云巴巴案例秀 ‖ 智能制造企业的费用管理，从纸质报销到数字化费控的升级

随着“数字中国”建设按下加速键，企业数智化转型之势波翻浪涌。根据相关机构的研究结果，中国数字化转型领军企业的优势持续扩大，并成功将数字化优势转化为营收优势，营收增速差距从疫情前的1.4倍扩大至3.7倍。企业数字化与智能化的发展方向和创新路径早已成为社会共识。

企业消费与费用管理是当前企业数字化所面临的重中之重。为何花？怎么花？谁花？花多少？花了有意义吗？员工的每一笔费用支出都在时时刻刻拷问着企业管理者，而报销的优化无法给出答案。

厚重的费控报销管理制度、冗长的费控报销流程、机械化重复的审核工作，如此大费周章的目的和出发点只有一个：管好费用。

上海仙工智能科技有限公司是一家以智能控制器和数字化软件为核心的产品组合提供商，作为智能制造领域的新兴企业，在本身数字化产品成熟的前提下，仙工智能急切需要简化支出管理流程，实现多系统的协同。

仙工智能的费用管理

仙工智能掌握世界领先的技术与理念，产品组合涵盖移动机器人控制器、各类移动机器人及相关数字化系统软件，业务遍布20多个国家和地区。员工数量的猛增，也给费控管理带来一定的困难。

1、纸质报销难

仙工智能在刚开始一直采用的是手工签单的方式进行报销。这种方式下，需要考虑到部门负责人和财务员共同的时间协调，所以单据流转的周期更长，员工报销进程缓慢。随着仙工智能的员工数量猛增，报销单据的数量也不断翻番，传统报销方式已经不太适用。
一方面，仙工智能的大大小小项目数千个，所有的成本计算均基于项目，因此根据项目进行费用结算，事后报销的方式就会导致项目结项因为报销的滞后而延迟，项目管理的时效性差。
另一方面，由于仙工智能业务遍布海内外，销售人员的出差频繁且周期长，甚至还有销售300天都在外跑业务，因此产生了大量的差旅报销。再加上员工每次提交单据都是附上十多张的发票量，员工信息填错等来回修改、审批，财务有些不堪重负。

2、独立系统降低效率

仙工智能早在2020年就开始做企业数字化方向的布局，购买了一批、人事系统、费控系统、ERP等，但是彼此间并没有信息互通与数据连接。这就导致仙工智能需要大量的人工系统维护费用，包括财务入账、员工入职等信息的同步。

例如，过去会计需要用excel表手工制单后导入财务系统，尤其是繁杂的费用类支出，耗费大量的时间，做了太多重复性工作，降低了工作效率。

数字化费控的升级

分贝通实现了费控+支付+场景“三合一” ，定义下一代企业支出管理平台，通过企业支付+员工垫付报销实现无死角覆盖全部企业费用支出，为高成长企业带来一站式的企业支付体验，帮助财务更高效、更数字化的管理费用支出。

可以说，在管理和支持企业支付上，分贝通的功能是无界的，但与此同时，又有着深刻的边界意识，那就是聚焦应用层业务，而不触及银行的核心存贷汇和账户、资金、交易、结算等底层业务。

利用分贝通，仙工智能实现了从纸质报销到数字化费控的全面升级。

1、一站式的费控报销

仙工智能在调研费控报销系统时，发现市面上产品基本大差不差，但本质上还是将线下审批填单工作转移到线上的逻辑，最终还是需要人工打印、贴票。此类换汤不换药的方式没有解决核心问题。

选择分贝通，是基于其减少90%以上报销的同时，还能够满足额外报销的一站式能力，很好的解决仙工智能在人员快速扩张，报销量激增状态下的管理。
利用分贝通，仙工智能的所有员工均能够在平台上进行统一的商旅、采购消费，由公司统一结算；平台还支持报销功能，通过精准的发票识别，包括金额、税号等可快速识别；同时，员工在提交报销单时还能关联同事项的商务消费支出，做到一事一报，减轻财务在项目费用归集时的工作量。

2、系统连接高效率

仙工智能通过分贝通实现了与企业微信的考勤和人员架构映射，并能自动生成会计凭证对接财务系统，从OA、费用管理系统、财务系统进行闭环管理。

现在，只需要在分贝通web端管理后台点击自动生成凭证后，即可自动同步到财务系统，彻底告别手工凭证录入的时代。

除此之外，数字化工具应用的核心之一还在于数据价值的利用。例如，动态调整每月申请一次用车，员工若有频繁出行要求时则进行范围较宽的限制，按月度申请不限次数。此外，根据员工消费情况，仙工在系统内配置了一系列的商旅出行规则，包括限制跨国机票舱位、火车席位、酒店根据城市设定差标等。

越来越多的企业开始重视财务数据的赋能与应用，借助分贝通可以达到明显的降本增效效果。如果你想了解更多分贝通的产品和功能，欢迎来咨询云巴巴数字化顾问，为您提供数字化咨询、选型，采购和技术等一系列服务！

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