了发票重复报销的情况。基于智能化价税分离功能，自动计算票面税额。通过对借款单据精准管理，方便管理层实时查看借款情况，并能批量催缴欠票欠款，大大提升了备用金管理效率。

 

利用“权限分离”能力，系统将员工使用权限与财务管理权限分离，彻底摆脱权限混乱的情况。针对不同业务，审批流程能够共用且能灵活配置，管理审核效能与规范得以提升。

 

 

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“五大”财务数字化转型经验

 

从2019年到现在，能链与合思·易快报已携手走过4年。这期间，身为能源产业物联网企业，能链总结了大量财务数字化转型，与业财融合的宝贵经验。

 

谢小平表示，数字化发展进入“下半场”，财务工作进入转型关键期。不仅涉及技术迭代，更关乎管理迭代。在这个过程中，财务人员要积极向业务靠拢，走进业务成为业务忠实的伙伴，因此财务BP岗位现在广受关注。

 

而财务BP的发展，必须要与现行业务迭代紧密结合，逐步将业务需求切换至财务口径，去帮助业务梳理解决问题。

 

对于正在规划建设财务数字化系统建设的企业，谢小平也给出了他的建议：

 

不建议自研系统。对于发展中的企业而言，自研系统需要专业的技术力量，以及长期大量的资金与人员投入，并关切自研系统在稳定性方面需要持续做好保障。

 

借助专业厂商的力量完成转型工作。建设数字化系统时，企业可以选择专业的财务系统供应商，紧密合作积极沟通自身需求，去共同做好财务数字化转型。

 

系统搭建前做好全局规划。财务数字化系统作为企业战略的重要支持，在搭建之初就要考虑到如何服务公司战略与业务推进，需要紧密贴合公司实际情况并逐步优化迭代。

 

建设要分阶段推进。任何一家企业的财务数字化系统建设乃至数字化转型升级，不是一蹴而就，而是漫长且复杂的过程。因此，需要优先打好基础，再进行优化升级。

 

保持良性互动。合作过程中，企业要与供应商间形成良性的互动氛围，积极沟通需求，并引入新的应用场景实现降本增效。

 

 

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践行“客户第一”，是要帮助客户解决最深问题

 

回首4年合作经历，谢小平总结了八个字“合作信任，共同成长”。在他看来，两家企业始终以共同的价值引领，通过互惠信任实现了合作共赢。

 

在合思·易快报的“基因”里，“客户第一”理念是价值观的首位。践行“客户第一”不仅要以客户需求为导向，优化产品、提升服务，更要发现客户经营中的“难点”、管理中的“痛点”、运营中的“堵点”。

 

通过多年实践经验积累，合思·易快报发现了传统事后管理的费控报销模式成为了广大企业最大痛点。不仅员工报销流程繁琐、周期漫长，需要事先垫资，员工体验感不佳。

而且誊抄、统计、归档等步骤繁杂无比，重复机械的工作占用财务大量工作时间，同时还要防范税务风险，财务工作压力极大。

 

针对于此，合思·易快报为业界带来了“无需报销”解决方案。通过数字化手段，打通整个财务报销流程，将事后管理向事前、事中靠拢，实现财务管理全程的自动化流转和消费行为的全环节管控。

 

在合思·易快报创始人兼CEO马春荃看来，“无需报销”解决方案最终目的不是管控，而是要帮助企业敏捷地做出决策分析。伴随着电子发票、电子档案工程的持续推广，企业财务数字化转型升级进入关键期，未来的“无需报销”必将成为费控报销领域的“无人驾驶”技术，引领行业前行发展。

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