适合中小企业的协同文档管理工具,一文带你速览头部产品

来源: 云巴巴 2022-09-16 17:54:41

 

  每个社畜都经历过被 Office 支配的恐惧。

  凌晨2点,刚做好的文档崩溃,能让一个成年人瞬间不知理智为何物;节前给到客户的 Word 发生乱码,分分钟让五一堵在景区的你,明白什么叫进退两难;当你蹦迪你侬我侬时,甲方告诉你文档要有小改动,可你手头跟本没有电脑,文件还存在办公室。

  经历过内心世界的不断崩溃重建才发现,文档管理工具才是提高效率的第一步。

  21世纪,一个全新的信息化时代,从最初的传统办公到现在的信息化办公,一个世纪的跨越造就了各种大数据的诞生。在这个数据横行的时代,文档管理产品市场逐渐兴盛起来,文档作为企业的智慧信息的载体,在企业发展中扮演着重要角色。

  运用计算机技术进行企业电子文档管理和应用,标志着文档管理的现代化,然而企业要想实现文档的规范化管理,光靠人力是远远不够的,必然要借助文档管理工具。

  面对复杂的业务流程、频繁的文档编辑任务和跨区域的文件共享需求,优秀的文档管理体系能够帮助企业实现安全的文档存储,高效的文档搜索,便捷的文档协作和有效的文档权限、版本、行为管控。

  由于各个产品切入文档管理市场的角度各不相同,所以有些人将知识库工具分为三类:储存型产品(如企业云网盘)、协同型产品(如石墨文档、腾讯文档)、文档型产品(如PingCode Wiki、语雀),但随着这些年的发展,这三类其实边界已经越来越模糊。

  目前,文档管理市场产品众多,企业如何结合自身需求选出心仪的产品?好的文档工具自然要做到有效管理和应用,提高员工的工作成效。

  比如文档收集的多元化,关系到文档共享成本,团队和企业需要重视;产品上手难度要低,才更有利于全面推广;产品使用成本低,试错率低;能够轻松编辑多人协作;多级权限管理数据可备份等。

  云小巴带你用一篇文章盘点了速览文档管理赛道的头部产品,希望为企业选型提供有价值的参考。

icon 石墨文档

  在一些极强调协作的办公场景,老牌云文档石墨文档是一个不错的选择。特别是在多人协作时,比如做一个选题库,或是办公室团购咖啡统计时,石墨文档体验更好。

  而且协作人、修改内容都在侧边清晰显示,基本上不会碰到被别人乱改内容还找不到凶手的情况。

  石墨文档是国内首款支持多人实时协同的云端Office办公软件。作为协同办公的基础工具,石墨提供了文档、表格、幻灯片、企业网盘等全套云协同办公产品。借助石墨文档,企业可以灵活搭建知识库,实现文件集中存储、知识沉淀和文化传承。

  通过多层级的权限设置、精细化的行为管控,能够有效降低内容泄露风险。此外,石墨文档能够在企业微信、钉钉等办公平台中快速使用,支持标准的API或SDK与企业办公系统深度集成,还支持特定功能的定制部署。

  石墨文档算是国内首款支持多人实时协同的云端 Office 办公软件,涉及用户量庞大,服务也较为全面。

icon 讯飞文档

  讯飞文档是科大讯飞推出的一款支持多人多端协同编辑的在线文档产品。无论身处何地,一键发起协作,即可与团队成员共同编辑文稿。

  有任务圈人落实,添加批注讨论,历史记录可回溯;支持多人同时处理同一份表格,可一键转为收集表,提供工作表切换、9类函数、400+公式及常用图表等多种专业功能;借助高精转写引擎,可实现会议全程录音并转写,实时编辑修改,轻松搞定会议内容存档。目前支持iOS、Android、Windows、MacOS、网页、小程序,可私有化部署。

  历史记录可以清晰地帮我们记录文档的编辑使用版本情况,在必要时可以恢复文档存储的旧版本,这是非常细微但又又是非常有必要的一个功能。

  在文档导出环节,我们可以看到「讯飞文档」目前仅支持导出为 Word 和 PDF 形式的文档,这也是目前办公场景下比较普遍使用的文档类型。

icon 鸿翼ECM文档云

  鸿翼ECM文档云提供通过多种方式收集和存储散落在各员工、各部门、各系统中的文件,形成企业内容管理平台,统一利用与保护企业数据资产,便于员工从外部接入平台,安全地检索和使用企业所有内容。

  员工居家也可以轻松查看个人工作相关的数据与文档,支持多格式文件预览,跨终端、跨设备、跨地域,让远程办公更便捷,实现随时移动办公,提升企业办公效率。

  在协作方面,鸿翼基于ECM内容管理底座,通过企业、团队及个人三种不同类型的内容库和细粒度的权限设置,为跨部门、跨区域、承担多种复杂职能的办公人员提供协作空间,清晰存储项目文档,让远程办公更规范。

  此外鸿翼文档还提供了线上培训能力,KM知识管理产品基于ECM底座,能够汇聚企业知识内容,形成知识库,帮助员工了解公司业务、复用解决方案。在工作过程中遇到问题,员工可以通过检索寻找到相关的知识,而当该问题的答案缺失时,员工可以通过发起提问,邀请相关部门的同事来回答,通过互动,进一步建设企业的知识体系。

icon 云盒子企业云盘

  云盒子是基于私有云架构的企业网盘类文档管理系统。该系统由深圳云盒子科技有限公司独立研发。

  该系统的优点在于可以将文件集中存储,让你避免文件丢失而造成的无形财产损失。在该系统内部有着即时通讯的功能,你可以在该系统中即时通讯,避免了外界社交的干扰。同时,该系统支持安卓、iOS等多平台消息同步功能,打造出高效、安全的沟通环境。

  云盒子文档管理平台支持多人在线云编辑、独占式编辑、工作流、即时通讯、催办等20多项云协作功能,进一步解决空间隔离带来的协作难题。

  其中独占式编辑是云盒子特有功能,当你在编辑某一份文件时,会自动锁住文件,其他人不能同时编辑,只能等待你编辑完成或者向你授权解锁,避免同时编辑引发的存储冲突。这个功能是很受欢迎的,也足够吸引重视协作者的注意。

icon ONES

  ONES成立于2015年,曾于2021年9月获得C轮5000万美元融资,2021年6月完成B1B2轮3亿人民币融资。其旗下共8款专业研发管理产品。

  ONES Wiki 是ONES 产品矩阵中的重要组成模块,主打研发型企业的文档知识库,主要解决企业研发管理中的协作实践能力。

  在 ONES Wiki 中构建知识库,能够将高价值的资料集中储存,解决知识碎片化、孤岛化的问题,同时也提高了知识的复用率和安全性,避免因人员流动造成知识流失和能力断层。

  ONES最大的特点在于可以和其他产品进行集成,覆盖产品研发全流程,专注于为企业提供研发管理工具及解决方案。

  以 ONES Project 为核心,Ones Performance负责研发效能分析与团队绩效管理、TestCase做测试和计划管理、Pipeline做研发管理、Plan做项目集成管理、Desk做工单管理、Wiki 进行知识性互动与管理,相互之间形成联动,互相赋能。除此之外,还提供更多丰富的模板,博客式、时间线式、全展开式等,可按需选用。

icon 泛微文书定

  泛微全新档案管理产品——文书定,提供一体化、全生命周期的数字化档案管理解决方案,让数字化成果长期保存、可查可验。

  泛微全新档案管理产品——文书定,提供一体化、全生命周期的数字化档案管理解决方案,让数字化成果长期保存、可查可验。

  泛微文书定-档案全生命周期管理,实现从档案的收集、著录、查询、借阅、利用、统计、鉴定、销毁为一体的全生命周期管理,能够和流程结合起来,经过相关领导的审批、授权后由系统自动执行。

  泛微OA天然具备电子档案管理的要素,在工作中以多种方式和渠道自动获取档案并自动归档,能够实现电子档案长期保存。同时,在档案管理过程中融入电子签能力来保证档案的唯一性和防篡改。

  可以通过可视化配置的方式轻松完成与外部异构系统的对接,后台灵活定义界面、表单、流程、权限、元数据等。让各个系统中需要归入档案系统的相应数据第一时间归档。

icon 爱数

  爱数早在2010年就开始致力于文档管理领域,2011年推出了企业级文档管理共享平台——爱数AnyShare安全文档云。

  经过6年沉淀和打磨,获得了良好的市场反馈和用户口碑,为企业的文档管理和协作提供了高效和便捷的体验。对于生产加速型工具而言,爱数AnyShare走在了市场的前列。

  而随着移动化进程的不断发展,AnyShare也特别重视在移动办公的体验设计,比如无纸化会议、微信公众号互连等体验都得到用户很好的认可。这也是AnyShare成为移动化办公工具全景视图一员的原因之一。

  AnyShare可以把会议资料开启共享,提供二维码,与会者在微信上扫描二维码,可在线预览会议资料,形成无纸化会议。

  基于企业移动化办公思考的产物,爱数还推出了基于公有云存储的企业级文档管理软件——内容家企业网盘。除了延续了AnyShare在企业网盘上的优质体验之外,内容家还加入了云收藏模块,方便用户随时随地的收藏来自互联网的文章,和团队成员进行高效共享,标注、沟通讨论等。

icon PingCode Wiki

  PingCode Wiki 是一款更适合软件研发团队使用的知识库工具,因为它和 Confluence 一样,能够将文档直接关联到软件研发过程中的某个用户故事、缺陷、测试用例等等,研发过程中的需求、测试任务、缺陷等也可插入文档。

  PingCode Wiki 是一站式研发管理工具 PingCode 中的重要模块之一。

  但这并不意味着其他团队不能使用,其他团队只是像上面提到的一些功能只是用不到,它仍旧是一个和语雀一样的知识库工具,你能够用它制作帮助文档、FAQ、产品手册、项目文档等等。

  产品能力:功能上它与腾讯文档等都属于第一梯队,以结构化的方式像书本一样管理文档、支持多人实时协同编辑、支持Markdown、富文本等多种编辑方式、支持水印、分享、页面级的权限管理、有丰富的模板库、支持一键开启演示模式等等。

icon 语雀

  语雀是蚂蚁集团内部孵化的项目,更是阿里生态企业的知识管理平台。语雀的管理模式有文档知识库、资源知识库、画板知识库、话题知识库,相当于拿一些箱子对知识进行收纳和整理,任何时候进入自己的“知识房间”都是井然有序的。

  语雀编辑器常用的编辑功能排列在页面上,一目了然。编辑文档时支持多种格式的文件,包括图片、表格、思维导图、设计文件等,还加入了OCR 识图、智能翻译等特色功能。文档大纲排列在右侧,方便查看。

更多产品了解

欢迎扫码加入云巴巴企业数字化交流服务群

产品交流、问题咨询、专业测评

都在这里!

 

评论列表

为你推荐

企业支出管理怎么办?分贝通值得一试!

企业支出管理怎么办?分贝通值得一试!

分贝通,打造以“费控+支付”为核心的企业管理平台,为你轻松解决企业支出管理问题!

2022-07-26 14:16:35

如何进行企业信息化建设步骤的编辑

如何进行企业信息化建设步骤的编辑

活不多说,直接上干货。 实现企业信息化先进行环境分析,深入分析企业所处的国内外宏观环境、环境分析是企业信息化规划的依据,行业环境、企业具有的优势与劣势、面临的发展机遇与威胁等。 明确企业的发展目标,发展战略和发展需求。让后要进行企业信息化的企业战略分析,

2020-05-27 15:55:29

借力腾讯PaaS, EC加速大客户市场

借力腾讯PaaS, EC加速大客户市场

如果说之前避开自研PaaS是基于商业模式的判断,那这次又踩中SaaS+PaaS组合趋势也是一种偶然吗?对此,36氪与EC的创始人张星亮展开了一次深度对话。

2022-09-08 13:59:18

营销利器企业微信,你还没有使用吗?

营销利器企业微信,你还没有使用吗?

企业微信是腾讯对标钉钉的办公软件。因为和微信有着密不可分的联系,所以很快就大家知道了。 如果你还是只知道它的聊天和工作沟通的功能就太片面了,其实,企业微信已经在获取客户的方面“一骑绝尘”了。 在12月23日,企业微信举行了2020年度大会,云巴巴严选云

2022-04-01 09:55:02

喔趣科技案例 | 以数字化赋能国有企业管理升级与提效

喔趣科技案例 | 以数字化赋能国有企业管理升级与提效

今天,我们分享一家提供专业化人力资源管理服务的国有企业,公司依托央地合作优势与行业改革发展环境,积极开展能源资源管理创新、数字化科技创新及商业模式创新等探索与实践,帮助企业提升运营效能及管理水平,赋能企业发展。

2022-07-11 14:34:01

新版升级 | “因公出行”用分贝通,究竟多方便?

新版升级 | “因公出行”用分贝通,究竟多方便?

无需垫款,也不用找时间提流程报销的方式,对于因公出行场景下的白领来说,无疑是最佳选择。利用分贝通,还可以实现商旅出行、用车、用餐、采购等几乎所有企业支出场景的覆盖。

2022-07-26 14:10:41

严选云产品

腾讯云GPU云服务器 GPU 云服务器(GPU Cloud Computing,GPU)是提供 GPU 算力的弹性计算服务,具有超强的并行计算能力,作为 IaaS 层的尖兵利器,服务于深度学习训练、科学计算、图形图像处理、视频编解码等场景。腾讯云随时提供触手可得的算力,有效缓解您的计算压力,提升业务效率与竞争力。
玄武科技DMP 游戏行业精准营销解决方案 玄武科技DMP游戏行业精准营销解决方案,告别粗放式纯靠经验的广告投放,走向精细化精准营销,从营销到转化的一站式服务。近二十年的运营商合作经验,有短信、语音、视频短信等丰富的通信下发能力。依托于丰富的数据资源,深耕用户标签能力建设。
云数据应用网关【CASB】 云数据安全网关就是一种独立的第三方数据安全服务,给客户单位存储在云端的结构化和非结构化数据进行加密
企业级搜索引擎 企业级搜索引擎致力于为企业提供AI时代的智能搜索服务,通过对企业中散落在各系统中的数据、内容进行统一管理和高效利用。
云道智造新一代云仿真平台Simcapsule 云道智造结合仿真软件专用化趋势,构建新一代云仿真平台Simcapsule,为细分行业专用软件开发者提供仿真软件的快速开发、在线运行和市场推广云平台。支持私有云和公有云部署,可通过任何支持 HTML5的浏览器随时随地跨终端访问平台、在线使用仿真应用。
长亭科技 金融行业应用安全解决方案 长亭科技金融行业应用安全解决方案,从安全防御和业务发展角度出发,充分考虑提升企业安全建设价值。提升安全技术能力,完善安全保障机制,有效支撑安全防护体系运转。从关键防护环节入手来构筑企业安全塔防体系,通过产品自动化+人工服务辅助,及时发现并补齐企业安全短板。

5000款臻选科技产品,期待您的免费试用!

立即试用